Les 1,3 million de résidents du Manitoba se tournent vers Teranet pour enregistrer leurs transactions immobilières avec précision et efficacité. Teranet gère les services provinciaux d'enregistrement des biens fonciers et personnels pour le compte du gouvernement du Manitoba, ce qui comprend le traitement des documents de bout en bout pour toutes les transactions immobilières réalisées dans la province. L'entreprise est particulièrement fière d'innover, et ses pairs du secteur saluent ses compétences en la matière, puisqu'elle a récemment reçu le prix SS&C Blue Prism Customer Excellence Award for Innovation Brilliance. Teranet a intégré l'automatisation intelligente (AI) à ParaScript, un outil de reconnaissance optique des caractères (OCR), afin d'automatiser les vérifications de formulaires complexes comprenant des données manuscrites non structurées.

Le défi

Lorsqu'une transaction immobilière - qu'elle soit résidentielle, commerciale ou foncière - est effectuée dans la province du Manitoba, des documents doivent être rassemblés, vérifiés et soumis au registre officiel. Parmi ces documents figurent des pages signées contenant les informations pertinentes sur l'acheteur, le vendeur et le représentant légal, qui sont généralement manuscrites. Teranet utilise des formulaires Smart PDF complexes qui contiennent en moyenne 20 pages simples, 7 pages manuscrites et plus de 20 champs de formulaire sur chaque page. Compte tenu de la complexité de ces documents, deux employés de Teranet devaient auparavant effectuer une vérification étape par étape. Le délai d'exécution de chaque transaction était de trois à quatre jours. Les documents ne devaient comporter aucune erreur, sous peine d'être rejetés par le système d'enregistrement. De plus, lorsque les volumes sont devenus trop importants pour le personnel régulier, Teranet n'a eu d'autre choix que d'embaucher des travailleurs temporaires supplémentaires, qu'elle a dû recruter et former. Des erreurs se sont inévitablement produites, et 30 % des transactions ont dû être corrigées.

La solution

Teranet a développé une solution intégrée complexe tirant parti de l'AI et de l'OCR. L'entreprise a démontré son esprit pionnier et d'innovation en étant la première du secteur à réussir à extraire des données manuscrites non structurées dans les formulaires Smart PDF via un moteur OCR et à transmettre ces données aux collaborateurs numériques de SS&C Blue Prism pour effectuer la vérification de bout en bout.

40 % des demandes sont désormais traitées sans intervention humaine. Le reste est d'abord examiné par un employé, puis transmis à l'agent virtuel. Les besoins en personnel ont ainsi diminué de moitié. De plus, 100 jours de travail (8 000 heures) ont été restitués à l'entreprise, ce qui a permis aux employés de consacrer davantage de temps à d'autres projets et de traiter les retards de transactions. La capacité de Teranet à gérer les variations du volume de travail, qui peut doubler d'un mois sur l'autre, a augmenté de façon exponentielle. L'entreprise n'a plus besoin de courir pour embaucher et former du personnel temporaire, ce qui lui a permis d'économiser plus de 150 000 CAD.

Les clients ont également bénéficié de cette solution innovante. Le délai nécessaire à la réalisation d'une transaction immobilière a été réduit de 75 %, passant de trois ou quatre jours à seulement un jour. Maintenant que les documents des clients sont traités rapidement et sans erreur, ils peuvent acheter ou vendre leur propriété beaucoup plus rapidement. En augmentant la précision et en réduisant le délai de traitement de chaque transaction, la solution a créé de la valeur pour toutes les parties concernées : l'acheteur, le vendeur, les avocats, les courtiers en immobilier et les prêteurs.