Conformidade automatizada para relatórios melhores e mais seguros

As organizações estão perdidas em montanhas de operações diárias, enquanto o risco de não conformidade acarreta pesadas multas e possíveis danos à reputação. Analisar e emitir relatórios manuais sobre conformidade pode levar dias ou semanas, deixando as organizações expostas a vários pontos de falha.

Em meio a esses caminhos sinuosos para o sucesso está a automação de conformidade. A automação da conformidade é uma bússola de conduta para ajudar as organizações a garantir a conformidade sem desperdiçar muitos recursos ou esforços com relatórios e padronização.

O que é automação de conformidade?

A automação de conformidade está usando tecnologias como automação inteligente (IA) para monitorar continuamente os sistemas e garantir que eles estejam seguindo as regulamentações do setor. A automação da conformidade substitui os processos manuais de acompanhamento dos procedimentos de conformidade e mantém toda a documentação em um só lugar.

O que é automação inteligente?

A automação inteligente (IA) une a automação robótica de processos (RPA), que imita ações humanas para automatizar tarefas repetitivas, à inteligência artificial (IA), que imita a inteligência humana. A AI também inclui o gerenciamento de processos de negócios (BPM), que automatiza e gerencia fluxos de trabalho. A AI pode automatizar tarefas e processos de conformidade para ajudar as organizações a reduzir seu esforço manual.

O que a automação de conformidade permite?

À medida que os requisitos regulatórios e as leis se tornam mais rigorosos, a conformidade é essencial para ajudar as organizações a permanecerem transparentes e evitarem penalidades e multas. Tecnologias como a AI podem ajudar as organizações a desenvolver uma estratégia de conformidade robusta que possa se adaptar com eficiência para atender à evolução dos requisitos regulatórios.

Os regulamentos de conformidade podem ser o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), entre outros. São regras ou leis estabelecidas por órgãos reguladores e que muitas vezes resultam em multas ou penalidades se não forem cumpridas.

Como funciona a conformidade automatizada?

As ferramentas de automação de conformidade categorizam dados e sistemas, garantindo a proteção de informações confidenciais, de acordo com as regulamentações exigidas aplicáveis. A automação de conformidade coleta, controla e analisa dados durante todo o seu ciclo de vida e gera alertas se a análise revelar violações ou inconsistências. Isso é excepcionalmente útil na mitigação de riscos e detecção de fraudes.

Como automatizar um processo de conformidade?

Para automatizar o fluxo de trabalho de conformidade, você pode configurar instruções baseadas em regras a serem seguidas pelos operadores digitais sem necessidade de intervenção humana. Em vez de monitorar manualmente a conformidade dos dados, a AI pode renovar, rastrear e analisar dados automaticamente, alertando quando surgirem problemas.

A automação de conformidade deve incluir as seguintes etapas:

1. Avaliação de risco: Documente todos os regulamentos e normas aplicáveis em seu setor e quaisquer políticas internas que você precise cumprir.
2. Mapeamento de processos: Depois de identificar os requisitos de conformidade, mapeie os fluxos de trabalho e os processos de conformidade atuais. Isso ajudará você a identificar todas as áreas que podem ser otimizadas. Ferramentas como mineração de tarefas e mineração de processos podem ajudar nesse processo. SS&C | ® Blue Prism Capture ajuda a capturar e otimizar com precisão seus processos no estado em que se encontram e fornece um Documento de Definição de Processos (PDD) detalhado para relatórios transparentes.
3. Escolha seu software: Avalie os vários softwares e as ferramentas de automação e encontre um ou uma que atenda às suas necessidades de conformidade. Considere recursos como funcionalidade, integração de sistemas, escalabilidade e segurança. SS&C | Blue Prism® Enterprise permite implantar com segurança uma força de trabalho digital robusta em suas operações.
4. Implementar e integrar: Implemente sua automação em seus processos, garantindo segurança e privacidade de dados. Configure sua automação com fluxos de trabalho e defina regras para o modo como seus dados de conformidade são coletados, validados e relatados, juntamente com quaisquer notificações necessárias.
5. Monitore continuamente: Certifique-se de aplicar monitoramento e emissão de relatórios contínuos observando os relatórios em tempo real. Isso garantirá que o desempenho da conformidade seja rastreado corretamente e que quaisquer problemas sejam resolvidos imediatamente.

Ao longo de todas essas etapas, certifique-se de que seu pessoal entenda como as ferramentas e a tecnologia funcionam e se aplicam a elas. O treinamento e a instrução são cruciais para manter bons procedimentos de conformidade em sua organização.

O que é software de automação de conformidade?

O software de conformidade automatizado geralmente inclui autoavaliações, planejamento de ações corretivas, análise de controles e testes. Ao automatizar essas verificações manuais críticas, você pode acelerar seu tempo para coletar as informações corretas sem o risco de erros humanos ou lentidão.

Uma força de trabalho digital segura e robusta é crucial para o sucesso e a sustentabilidade do seu programa de conformidade de automação. A segurança, a privacidade e a conformidade da Blue Prism SS&C estão no centro do nosso espírito de desenvolvimento. Projetamos nossa plataforma de IA com os mais recentes padrões e protocolos de segurança e continuamos a desenvolver e aprimorar nossos processos para manter sua proteção contra as ameaças mais recentes. Nossa segurança existe em todas as camadas — software, infraestrutura e aplicações — incorporadas nestas três áreas:

1. Segurança no nível de empresa: Todos os funcionários passam por treinamento obrigatório de segurança da informação e somente usuários autorizados têm acesso aos dados e sistemas.
2. Segurança do aplicativo: As vulnerabilidades de segurança são identificadas o mais cedo possível no ciclo de vida de desenvolvimento.
3. Segurança de operações na nuvem: A varredura e o monitoramento contínuos ajudam a manter a segurança além da implantação.

Quais são os benefícios da automação de conformidade?

Ao automatizar os procedimentos de conformidade, as organizações podem ver impactos positivos em segurança, emissão de relatórios e redução de custos, entre outros. Alguns benefícios mensuráveis da automação de conformidade estão incluídos abaixo.

Maior eficiência

Enquanto os processos manuais são propensos a erros humanos — o que custa tempo, esforço e dinheiro desperdiçados — os processos automatizados são eficientes e simplificados, produzindo resultados de alta qualidade mais rapidamente.

Dados em tempo real

A maioria dos softwares de automação de conformidade consolida os dados de conformidade coletados em um painel unificado. Em vez de acompanhar vários aplicativos e planilhas, você obtém acesso a insights de dados em tempo real à medida que são coletados. Além disso, com alertas de notificação de não conformidade, os problemas podem ser resolvidos imediatamente, resultando em decisões mais rápidas.

Riscos de conformidade reduzidos

Como a automação pode sinalizar possíveis problemas imediatamente, há menos chance de sua organização entrar em não conformidade. A automação também reduz os erros e o tempo de coleta de informações, permitindo mitigar riscos ao monitorar continuamente (e automaticamente) os sistemas em busca de vulnerabilidades.

Sistemas conectados

A AI facilita o estabelecimento de um padrão consistente que pode ser expandido entre departamentos e sistemas. Isso ajuda as organizações a manter a conformidade e também garante a segurança dos dados, monitorando-os em todos os níveis.

Quais são os exemplos de conformidade regulatória?

A automação de conformidade pode ser aplicada a qualquer setor, mas seus benefícios são especialmente importantes para organizações em setores altamente regulamentados, como serviços financeiros, assistência médica e setor público. Essas organizações devem procurar uma solução de conformidade regulatória que automatize as notificações de não conformidade e utilize um sistema robusto de gerenciamento de segurança da informação.

Vejamos alguns casos de uso do setor que exigem conformidade regulatória.

Serviços financeiros

A AI oferece uma nova forma de trabalho para equipes de riscos e conformidade, implementando operadores digitais para assumir os processos de serviços financeiros mais demorados e que demandam muitos recursos, como verificações do tipo conheça seu cliente (KYC) e combate à lavagem de dinheiro (AML).

A automação bancária pode acelerar as tarefas manuais de conformidade e liberar tempo dos funcionários para que eles possam se concentrar em tarefas de maior valor voltadas para o cliente ou de qualificação profissional. Com os operadores digitais automatizando esses processos e criando trilhas de auditoria claras, as instituições financeiras obtêm melhores informações sobre seus fluxos de trabalho. Os operadores digitais aprimoram os relatórios trabalhando quase em tempo real e com 100% de precisão, mais rápido que seus colegas humanos, além de poderem detectar anomalias de padrões e sinalizar atividades possivelmente fraudulentas. Isso, por sua vez, acelera os tempos de resposta da equipe de conformidade, pois eles têm acesso aos dados relevantes mais cedo.

Para saber mais sobre como lidar com a complexidade do risco e da conformidade por meio da AI, leia o relatório da International Compliance Association (ICA) sobre a criação de um novo tipo de força de trabalho.

Assistência médica

A AI simplifica as regulamentações de assistência médica, como a HIPAA nos EUA, automatizando a proteção, a auditoria e a emissão de relatórios de dados de pacientes. A validação automatizada de solicitações de reembolso garante precisão e conformidade nos regulamentos de faturamento, além disso, a codificação e a documentação automatizadas reduzem os erros e identificam problemas antes do envio.

Leia o guia abrangente sobre automação de assistência médica para saber mais sobre como automatizar processos para melhorar a conformidade e o atendimento ao paciente.

Setor público

Os governos precisam atender a níveis rígidos de governança e requisitos de conformidade. A AI garante que os dados sejam compartilhados entre agências com segurança e precisão. Os operadores digitais podem digitalizar o monitoramento de conformidade e também garantir a transparência em processos regulatórios, como impostos, auditorias e investigações.

Saiba mais sobre casos de uso de AI e RPA no setor público, desde a conformidade até o melhor atendimento aos cidadãos.

Outros exemplos de automação de conformidade incluem:

• Integração e desligamento de funcionários
• Gestão de contratos
• Relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG).
• Garantia de qualidade e validação.
• Trilhas de auditoria e documentação.
• Postura de segurança e prontidão para cibersegurança.
• Segurança alimentar e controle de qualidade.
• Coleta de evidências e carimbos de data/hora automatizados.

A Bússola da Conformidade

A automação de conformidade é a bússola para o sucesso, com relatórios mais fáceis, rápidos e precisos que mantêm sua organização em conformidade e seus funcionários livres de tarefas repetitivas.

Descubra como você pode adotar a automação inteligente em sua organização.