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Blog | 8 jun. 2023

Los casos de uso de AI y RPA en el sector de finanzas y contabilidad

Casos de uso de RPA en el sector de finanzas y contabilidad

Los CFO y sus equipos tienen la tarea de lograr objetivos comerciales agresivos para ayudar a su organización a aumentar la competitividad, impulsar la generación de ingresos y mantener niveles altos de satisfacción del cliente. Pero, con las crecientes normativas de cumplimiento de la industria en el sector financiero y el rápido desarrollo del mundo de la tecnología, ¿cómo pueden las empresas mantener el ritmo?

La automatización inteligente (AI) tiene el potencial de automatizar el trabajo que anteriormente realizaba el personal, a la vez que mantiene estándares de seguridad estrictos en el sector de finanzas y contabilidad. Esta tecnología se ha vuelto cada vez más popular en los procesos financieros y contables debido a su capacidad de optimizar tales procesos y mejorar la precisión.

En este artículo, exploraremos las funciones comerciales de los colaboradores digitales, junto con las aplicaciones modernas, a fin de usar la automatización inteligente para impulsar sus objetivos comerciales.

¿Qué es la automatización inteligente?

La AI es una tecnología de automatización cognitiva y ampliable que combina el poder de la automatización robótica de procesos (RPA), el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA), entre otras, para automatizar los procesos empresariales, aumentar la eficiencia e impulsar el crecimiento de los ingresos.

¿Qué es la RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) implementa robots de software para automatizar tareas manuales. Forman la parte de la acción o del “hacer” de la mano de obra digital de la automatización inteligente más integral.

¿Qué son los colaboradores digitales?

Los colaboradores digitales son los robots de software que se implementan dentro de la AI, y que fueron diseñados con capacidades de toma de decisiones para imitar las acciones humanas. Pueden ser programados y entrenados para realizar diferentes trabajos, desde tareas específicas hasta procesos completos. Esos procesos pueden estar bien definidos, ser simples y repetitivos, o ser complejos, no rutinarios y no estructurados.

¿Es un secreto? ¿Es seguro?

Si bien muchas empresas de finanzas y contabilidad están buscando la automatización inteligente para sus funciones financieras, no todas conocen lo que puede hacer para impulsar el valor. Algunas organizaciones incorporan la RPA para automatizar algunas tareas repetitivas de gran volumen, y se quedan allí. Pero con los avances en la IA y el aprendizaje automático, la automatización inteligente tiene un potencial masivo en todos los ámbitos.

La AI puede ampliarse a todas las operaciones a fin de unificar su mano de obra. Y puede hacerlo con la gestión de procesos comerciales (BPM), lo que le ofrece una visión general de todos sus procesos automatizados y crea informes de gestión que le brindan información sobre cómo están funcionando sus colaboradores digitales.

Bien, pero ¿es seguro?

SS&C Blue Prism trabaja con diligencia para garantizar que nuestro programa de automatización inteligente cuenta con las medidas de seguridad y cumplimiento más altas. Nuestra mano de obra digital inteligente garantiza la integridad de sus datos y la auditabilidad del proceso, sobre lo que profundizaremos en nuestra sección de “beneficios”.

Dónde implementar sus automatizaciones

Siempre puede empezar con algo pequeño y ampliarlo rápidamente en su trayecto de automatización. Empiece por encontrar “ganancias rápidas” que estén listas para la automatización. Se refiere a tareas simples, basadas en reglas que no tengan cuellos de botella o silos evidentes, tales como automatizar el procesos de orden de cobro.

Una vez que haya logrado estos valores a corto plazo, puede buscar aquellas prácticas más amplias de finanzas y contabilidad que tienen potencial de reingeniería.

Características de los candidatos para la AI o la RPA temprana

Probablemente, se esté preguntando dónde puede empezar su primera ola de automatización. Como ya mencionamos, es mejor comenzar con los procesos simples y garantizados. Esos procesos son aquellos que tienen lo siguiente:

  • Un flujo de trabajo definido
  • Un volumen alto y baja complejidad
  • Múltiples aplicaciones en uso
  • Líneas de tiempo cíclicas o periódicas
  • Datos estructurados

A medida que su práctica de automatización madura, las características de los candidatos ideales se ampliarán e incluirán procesos que impliquen la toma de decisiones, datos semiestructurados o no estructurados, mal definidos con múltiples variaciones, etc. 

¿Cómo se pueden usar la AI y la RPA en el sector de finanzas y contabilidad?

La automatización inteligente puede usarse en el sector de finanzas y contabilidad para optimizar los procesos, reducir los errores y aumentar la eficiencia. Hemos identificado algunas de las maneras en que la AI puede ayudar a un departamento típico de finanzas y contabilidad, pero esto no es todo lo que puede hacer. Usted y su equipo deberían usar estos casos de uso como lineamientos mientras busca constantemente otras formas de ampliar sus esfuerzos de automatización. 

Casos de uso de AI y RPA en el sector de finanzas y contabilidad:

  • Automatización de facturas
  • Automatización de cuentas por pagar
  • Automatización de cuentas por cobrar
  • Creación de informes financieros
  • Automatización de la nómina
  • Automatización de los pedidos
  • Predicciones de tendencias

Procesamiento de facturas

Las facturas son una tarea de muchos datos que consume mucho tiempo a su personal de back office, y a menudo, llegan en formatos de datos no estructurados. Esto pone a los procesos de facturación en riesgo de error humano y demora.

Con la AI, los colaboradores digitales hacen que la generación de facturas sea más sencilla. Extraen datos clave de las facturas, como el nombre del proveedor, el número de factura, la fecha, el monto y las partidas, y los ingresan en el software de contabilidad o los sistemas de ERP con gran precisión y velocidad. Los colaboradores digitales también pueden hacer coincidir las facturas con los pedidos y los recibos, verificar que no haya errores y discrepancias, dirigir las facturas para su aprobación y generar informes de gastos.

Al usar herramientas inteligentes de captación de datos, como el procesamiento inteligente de documentos (IDP), que están disponibles con Decipher IDP de SS&C | Blue Prism®, puede utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la IA en combinación para extraer información de manera precisa de los documentos complejos e ingresarla en el sistema correspondiente.

Al optimizar el procesamiento de facturas con la automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir los errores y mejorar el ahorro de costos, el tiempo del ciclo y el cumplimiento.

Procesamiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Procesar las cuentas de forma rápida y confiable es esencial para el éxito a largo plazo de una empresa. Los procesos que son lentos o propensos a errores hacen que sus clientes pierdan la confianza en su empresa y pueden surgir muchos problemas de cumplimiento.

Afortunadamente, si bien los procesos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar tienden a consumir mucho tiempo, también son estructurados, lo que los convierte en candidatos perfectos para la automatización inteligente.

Los colaboradores digitales pueden automatizar el procesamiento de pagos, la creación de facturas, la transmisión y el seguimiento a fin de aumentar la auditabilidad y reducir los pagos retrasados. Los colaboradores digitales también pueden distribuir, de manera automática, las facturas entrantes al receptor que corresponde y programar recordatorios a fin de evitar los pagos retrasados u olvidados.

Creación de informes financieros

Las personas encargadas de tomar decisiones deben tener acceso a información precisa y oportuna para poder hacer su trabajo de forma efectiva. A medida que el mercado evoluciona, la demanda aumenta para que los departamentos de finanzas proporcionen informes financieros más actualizados o incluso en tiempo real, lo cual puede resultar difícil de lograr cuando se realiza un seguimiento manual de los datos y una producción manual de los informes.

Los colaboradores digitales pueden ayudar con la creación de informes financieros al automatizar el proceso de recopilación de datos, análisis y generación de informes. Esto puede reducir el riesgo de errores y mejorar la precisión de los documentos financieros, así como ahorrar tiempo y recursos.

Sus colaboradores digitales también pueden ayudar a garantizar la adhesión a las medidas de cumplimiento al verificar los detalles con las normativas y estándares del sector.

Procesamiento de la nómina

La precisión y puntualidad de la nómina cumple un papel muy importante en la satisfacción de los empleados. Es por eso por lo que este trabajo es extremadamente crítico, y asegurarse de que se hace bien la primera vez es un largo proceso manual para su personal de recursos humanos (RR. HH.).

Los colaboradores digitales inteligentes pueden automatizar funciones de la nómina que son repetitivas y consumen mucho tiempo, tales como el ingreso de datos, la migración de los datos y la conciliación manual a fin de aumentar la eficiencia. Sus colaboradores digitales pueden generar, de manera automática, recibos de pago y presentaciones de nómina, calcular las deducciones y hacer un seguimiento de las horas del empleado. Esto deja a los equipos de RR. HH. y nómina con más tiempo para centrarse en tareas de mayor valor, como la participación de los empleados y la gestión de talentos.

A su vez, la AI garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos, como la declaración de impuestos, los informes de cumplimiento y las leyes laborales e impositivas, a la vez que reduce el riesgo de errores o sanciones. En general, los colaboradores digitales automatizan tareas repetitivas junto con su personal de RR. HH. a fin de liberar tiempo y recursos valiosos.

Pedidos

Junto con la gestión de las cuentas por pagar, su departamento de finanzas también puede asesorar y controlar el proceso de adquisición, incluidas las decisiones de compra. En ese caso, a menudo surgen fricciones y retrasos en estos procesos manuales, incluso cuando se aprueban el gasto y el presupuesto.

Un colaborador digital puede ayudar con los pedidos al automatizar el procesos de ingreso de datos, flujos de trabajo de aprobación y envío de notificaciones. Reduce el esfuerzo manual que es necesario para procesar los pedidos a la vez que garantiza la precisión y puntualidad.

Implementar una mano de obra digital inteligente puede, a su vez, permitir el rastreo y los informes de los pedidos, lo que sirve a las empresas para tomar decisiones más informadas sobre la adquisición. Al optimizar el proceso de los pedidos, la AI mejora la eficiencia y la productividad a la vez que libera el tiempo de los empleados que anteriormente eran responsables de estas tareas.

Predicciones de tendencias

Los estados financieros y los datos deben ingresarse y mantenerse de manera correcta para que los expertos puedan hacer predicciones financieras. Pero con el procesamiento manual, siempre hay una cuestión de precisión al momento de recopilar e ingresar los datos de múltiples fuentes.

El uso de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) puede asistir en el análisis y las predicciones de las tendencias financieras. Esta automatización permite a los profesionales de finanzas pasar menor tiempo en tareas manuales y más tiempo en tomas de decisiones estratégicas. También mejora la precisión y reduce el riesgo de error humano, a la vez que mejora la calidad general de la información financiera. 

Beneficios de la AI y la RPA en el sector de finanzas y contabilidad

Hay muchas cosas que puede hacer la automatización inteligente por los departamentos de finanzas y contabilidad. Algunas de estas cosas son tener precisión, cumplimiento, rapidez de productividad y permitir que se haga un trabajo de mayor valor.

Con la automatización inteligente de SS&C Blue Prism, los equipos de finanzas y contabilidad obtienen la capacidad de centrarse en la planificación comercial estratégica a la vez que delegan las tareas que consumen tiempo a los colaboradores digitales. Aquí nos centraremos en tres beneficios clave de introducir una mano de obra digital en sus sistemas de finanzas y contabilidad.

Integridad de los datos

La AI respalda a los profesionales de finanzas y contabilidad al automatizar esos procesos manuales que dejan lugar a datos inconsistentes y propensos a errores. Con la AI, usted puede delegar tareas manuales a distintos sistemas y conjuntos de datos a los colaboradores digitales. El resultado es una mayor integridad de los datos y procesos más consistentes, a la vez que los equipos pueden centrar una mayor parte de sus habilidades en el trabajo analítico, la planificación financiera estratégica y otros objetivos de alto valor.

La AI brinda un almacenamiento y acceso seguro a los datos para proteger la información sensible de los accesos no autorizados, las violaciones y las pérdidas. Esto mejora la calidad y confiabilidad de los datos, permite una toma de decisiones más rápida y reduce los riesgos y costos operativos asociados con la mala calidad de los datos.

Eficiencia operativa

Una de las ventajas más grandes de la mano de obra digital es que puede aumentar significativamente la eficiencia y productividad. Al automatizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como el ingreso de datos, las anotaciones diarias, la integración al sistema de clientes, el procesamiento de facturas y la conciliación de cuentas, los colaboradores digitales pueden liberar tiempo para que los empleados se centren en tareas de mayor valor. Esto puede conducir a un aumento en la productividad y la eficiencia, así como a una reducción en el tiempo que lleva realizar las tareas.

Permitir a los equipos funcionar en la cima de sus conjuntos de habilidades es fundamental para lograr un éxito sostenido a largo plazo. Con las presiones constantes para seguir siendo competitivos en los entornos de un mercado en constante cambio, la AI abre la puerta a la ampliación del potencial de los procesos, sistemas y equipos en una plataforma unificada que es ampliable y segura.

A medida que su organización amplía su transformación digital, los equipos pueden lograr más cosas con menos esfuerzo a la vez que minimizan el impacto en los sistemas y operaciones existentes. El modelo de funcionamiento robótico (ROM) de SS&C | Blue Prism® proporciona el marco para integrar la automatización inteligente con su mano de obra y sus sistemas existentes, y garantiza velocidad de integración para poder lanzar, ampliar y gestionar con éxito su entorno de automatización inteligente.

Creación de informes proactiva y análisis

La AI permite a los equipos de finanzas y contabilidad aumentar, de manera exponencial, la velocidad y consistencia que necesitan para acceder a diferentes sistemas y datos para realizar los análisis e informes financieros.

El cumplimiento es un aspecto fundamental de las operaciones de finanzas y contabilidad. La falta de cumplimiento de las normativas puede tener como consecuencias multas elevadas y el daño a la reputación de la empresa. Al automatizar las verificaciones de cumplimiento, la AI puede enriquecer el cumplimiento y mitigar los riesgos.

Además, la AI analiza grandes conjuntos de datos, identifica anomalías o patrones y extrae información estratégica que respalda la toma de decisiones informada. Esto permite a las organizaciones generar informes financieros más rápido, predecir tendencias con precisión y asignar recursos para maximizar el retorno de la inversión (ROI).

La AI brinda supervisión en tiempo real y alerta a las partes interesadas sobre los riesgos o las oportunidades financieras, lo que permite la gestión y ejecución proactiva de estrategias.

En general, la automatización inteligente potencia a las empresas para que mejoren su rendimiento financiero al habilitar la toma de decisiones informada y precisa.

Otros beneficios

La lista de los beneficios continúa, y a medida que amplía la madurez de su automatización, encontrará más aplicaciones de finanzas y contabilidad para sus colaboradores digitales en los procesos de su empresa. Aquí presentamos algunas otras maneras en que puede usar la automatización para mejorar su departamento de finanzas y contabilidad:

  • Mayor satisfacción de los empleados
  • Mejor servicio de atención al cliente
  • Ahorro de costos más alto
  • Capacidad de ampliación de procesos expandida
  • Mitigación de riesgos optimizada
  • Mejores registros de auditoría
  • Operaciones optimizadas

¿Por qué elegir la automatización inteligente de Blue Prism?

La RPA y la automatización inteligente en el sector de finanzas y contabilidad son un punto de inflexión. Al automatizar las tareas manuales y repetitivas, puede mejorar la eficiencia, la precisión, el cumplimiento, la mitigación de riesgos, el ahorro de costos y la satisfacción de los empleados.

Las empresas que adoptan esta tecnología tendrán una importante ventaja competitiva en el mercado. Los beneficios de la AI en el sector de finanzas y contabilidad son muchos, y es momento de que las empresas empiecen a explorar un poco más esas capacidades.

Con SS&C Blue Prism, obtiene una automatización inteligente que es flexible con opciones de implementación en la nube o en el sistema local. También obtiene una mano de obra digital ampliable que usa nuestro marco de automatización, incluido el ROM y la inteligencia de procesos de SS&C | Blue Prism® (BPPI) para poder encontrar los lugares correctos para automatizar.

Le ayudaremos con la integración del software de terceros y la implementación de aplicaciones de escritorio con soluciones predefinidas, listas para usar en toda su organización junto a nuestro equipo de expertos que está aquí para brindarle suporte a usted en su trayecto de automatización.

Obtenga más información sobre qué puede hacer SS&C Blue Prism por su programa de automatización de finanzas y contabilidad.