CFOs e suas equipes precisam atingir metas agressivas para melhorar a competitividade, aumentar a geração de receita e os níveis de satisfação do cliente da organização. Contudo, com cada vez mais regulamentação de conformidade no setor financeiro e um mundo de tecnologia em rápido desenvolvimento, como acompanhar?

A automação inteligente (AI) pode automatizar tarefas executadas por humanos, mantendo rígidos padrões de segurança em finanças e contabilidade. Essa tecnologia vem se popularizando em processos financeiros e contábeis pela capacidade de simplificar os processos financeiros e melhorar sua precisão.

Este artigo explora funções para operadores digitais e aplicativos modernos para usar a automação inteligente na promoção de seus objetivos de negócios.

O que é automação inteligente?

AI é uma tecnologia de automação cognitiva expansível que combina o poder da automação robótica de processos (RPA), aprendizado por máquina (ML) e inteligência artificial (IA), entre outros, para automatizar processos de negócios, aumentar a eficiência e expandir receitas.

O que é a automação robótica de processos (RPA)?

A automação robótica de processos (RPA) automatiza tarefas manuais com robôs de software. Eles são a parte ativa da força de trabalho digital de automação inteligente, que é mais ampla.

O que são operadores digitais?

Os operadores digitais são os robôs de software implantados na AI, projetados para tomar decisões que imitem ações humanas. Eles podem ser programados e treinados para realizar de tarefas específicas a processos inteiros. Esses processos podem ser bem definidos, simples e repetitivos, ou complexos, não rotineiros e não estruturados.

É segredo? É seguro?

Embora muitas organizações de contabilidade e finanças busquem automação inteligente para funções financeiras, nem todos compreendem todo o valor que ela pode gerar. Algumas organizações usam RPA para automatizar algumas tarefas repetitivas de alto volume e ficam nisso. Entretanto, com os avanços em IA e aprendizado por máquina, a automação inteligente tem um enorme potencial em todos os setores.

A AI pode ser expandida entre operações para unificar sua força de trabalho. E você pode fazer isso com o gerenciamento de processos comerciais (BPM), que dá uma visão geral de todos os processos automatizados e cria relatórios de gerenciamento sobre o desempenho de seus operadores digitais.

Ok, mas é seguro?

A SS&C Blue Prism trabalha incansavelmente para garantir um programa de automação inteligente com as mais modernas medidas de segurança e conformidade. Nossa força de trabalho digital inteligente protege a integridade dos dados e a auditabilidade dos processos, que abordaremos mais detalhadamente na seção de “vantagens”.

Onde implantar automação

É possível começar pequeno e expandir rapidamente sua jornada de automação. Comece com pontos de “melhorias rápidas”, prontos para automação. São tarefas simples e baseadas em regras, sem gargalos ou silos óbvios, como automatizar o processo do pedido ao pagamento.

Depois dessas conquistas de curto prazo, você pode analisar práticas financeiras e contábeis mais abrangentes que possam ser reprojetadas.

Características dos primeiros candidatos a AI ou RPA

Você provavelmente está se perguntando por onde começar a primeira onda de automação. Como dissemos, é melhor começar com processos simples e garantidos. Processos que tenham:

• Um fluxo de trabalho definido
• Alto volume e baixa complexidade
• Uso de vários aplicativos
• Prazos cíclicos ou periódicos
• Dados estruturados

Com o amadurecimento de sua prática de automação, os candidatos ideais passam a englobar processos de tomada de decisão, dados não estruturados ou semiestruturados, mal definidos com múltiplas variações e assim por diante. 

Como AI e RPA podem ser usados em finanças e contabilidade?

A automação inteligente pode ser usada em finanças e contabilidade para agilizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência. Identificamos alguns pontos em que a AI pode ajudar um departamento financeiro e contábil típico, mas podemos ir além. Você e sua equipe devem usar esses casos de uso como orientação enquanto procuram outras maneiras de expandir sua automação. 

Casos de uso de AI e RPA em finanças e contabilidade:

• Automação de faturas
• Automação de contas a pagar
• Automação de contas a receber
• Relatórios financeiros
• Automação da folha de pagamento
• Automação de pedidos de compra
• Previsões de tendências

Processamento de faturas

Faturas são uma tarefa extremamente demorada e com muitos dados para sua equipe administrativa, e costumam chegar em formatos de dados não estruturados. Isso traz riscos de erros humanos e atrasos para o faturamento.

Com a AI, os operadores digitais facilitam a geração de faturas. Eles extraem dados importantes, como nome do fornecedor, número da fatura, data, valor e itens faturados, inserindo-os em softwares de contabilidade ou sistemas de ERP com precisão e velocidade. Os operadores digitais também podem vincular faturas a ordens de compra e recibos, verificar erros e discrepâncias, encaminhar faturas para aprovação e gerar relatórios de despesas.

Com ferramentas inteligentes de captura de dados, como processamento inteligente de documentos (IDP), disponível no SS&C | Blue Prism® Decipher IDP, você pode combinar reconhecimento óptico de caracteres e AI para extrair informações precisas de documentos complexos e inseri-las no sistema apropriado.

Simplificando o processamento de faturas com automação inteligente, as organizações podem reduzir erros e custos, prazos e conformidade.

Processamento de contas a pagar e a receber

O processamento de contas rápido e confiável é essencial para o sucesso de longo prazo de uma organização. Processos lentos ou propensos a erros fazem com que seus clientes percam a confiança na empresa e possam gerar problemas de conformidade.

Felizmente, embora os processos de contas a pagar e receber costumem ser demorados, são também estruturados, o que faz deles candidatos perfeitos para automação inteligente.

Os operadores digitais podem automatizar o processamento de pagamentos, a criação, a transmissão e o rastreamento de faturas para melhorar a auditabilidade e reduzir atrasos nos pagamentos. Operadores digitais também podem encaminhar automaticamente faturas recebidas para os destinatários corretos e agendar lembretes para evitar pagamentos atrasados ou esquecidos.

Relatórios financeiros

Os tomadores de decisão precisam de informações precisas e oportunas para realizar seu trabalho com eficiência. A evolução do mercado aumenta a demanda por relatórios financeiros mais atualizados ou mesmo em tempo real, o que pode ser difícil se o financeiro precisar rastrear dados manualmente para produzir relatórios.

Os operadores digitais podem automatizar o processo de coleta de dados, análise e geração de relatórios, reduzindo o risco de erros e gerando documentos mais corretos, além de economizar tempo e recursos.

Seus operadores digitais também podem ajudar a cumprir medidas de conformidade, verificando os detalhes conforme os regulamentos e as normas do setor.

Processamento de folha de pagamento

Correção e pontualidade da folha de pagamento são importantes para a satisfação dos funcionários. É uma tarefa crucial, e garantir que seja feita corretamente na primeira vez é um longo processo manual para o pessoal de recursos humanos (RH).

Operadores digitais inteligentes podem automatizar funções de folha de pagamento repetitivas e demoradas para aumentar sua eficiência, como entrada manual de dados, migração de dados e reconciliação. Seus operadores digitais podem gerar automaticamente recibos de pagamento e envios de folha de pagamento, calcular deduções e medir as horas dos funcionários. Isso libera as equipes de RH para tarefas de maior valor, como engajamento de funcionários e gerenciamento de talentos.

A AI também garante a conformidade com requisitos regulatórios, como recolhimento de impostos, relatórios de conformidade e legislação tributária e trabalhista, reduzindo o risco de erros ou penalidades. No geral, os operadores digitais automatizam tarefas repetitivas junto à equipe de RH para liberar tempo e recursos valiosos.

Pedidos de compra

Além do gerenciamento de contas a pagar, seu financeiro também pode aconselhar ou controlar o processo de aquisição, incluindo decisões de compra. Nesse o caso, os processos manuais podem causar atritos e atrasos, mesmo com gastos e orçamento aprovados.

Um operador digital pode ajudar nos pedidos de compra, automatizando o processo de entrada de dados, fluxos de aprovação e envio de notificações. Ele reduz o trabalho manual ao processar pedidos de compra, garantindo precisão e pontualidade.

A implementação de uma força de trabalho digital inteligente também melhora o rastreamento e geração de relatórios de ordens de compra, o que ajuda as empresas a tomar decisões informadas sobre compras. Com a agilização do processo de compra, a AI melhora a eficiência e a produtividade, e ao mesmo tempo libera o tempo dos funcionários responsáveis por essas tarefas.

Previsões de tendências

Demonstrativos e dados financeiros precisam ser registrados e mantidos corretamente para que os especialistas façam previsões financeiras. Contudo, o processamento manual sempre pode falhar na precisão da coleta e no registro de dados de várias fontes.

O uso de inteligência artificial (IA) e aprendizado por máquina (ML) pode auxiliar a análise e previsão de tendências financeiras. Essa automação permite que os profissionais de finanças gastem menos tempo em tarefas manuais e se dediquem à tomada de decisões estratégicas. Também aumenta a precisão e reduz o risco de erro humano, melhorando a qualidade das informações financeiras. 

Vantagens da AI e RPA em finanças e contabilidade

A automação inteligente pode ajudar bastante os departamentos financeiros e contábeis, principalmente com precisão, conformidade, produtividade e abrindo espaço para tarefas com mais valor agregado.

Com a automação inteligente da SS&C Blue Prism, as equipes de contabilidade e finanças ganham o poder de se concentrar no planejamento estratégico de negócios, delegando tarefas demoradas aos operadores digitais. Vamos falar de três benefícios principais de uma força de trabalho digital para seus sistemas de finanças e contabilidade.

Integridade dos dados

A AI ajuda profissionais de finanças e contabilidade em processos manuais sujeitos a instabilidade e erros. Com a AI, você pode delegar para operadores digitais tarefas manuais em diferentes sistemas e conjuntos de dados. Isso aumenta a integridade dos dados e a estabilidade dos processos, enquanto as equipes concentram suas habilidades em tarefas analíticas, planejamento financeiro estratégico e outras metas de alto valor.

Com a AI, você tem armazenamento e acesso seguro para proteger dados confidenciais contra acesso não autorizado, violações ou perda. Isso melhora a qualidade e confiabilidade dos dados, acelerando decisões e reduzindo riscos operacionais e custos associados à baixa qualidade dos dados.

Eficiência operacional

Uma das maiores vantagens de uma força de trabalho digital é aumentar significativamente a eficiência e a produtividade. Com a automação de tarefas repetitivas e demoradas, como entrada de dados, diários, integração de clientes, processamento de faturas e reconciliação de contas, os operadores digitais liberam os funcionários para tarefas de maior valor. Isso pode aumentar sua produtividade e eficiência, além de reduzir o tempo necessário para concluir as tarefas.

Capacitar as equipes para que aproveitem suas habilidades ao máximo é fundamental para manter seu sucesso no longo prazo. Com a pressão da competitividade em mercados sempre instáveis, a AI permite expandir o potencial de processos, sistemas e equipes em uma plataforma unificada, expansível e segura.

Conforme sua organização dimensiona a transformação digital, as equipes podem fazer mais com menos esforço, minimizando o impacto nos sistemas e operações existentes. O SS&C | O Modelo Robótico Operacional (ROM) da Blue Prism® fornece a estrutura para integrar automação inteligente com sua força de trabalho e sistemas existentes, garantindo velocidade de integração para iniciar, dimensionar e gerenciar seu ambiente de automação inteligente.

Relatórios e análises proativos

A AI permite que equipes de finanças e contabilidade aumentem exponencialmente a velocidade e a estabilidade ao acessar diferentes sistemas e dados para análises e relatórios financeiros.

A conformidade fundamental em operações financeiras e contábeis. O descumprimento de regulamentações pode resultar em pesadas multas e danos à reputação da empresa. Com verificações automatizadas, a AI pode melhorar a conformidade e reduzir riscos.

Além disso, a AI analisa grandes conjuntos de dados, identifica anomalias ou padrões e extrai insights para apoiar decisões informadas. Isso acelera a geração de relatórios financeiros, a previsão de tendências com precisão e a alocação de recursos para maximizar o retorno sobre o investimento (ROI).

A AI fornece monitoramento em tempo real e alerta os stakeholders sobre riscos ou oportunidades financeiras, permitindo o gerenciamento proativo e a execução de estratégias.

No geral, a automação inteligente permite que as empresas melhorarem seu desempenho financeiro e tomem decisões precisas e bem informadas.

Outros benefícios

A lista de benefícios é longa e, à medida que você amadurece sua automação, encontrará mais aplicações em contabilidade e finanças para operadores digitais em seus processos de negócios. Veja algumas outras maneiras de melhorar seu departamento de finanças e contabilidade com automação:

• Funcionários mais satisfeitos
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Redução de custos
• Processos mais expansíveis
• Mitigação de risco aprimorada
• Trilhas de auditoria otimizadas
• Operações otimizadas

Por que escolher a Automação Inteligente da SS&C Blue Prism?

RPA e automação inteligente em finanças e contabilidade são divisores de águas. Com a automação de tarefas repetitivas e manuais, você pode aumentar a eficiência, precisão, conformidade, mitigação de riscos, economia de custos e satisfação dos funcionários.

Empresas que adotarem essa tecnologia terão uma vantagem competitiva significativa no mercado. As vantagens da AI em finanças e contabilidade são vastas, e chegou a hora de as empresas começarem a explorar melhor esses recursos.

Com a SS&C Blue Prism, você obtém automação inteligente flexível com opções de implementação local ou em nuvem. Você também obtém uma força de trabalho digital expansível com estrutura de automação, incluindo ROM e SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BPPI) para encontrar os pontos certos para automatizar.

Ajudamos você a integrar softwares de terceiros e implementar aplicativos de desktop com soluções pré-configuradas e prontas para uso em toda a sua organização, com nossa equipe de especialistas pronta para apoiar sua jornada de automação.

Saiba mais sobre o que a SS&C Blue Prism pode fazer pelo seu programa de automação em finanças e contabilidade.