Les directeurs financiers et leurs équipes ont pour mission d’atteindre des objectifs commerciaux ambitieux afin d’aider leur organisation à accroître sa compétitivité, à stimuler la génération de revenus et à maintenir des niveaux élevés de satisfaction client. Mais avec le renforcement des réglementations du secteur financier en matière de conformité et l’évolution rapide du monde de la technologie, comment peuvent-ils suivre la cadence ?

L’automatisation intelligente offre la possibilité d’automatiser des tâches jusqu’alors effectuées par des humains tout en continuant à respecter des normes de sécurité strictes en matière de finance et de comptabilité. Cette technologie a acquis une popularité croissante dans le domaine des processus financiers et comptables en raison de sa capacité à rationaliser les processus financiers et à améliorer leur précision.

Dans cet article, nous nous penchons sur les fonctions métier des agents virtuels, ainsi que sur les applications modernes permettant d’utiliser l’automatisation intelligente pour atteindre des objectifs métier.

Qu’est-ce que l'automatisation intelligente ?

L’automatisation intelligente est une technologie d’automatisation cognitive évolutive qui combine la puissance de l’automatisation robotisée des processus (RPA), du machine learning (ML) et de l’intelligence artificielle (IA), entre autres, en vue d’automatiser les processus métier, d’accroître l’efficacité et d’augmenter les revenus.

Qu’est-ce que la RPA ?

L’automatisation robotisée des processus (RPA) consiste à déployer des robots logiciels pour automatiser les tâches manuelles. Ils représentent la partie « active » de la main-d’œuvre numérique intelligente et automatisée.

Que sont les agents virtuels ou numériques ?

Les agents virtuels sont les robots logiciels déployés dans le cadre de l’automatisation intelligente. Conçus avec des capacités de prise de décision leur permettant d’imiter les actions humaines, ils peuvent être programmés et formés pour effectuer divers travaux, qu’il s’agisse de tâches spécifiques ou de processus entiers. Ces processus peuvent être clairement définis, simples et répétitifs, ou complexes, atypiques et non structurés.

S’agit-il d’une activité confidentielle ? Qu’en est-il de la sécurité ?

Si de nombreuses organisations financières et comptables se tournent aujourd’hui vers l’automatisation intelligente pour assurer leurs fonctions financières, tout le monde n’a pas forcément bien conscience de son véritable potentiel en termes de création de valeur. Certaines font appel à la RPA pour automatiser quelques tâches répétitives impliquant de gros volumes et s’en tiennent là. Mais grâce aux progrès de l’IA et du machine learning, l’automatisation intelligente présente désormais un potentiel énorme à tous les niveaux.

L’automatisation intelligente peut être étendue à l’ensemble de vos opérations pour unifier votre main-d’œuvre. Vous pouvez l’appliquer à la gestion des processus métier (BPM), afin d’obtenir une vue d’ensemble des processus automatisés et de créer des rapports de gestion vous informant sur les performances de vos travailleurs numériques.

D’accord, mais qu’en est-il de la sécurité ?

SS&C Blue Prism veille sans relâche à ce que son programme d’automatisation intelligente dispose des meilleures mesures de sécurité et de conformité. Notre main-d’œuvre numérique intelligente garantit l’intégrité de vos données et la vérifiabilité de vos processus, que nous aborderons plus en détail dans la section « avantages ».

À quel niveau déployer votre automatisation ?

Vous pouvez toujours commencer à petite échelle, puis faire rapidement évoluer votre parcours d’automatisation. Commencez par identifier les « gains immédiats » qui se prêtent le mieux à l’automatisation. Il s’agit de tâches simples, basées sur des règles, sans goulots d’étranglement ou silos manifestes, comme l’automatisation du processus Order-to-Cash.

Une fois que vous avez concrétisé ces résultats à court terme, vous pouvez vous pencher sur les pratiques financières et comptables plus vastes qui présentent un certain potentiel en termes de réingénierie.

Caractéristiques des premiers candidats à l’automatisation intelligente ou la RPA

Vous vous demandez sans doute à quel niveau lancer votre première vague d’automatisation. Comme nous l’avons évoqué, il est préférable de commencer par les processus simples qui offrent certaines garanties de succès. Ils présentent les caractéristiques suivantes :

• Un flux de travail défini
• Volume élevé et faible complexité
• Utilisation de plusieurs applications
• Échéances cycliques ou périodiques
• Données structurées

Au fur et à mesure que votre pratique de l’automatisation se développe, les caractéristiques des candidats idéaux vont se diversifier, pour finir par inclure des processus faisant intervenir des prises de décision, des données non structurées ou semi-structurées, mal définies et présentant diverses variations, etc. 

Comment utiliser l’automatisation intelligente et de la RPA dans la finance et la comptabilité ?

Appliquée au secteur financier et comptable, l’automatisation intelligente permet de rationaliser les processus, de réduire les erreurs et d’améliorer l’efficacité. Nous avons identifié certaines des façons dont l’automatisation intelligente peut faciliter le travail d’un département financier et comptable typique, mais elle permet d’accomplir bien d’autres tâches. Avec votre équipe, vous devriez vous servir de ces cas d’utilisation comme lignes directrices, tout en cherchant constamment d’autres moyens d’étendre vos efforts d’automatisation. 

Cas d’utilisation de l’automatisation intelligente et de la RPA dans la finance et la comptabilité :

• Automatisation des factures
• Automatisation des comptes créditeurs
• Automatisation des comptes débiteurs
• Rapports financiers
• Automatisation de la paie
• Automatisation des commandes
• Prévisions des tendances

Traitement des factures

Les factures représentent une tâche extrêmement gourmande en temps et en données pour votre personnel de back-office, et elles se présentent souvent dans des formats de données non structurés. Les processus de facturation sont ainsi exposés à des risques d’erreurs humaines et de retards.

Avec l’automatisation intelligente, les agents virtuels simplifient la facturation. Ils extraient les données essentielles des factures, notamment le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant et les postes, puis les saisissent dans les logiciels de comptabilité ou les systèmes ERP de manière extrêmement rapide et précise. Les travailleurs numériques peuvent également faire correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus, vérifier les erreurs et les écarts, acheminer les factures en vue de leur approbation et générer des notes de frais.

Ces outils intelligents de capture de données tels que le traitement intelligent des documents (IDP), comme le propose SS&C | Blue Prism® Decipher IDP, permettent d’exploiter conjointement la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l’IA pour extraire précisément des informations issues de documents complexes et les saisir dans le système approprié.

En rationalisant le traitement des factures grâce à l’automatisation intelligente, les organisations peuvent réduire les erreurs, réaliser davantage d’économies, améliorer la durée du cycle et la conformité.

Traitement des comptes créditeurs et débiteurs

Un traitement rapide et fiable des comptes est essentiel à la réussite à long terme d’une entreprise. Des processus lents ou sujets aux erreurs nuisent à la confiance que vos clients accordent à vos activités et peuvent soulever de nombreux problèmes de conformité.

Heureusement, même si les processus relatifs aux comptes débiteurs et créditeurs sont souvent chronophages, leur caractère structuré en fait des candidats parfaits pour l’automatisation intelligente.

Les travailleurs numériques peuvent automatiser le traitement des paiements, la création, la transmission et le suivi des factures en vue d’améliorer la vérifiabilité et de réduire les retards de paiement. Les travailleurs numériques peuvent également distribuer automatiquement les factures entrantes au destinataire approprié et programmer des rappels pour éviter les retards ou les oublis de paiement.

Rapports financiers

Les décideurs doivent avoir accès à des informations précises et actualisées pour faire leur travail efficacement. Au fur et à mesure que le marché évolue, les départements financiers sont de plus en plus sollicités pour fournir des rapports financiers plus actualisés, parfois même en temps réel, ce qui peut s’avérer difficile lorsque l’on recherche des données et produit des rapports manuellement.

Les travailleurs numériques peuvent contribuer à l’établissement des rapports financiers en automatisant le processus de collecte des données, d’analyse et de génération des rapports. Cela permet de réduire le risque d’erreurs et d’améliorer l’exactitude des documents financiers, plus rapidement et avec moins de ressources.

Vos travailleurs numériques peuvent également contribuer à garantir le respect des mesures de conformité en vérifiant les détails au regard des réglementations et des normes du secteur.

Traitement des fiches de paie

En matière de paie, l’exactitude et la ponctualité jouent un rôle essentiel dans la satisfaction des employés. Ce travail est donc d’une extrême importance : pour s’assurer qu’il soit bien exécuté du premier coup, votre département des ressources humaines (RH) doit mener à bien un long processus manuel.

Les travailleurs numériques intelligents peuvent automatiser les fonctions de paie répétitives et chronophages, telles que la saisie manuelle, la migration et le rapprochement des données, afin d’améliorer l’efficacité du processus. Vos agents virtuels peuvent générer automatiquement des fiches de paie et des envois, calculer les déductions et suivre les heures de travail des employés. Les équipes en charge des RH et de la paie ont désormais davantage de temps à consacrer à tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’engagement des employés et la gestion des talents.

L’automatisation intelligente garantit également la conformité avec les exigences réglementaires, notamment les déclarations fiscales, les rapports de conformité, la législation fiscale et le code du travail, tout en réduisant le risque d’erreurs ou de pénalités. Au final, les travailleurs numériques automatisent les tâches répétitives et libèrent du temps et des ressources pour votre personnel RH.

Commandes

Outre la gestion des comptes créditeurs, votre service financier peut également conseiller ou administrer le processus d’approvisionnement, notamment les décisions d’achat. Si c’est le cas, il y a souvent des frictions et des retards au cours de ces processus manuels, même lorsque les dépenses et le budget sont approuvés.

Un travailleur numérique peut aider à traiter les bons de commande en automatisant le processus de saisie des données, les flux de travail d’approbation et l’envoi de notifications. Il réduit l’effort manuel nécessaire au traitement des bons de commande tout en garantissant l’exactitude et le respect des délais.

Le déploiement d’une main-d’œuvre numérique intelligente peut également améliorer le suivi et le reporting relatifs aux bons de commande, ce qui aide les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière d’approvisionnement. En rationalisant le processus de commande, l’automatisation intelligente améliore l’efficacité et la productivité tout en libérant un temps de travail précieux pour les employés auparavant chargés de ces tâches.

Prévisions des tendances

Les états financiers et les données doivent être correctement saisis et mis à jour pour que vos experts puissent établir des prévisions financières. Mais avec le traitement manuel, l’exactitude de la collecte et de la saisie de données provenant de sources multiples est toujours remise en question.

L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et du machine learning (ML) peut aider à analyser et à prédire les tendances financières. Grâce à cette automatisation, les professionnels de la finance consacrent moins de temps aux tâches manuelles et davantage à la prise de décisions stratégiques. L’automatisation renforce également la précision et réduit le risque d’erreur humaine, améliorant ainsi la qualité globale des informations financières. 

Avantages de l’automatisation intelligente et de la RPA dans la finance et la comptabilité

L’automatisation intelligente peut apporter beaucoup aux services financiers et comptables. Ses avantages concernent notamment la précision, la conformité, la productivité et la possibilité d’effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée.

Avec l’automatisation intelligente de SS&C Blue Prism, les équipes comptables et financières peuvent se concentrer sur la planification stratégique des activités tout en déléguant les tâches fastidieuses aux agents virtuels. Nous allons nous concentrer sur trois avantages essentiels liés à l’introduction d’une main-d’œuvre numérique dans vos systèmes financiers et comptables.

Intégrité des données

L’automatisation intelligente soutient les professionnels de la finance et de la comptabilité en automatisant les processus manuels qui laissent la porte ouverte à des données incohérentes et sujettes aux erreurs. Grâce à l’automatisation intelligente, vous pouvez déléguer aux travailleurs numériques les tâches manuelles liées à des systèmes et des ensembles de données disparates. Cela se traduit par une meilleure intégrité des données et par des processus cohérents, tandis que les équipes peuvent se consacrer davantage au travail d’analyse, à la planification financière stratégique et à d’autres objectifs à forte valeur ajoutée.

L’automatisation intelligente assure un stockage et un accès sécurisés aux données afin de protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les violations ou les pertes. Cela améliore la qualité et la fiabilité des données, permet des prises de décision plus rapides et réduit les risques opérationnels et les coûts associés à une mauvaise qualité des données.

Efficacité opérationnelle

L’un des principaux avantages d’une main-d’œuvre numérique est lié à l’accroissement significatif de l’efficacité et de la productivité. En automatisant les tâches répétitives et fastidieuses telles que la saisie de données, les entrées de journaux, les ouvertures de compte client, le traitement des factures et le rapprochement des comptes, les travailleurs numériques libèrent un temps de travail précieux que les employés peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela peut conduire à une augmentation de la productivité et de l’efficacité, ainsi qu’à une réduction du temps nécessaire à l’accomplissement des tâches.

Il est essentiel de permettre aux équipes de tirer le meilleur parti de leurs compétences pour garantir un succès durable à long terme. Face aux pressions constantes pour rester compétitif dans des environnements de marché en perpétuelle évolution, l’automatisation intelligente ouvre la porte à l’expansion du potentiel des processus, des systèmes et des équipes sur une plateforme unifiée, évolutive et sécurisée.

Au fur et à mesure que votre organisation fait évoluer sa transformation numérique, les équipes peuvent accomplir davantage de tâches en déployant moins d’efforts, tout en minimisant l’impact sur les systèmes et les opérations existants. Le SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model (ROM) fournit le framework permettant d’intégrer l’automatisation intelligente à votre main-d’œuvre et à vos systèmes existants, en garantissant la vitesse d’intégration requise pour lancer, faire évoluer et gérer avec succès votre environnement d’automatisation intelligente.

Des rapports et des analyses proactifs

L’automatisation intelligente permet aux équipes financières et comptables d’accroître exponentiellement la vitesse et la cohérence dont elles ont besoin pour accéder à des systèmes et des données disparates en vue d’effectuer des analyses financières et de produire des rapports.

La conformité représente un aspect essentiel des opérations financières et comptables. Le non-respect des réglementations peut entraîner de lourdes amendes et nuire à la réputation d’une entreprise. En automatisant les contrôles de conformité, l’automatisation intelligente est en mesure d’améliorer la conformité et d’atténuer les risques.

Par ailleurs, l’automatisation intelligente analyse de vastes jeux de données, identifie des anomalies ou des tendances, et en tire des enseignements qui permettent de prendre des décisions en connaissance de cause. Les organisations peuvent ainsi produire des rapports financiers plus rapidement, prédire avec précision les tendances et allouer des ressources pour maximiser le retour sur investissement (ROI).

L’automatisation intelligente assure un suivi en temps réel et alerte les parties prenantes en cas de risques ou d’opportunités financières, ce qui permet une gestion et une exécution proactives des stratégies.

Au bout du compte, l’automatisation intelligente permet aux entreprises d’améliorer leurs performances financières en prenant des décisions précises et éclairées.

Autres avantages

La liste des avantages est longue, et au fur et à mesure que votre automatisation gagne en maturité, vous identifierez davantage d’applications comptables et financières pour les agents virtuels dans vos processus métier. Voici d’autres façons d’améliorer votre département financier et comptable grâce à l’automatisation :

• Satisfaction accrue des employés
• Amélioration du service client
• Réduction accrue des coûts
• Évolutivité étendue des processus
• Amélioration de l’atténuation des risques
• Amélioration des pistes d’audit
• Optimisation des opérations

Pourquoi choisir l’automatisation intelligente de SS&C Blue Prism ?

La RPA et l’automatisation intelligente changent la donne dans le domaine de la finance et de la comptabilité. L’automatisation des tâches répétitives et manuelles permet d’améliorer l’efficacité, la précision, la conformité, la réduction des risques, les économies et la satisfaction des employés.

Les entreprises qui adoptent cette technologie bénéficieront d’un avantage concurrentiel significatif sur le marché. Les avantages de l’automatisation intelligente dans le domaine financier et comptable sont considérables, et il est temps pour les entreprises de commencer à s’y intéresser de plus près.

Grâce à SS&C Blue Prism, vous bénéficiez d’une automatisation intelligente et flexible, avec des options de déploiement dans le cloud ou sur site. Vous bénéficiez également d’une main-d’œuvre numérique évolutive grâce à notre framework d’automatisation, comprenant le ROM et SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BPPI), pour identifier les éléments propices à l’automatisation.

Nous vous aiderons à intégrer des logiciels tiers et à mettre en œuvre des applications de bureau avec des solutions préconstruites et prêtes à l’emploi au sein de votre organisation, grâce à notre équipe d’experts qui vous accompagnera tout au long de votre parcours d’automatisation.

Découvrez tout ce que SS&C Blue Prism peut apporter à votre programme d’automatisation financière et comptable.