자동화가 비즈니스 프로세스 수준을 높이는 마법 같은 방법 8가지

현실을 직시해 보세요. 백문이 불여일견이므로(긍정적인 변화를 보고 싶지 않은 사람이 있을까요?) 비즈니스 프로세스 자동화가 조직의 업무 방식을 어떻게 더 좋게 변화시킬 수 있는지 보여드리고자 합니다. 변죽만 울리거나, 모호한 약속을 하지 않으며, 실제 사례를 통해 이러한 혁신적인 관행을 비즈니스에 원활하게 통합할 수 있는 방법에 대한 간단한 정보만 제공합니다.

비즈니스 프로세스 자동화란 무엇입니까?

들어가기 전에 같은 페이지를 살펴봅시다. 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 또는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)와 같은 지능형 자동화(IA) 솔루션을 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동화하고 오케스트레이션하는 것입니다. 프로세스 자동화 소프트웨어를 적용하여 수동 오류 및 느린 데이터 입력과 같은 일반적인 비즈니스 프로세스 병목 현상을 방지합니다.

이점은 무엇일까요? 많은 이점이 있지만, 궁극적으로는 직원들이 더 높은 가치의 인간 중심 업무에 집중할 수 있는 더 많은 자유 시간을 가질 수 있다는 것을 의미합니다. 프로세스 자동화의 유형, 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 및 워크플로 자동화와의 관계와 같이 비즈니스 프로세스 자동화에 대해 배울 것이 많습니다. 더 자세히 알고 싶다면 비즈니스 프로세스 자동화 가이드에서 확인할 수 있습니다. 

더 이상 지체하지 않고 다양한 부문과 산업에서 발굴한 가장 영향력 있는 8가지 사례를 살펴보겠습니다.

8가지 비즈니스 프로세스 자동화 예시

1 - 직원 온보딩

적합한 인재를 확보하는 것은 인적 자원(HR) 여정의 시작에 불과합니다. 오퍼의 백그라운드에서 정보 수집, 교육, 소프트웨어 및 장비 설정, 시스템 액세스 및 문서 검증과 같은 많은 작업이 동시에 발생할 수 있습니다. 온보딩 프로세스에서 차질이 생기면 직원 온보딩이 길어져 신입 사원과 HR 직원 모두 좌절감을 느낄 수 있습니다.

다행히 자동화를 통해 이 프로세스는 신입 사원과 HR 직원 모두에게 더 쉬워집니다. 문서 제출 및 교육 체크리스트와 같은 작업에 대한 간단한 워크플로를 설정하고 일관된 절차를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 HR 및 신입 사원의 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 필요한 문서를 체계적으로 수집하고 확인하여 규정 준수를 보장할 수 있습니다. 

성공 스토리: 이 의료 기관은 수동 온보딩 작업을 제거했습니다.

뉴질랜드에 본사를 둔 한 의료 그룹은 디지털 시스템을 통해 신입 직원을 온보딩하고 있었습니다. 그러나 수집한 정보는 수동으로 다른 시스템에 기록되어야 하는 비효율적인 프로세스였습니다. 지능형 자동화가 등장하기 전까지는 말이죠.

이제 시스템이 신입 직원으로부터 관련 정보를 캡처하면 디지털 워커가 자동으로 관련 시스템에 배포합니다. 맞습니다. 더 이상 수동 프로세스가 없습니다. 디지털 워커는 모든 것을 교차 확인하고 올바른 위치에 배치합니다.

2 — 청구 처리

전통적으로 보험 청구를 처리하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며 종종 여러 번 재검토해야 하는 등 정말 골치 아픈 일이 될 수 있습니다. 수동으로 수행하면 한 시간 또는 하루에 여러 청구를 처리할 때 직원의 귀중한 시간과 자원이 소모될 수 있습니다.

그렇기 때문에 청구 처리는 실제로 자동화를 위한 최고의 후보 중 하나입니다. 지능형 디지털 워커는 청구 양식의 정보를 신속하게 평가 및 확인하고, 이 모든 정보를 데이터베이스에 업로드하고, 워크플로에 따라 청구가 처리될 올바른 위치로 이동하도록 할 수 있습니다. 이를 통해 정확성을 높이고 오류를 줄이며 청구 환급을 신속하게 처리할 수 있습니다.

성공 스토리: 보험금 청구 처리 시간을 60일에서 3일로 단축

비영리 건강 보험 플랜인 Select Health는 이전 주소나 부정확한 세금 식별 번호와 같은 부정확한 정보 때문에 직원이 청구 처리 중에 수동으로 개입해야 하는 경우가 많다는 사실을 발견했습니다.

이제 SS&C | Blue Prism Chorus를 통해 직원들은 워크플로를 최적화했습니다. 직원이 한 개의 청구서만 처리하고 나머지는 사람의 개입 없이 자동으로 수정되고 지불됩니다.

3 — 고객 지원

영원처럼 느껴지는 끝없는 대기 음악을 견뎌내며 멈춰 있는 것은 결코 즐겁지 않습니다. 간단한 요청에 대한 간단한 대답만 듣고 싶을 뿐인데 말입니다. 그렇다면 고객이 이러한 실망스러운 경험에서 벗어날 수 있다면 어떨까요?

고객 지원은 모든 비즈니스의 중요한 측면이지만 종종 쿼리의 양이 지원 업무를 담당하는 직원에게 압도적일 수 있으며, 이때 자동화가 진정한 생명의 은인이 될 수 있습니다. 디지털 워커는 고객이 원하는 것을 정확히 찾을 수 있도록 지원하여 자주 묻는 질문에 대한 즉각적인 응답을 제공하거나 더 복잡한 문제를 상담원에게 전달할 수 있습니다. 이를 통해 고객은 필요한 지원을 받는 동시에 직원의 부담을 덜어줄 수 있습니다.

추가 보너스로 디지털 워커는 1주일 24시간 내내 지원을 제공할 수도 있습니다. 따라서 고객이 원할 때 필요한 지원을 받을 수 있습니다.

성공 스토리: 평균 통화 처리 시간 80% 단축

Telefonica Spain은 고객 서비스와 콜 센터 효율성을 개선하기 위해 지능형 자동화를 모색했습니다. 디지털 워커는 콜 센터 상담원이 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 매일 여러 건의 통화를 처리하는 데 도움을 주었습니다.

4 — 환자 의뢰

환자 의뢰를 조정하는 것은 포괄적이고 시기적절한 치료를 제공하는 데 매우 중요합니다. 환자가 전문의 진료를 쉽게 예약할 수 있는 방법을 제공하는 비즈니스 프로세스가 이미 마련되어 있지만, 자동화를 활용하여 모니터링 및 관리 방법을 개선할 수 있는 또 다른 기회가 있습니다.

디지털 워커는 비임상 데이터를 자동으로 검증하고, 관련성에 따라 우선순위를 지정하고, 진료 의뢰 시간을 단축하여 진료 시간을 단축할 수 있습니다. 의료 기관은 자동 예약을 통해 백로그를 줄이는 동시에 추천 경로를 감사하여 주요 치료 이정표가 충족되도록 할 수 있습니다. 직원들은 더 이상 수동으로 약속을 조율하는 데 시간을 할애할 필요가 없으며 더 가치 있는 작업을 수행할 수 있습니다.

성공 스토리: Hutt Valley는 100% 정확도로 전자 추천을 제공하고 $527,000를 절약합니다.

뉴질랜드의 Hutt Valley District Health Board(HVDHB)는 많은 수작업으로 인해 전자 의뢰 프로세스가 느려졌습니다. 팀은 전자 추천 등록을 관리하기 위해 SS&C Blue Prism 디지털 워크포스를 선택했습니다.

이제 디지털 워커는 전문 서비스 대기열에서 전자 추천을 수집하고 각 등록을 완료합니다. 매일 오후 6시에 디지털 워커는 대상 시스템을 열고 등록되지 않은 전자 추천을 검색하며 유효성 검사를 완료하고 인구 통계 데이터를 업데이트한 다음 전자 추천 기록을 생성합니다. 불완전하거나 잘못된 정보가 있는 경우 디지털 워커는 조사를 위해 숙련된 직원에게 전자 추천을 전달합니다. 전자 진료 의뢰서가 등록되면 디지털 워커가 루프를 닫고 환자와 전문의에 대한 진료 의뢰서를 생성합니다.

5 — 일정 예약

환자 의뢰와 마찬가지로 일정 예약은 자동화가 비즈니스 프로세스를 향상시킬 수 있는 또 다른 영역입니다. 일정을 잡는 전통적인 접근 방식은 여러 당사자를 반복적으로 확인하고 마지막 순간까지 취소의 불확실성에 직면해야 했습니다. 이로 인해 자원이 낭비되고 일정이 비효율적으로 운영되었습니다.

자동화된 시스템을 통해 개인은 손쉽게 실시간 가용성을 확인하고 편리한 시간대를 선택하고 즉시 확인을 받을 수 있습니다. 이렇게 하면 일정 프로세스가 간소화될 뿐만 아니라 일정을 놓치거나 오류가 발생할 가능성을 최소화하여 전체 경험을 보다 효율적이고 사용자 친화적으로 만들 수 있습니다.

성공 스토리:NHS Trust는 일정 예약을 70% 이상 더 빠르게 처리합니다.

팬데믹 이전에 UHMBT(University Hospitals of Morecambe Bay NHS Foundation Trust)는 매년 약 440,000건의 외래 환자 예약을 받았습니다. 팬데믹 기간 동안 예약 수요가 급증하여 병원의 예약 요청이 밀리게 되었습니다. 환자와 의료진이 일정을 취소하는 경우도 자주 발생했습니다.

해결책은 무엇일까요? 대기자 명단에 있는 각 환자에게 문자를 보내고 온라인 예약 양식을 안내하는 간단한 데스크톱 앱을 개발하는 것입니다. 환자가 양식을 작성하면 디지털 워커가 예약 요청을 받아 환자 관리 시스템에 입력하고 확인 이메일을 보내는데, 이 모든 작업이 직원의 개입 없이 이루어집니다.

6 — 공급망 관리

비즈니스 프로세스 자동화는 공급망 내에서 조정과 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 됩니다. 이 접근 방식은 재고 수준의 실시간 모니터링, 자동 재주문 시작, 효율적인 기계 유지 보수 일정 수립과 같은 공급망 탐색과 관련된 일반적인 작업을 간소화합니다.

더 정확하게 말하면, 최소 재고 수준에 도달했다고 재고 시스템이 알려준다고 가정하겠습니다. 디지털 워커는 해당 정보를 자동으로 가져와 재주문 요청을 생성할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 요청을 공급업체에 자동으로 전송하여 새로운 재고 배송을 트리거할 수 있습니다. 더욱이 스마트 자동화는 주문하려고 하는 재고의 양을 정확히 예측할 수 있습니다.

그 결과, 민첩성과 응답성이 향상됩니다. 수동 작업이 공급망을 지연시킬까요? 자동화에서는 그런 일이 발생하지 않습니다.

성공 스토리: 제조업체는 RPA를 통해 재고 관리 노력을 35% 줄였습니다.

제조업체는 SS&C Blue Prism으로 인해 RPA를 통해 재고 관리 노력을 35% 줄였습니다. 직원과 디지털 워커가 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 중앙 데이터 저장소를 통해 기존 재고에서 새로운 재고로 전환을 관리하는 데 도움이 되는 자동화 프로그램을 시작하고 확장했습니다.

이 데이터는 직원이 재고의 균형을 맞추는 데 도움이 되며, 디지털 워커는 ERP 시스템으로 이동하여 일련의 거래를 통해 기존 제품을 끄고 새 제품을 켤 수 있게 됩니다.

7 — 송장 처리

송장 처리가 시간이 많이 걸리는 미지급금 프로세스라는 것에 많은 사람들이 동의할 것이라고 생각합니다. 수동 데이터 입력과 종이 기반 프로세스는 더 이상 적합하지 않습니다. 이것이 비즈니스 프로세스에서 자동화가 필요한 또 다른 이유입니다.

자동화는 송장 수신, 검증, 승인 및 지불 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 또한 오류를 최소화하고 효율성을 향상시킵니다.

자동화는 데이터를 읽고 분석하는 것으로 시작합니다. 자연어 처리(NLP)와 같은 IA 기술은 구조화되지 않은 문서를 기계가 읽을 수 있는 형식으로 변환합니다. 그런 다음 이 데이터를 사전 정의된 규칙에 대해 분석하고 일치시키고 검증과 수동 검토를 위해 불일치에 플래그를 지정할 수 있습니다. 구매 주문 프로세스에도 유사한 해결책을 적용할 수 있습니다.

성공 스토리:글로벌 소매업체가 IA를 통해 공급업체 송장을 두 배로 빠르게 지불합니다.

이 소매업체의 공급업체는 다양한 형식으로 송장을 보냈고 직원들은 송장을 수동으로 검토해야 했기 때문에 결제가 지연될 수 있었습니다. 송장 처리 속도를 높이기 위해서 이 소매업체는 자동화로 전환했습니다.

송장이 회사의 중앙 우편함에 도착하면 중앙 저장소에 배치되고, 디지털 워커가 송장을 수령해서 처리합니다.

8 — 데이터 입력 및 관리

마지막으로, 데이터 입력 및 관리는 비즈니스 프로세스에서 자동화를 수행하기 위한 가장 큰 단일 영역일 것입니다. 사람들은 수동 데이터 입력이 자원을 비효율적으로 사용하는 것이라고 강하게(매우 강하게) 믿고 있습니다. 직원이 정보를 복사하여 시스템에 붙여넣는 작업은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 오류에도 매우 취약합니다.

멈추세요! 지능형 자동화 도구는 이러한 유형의 프로세스에서 직원을 해방시킵니다. 새로운 고객 연락처 정보를 입력해야 합니까? 디지털 워커가 손쉽게 데이터베이스를 스캔하고 업데이트할 수 있습니다. 잠재 고객의 정보를 업데이트하고 있습니까? 자동화는 작업을 원활하게 처리할 수 있습니다.

데이터 입력 자동화의 힘을 활용하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 부정확성의 가능성을 크게 줄여 직원이 보다 의미 있고 전략적인 책임에 집중할 수 있습니다.

성공 스토리: 소매업체는 디지털 워크포스로 "불가능한" 저널 입력을 자동화합니다.

고급 소매업체의 수천 명의 직원은 고객을 만족시키고, 공급업체와 협력하고, 동료를 지원하기 위해서 협력합니다. 많은 소매업체와 마찬가지로 이 회사도 예산 문제로 인해 비용을 절감할 수 있는 창의적인 방법이 생겼습니다. 한 가지 효과적인 해결책은 회사의 SS&C Blue Prism 디지털 워크포스를 활용하는 것으로, 이 방법은 5년 전에 도입하여 직원들이 불만족스러워하거나 비효율적인 작업, 심지어 자동화가 불가능해 보이는 재무 프로세스도 처리했습니다.

비즈니스 프로세스에 대한 해결책

바라시는 것이 무엇인가요? 자동화의 명령입니다! 데이터 입력과 같은 간단한 작업에 필요하든 주문 예측과 같은 더 복잡한 작업에 필요하든 자동화를 통해서 문제를 해결할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화에 대한 더 많은 영감이나 사례가 필요하고 요구 사항에 가장 적합한 자동화 플랫폼을 찾고 싶다면 당사에 문의해 주세요.