Acht inspirierende Tipps für effizientere Geschäftsprozesse

Fragen Sie sich oft, wie sich unternehmensinterne Abläufe optimieren lassen? Dann sind Sie hier richtig. Wir zeigen Ihnen, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen entscheidend verbessern kann. Und versprochen: kein Fachchinesisch, sondern alles gut verständlich! Lesen Sie weiter und erfahren Sie anhand von Praxisbeispielen, wie Sie Geschäftsprozesse so automatisieren, dass alle im Unternehmen davon profitieren.

Was genau ist eine Geschäftsprozessautomatisierung?

Klären wir zuerst die Basics: Mit Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist der Einsatz von Intelligent-Automation-Lösungen (IA) – wie das Business-Process-Management (BPM) oder die Robotic Process Automation (RPA) – gemeint, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu koordinieren. Diese Koordinierung wird oft auch als „Prozess-Orchestrierung“ bezeichnet. BPA verwendet Prozess-Automatisierungssoftware, um typische Engpässe bei Geschäftsprozessen wie manuelle Fehler oder langsame Daten-Inputs zu vermeiden.

Das bringt mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber der größte Benefit ist, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für höherwertige Aufgaben gewinnen, die menschliche Qualitäten erfordern. Es gibt viel über die Geschäftsprozess-Automatisierung zu lernen, z. B. über die Arten von Prozessautomatisierungen und deren Beziehung zum Business-Process-Management (BPM) oder zur Workflow-Automatisierung. Lese-Tipp: Mehr zum Thema finden Sie in unserem Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung (BPA). 

Und jetzt geht es endlich los mit acht inspirierenden Beispielen über die positiven Effekte einer gelungenen Geschäftsprozessautomatisierung, die wir für Sie aus verschiedenen Sektoren und Branchen zusammengestellt haben.

Acht Beispiele für die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

1. Onboarding von Mitarbeitern

Die richtigen Mitarbeiter zu gewinnen, ist nur der Anfang der einer erfolgreichen Personalarbeit. Denn nach der Neueinstellung geht die organisatorische HR-Arbeit erst los: Sammeln von Informationen, Schulungen, Einrichtung von Software, Geräten und Systemzugriff und natürlich die Überprüfung der Dokumente. Jeder kleine Schwierigkeit bei diesem Prozess kann das Onboarding in die Länge ziehen und sowohl neue Mitarbeiter als auch Ihr HR-Team frustrieren.

Die gute Nachricht: Dieser Prozess lässt sich mit der Automatisierung für neue Mitarbeiter und das HR-Team deutlich vereinfachen. Sie können einfache Workflows für Aufgaben wie das Einreichen von Dokumenten und Schulungschecklisten einrichten und einheitliche Verfahren festlegen. Das spart nicht nur der Personalabteilung und neuen Mitarbeitern richtig Zeit, sondern gewährleistet auch die Compliance, da erforderliche Dokumente systematisch gesammelt und geprüft werden. 

Erfolgsgeschichte: Onboarding im Gesundheitswesen ohne manuelle Prozesse

Ein neuseeländischer Konzern im Gesundheitswesen nutzte ein digitales System für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Allerdings mussten die erfassten Informationen manuell in zahlreiche andere Systemen übertragen werden. Dieser Prozess war äußerst ineffizient – bis auf die Intelligent Automation (IA) umgestellt wurde.

Wenn das System jetzt wichtige Informationen von neuen Mitarbeitern erfasst, verteilt ein Digital Worker diese Daten automatisch an die relevanten Systeme. Richtig gelesen: Das alles funktioniert ohne manuelle Prozesse. Der Digital Worker überprüft alles und gibt die Daten an den richtigen Stellen in.

2. Bearbeitung von Versicherungsansprüchen

Die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen auf die „klassische Weise“ kann eine echte Herausforderung sein: Manuelle Verfahren sind nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern erfordern oft auch mehrere Überprüfungen. Das kostet Mitarbeiter wertvolle Zeit und Ressourcen, insbesondere wenn mehrere Ansprüche in einer Stunde oder einem Tag bearbeitet werden müssen.

Aus diesem Grund ist die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen tatsächlich einer der besten Kandidaten für die Automatisierung. Intelligente Digital Worker können Informationen auf einem Anspruchsformular schnell bewerten und verifizieren, dann in Ihre Datenbank hochladen und Workflows genau befolgen, damit ein Leistungsantrag an die richtige Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet wird. Dies sorgt für mehr Genauigkeit, weniger Fehler und eine schnellere Kostenerstattung.

Erfolgsgeschichte: Bearbeitung von Kostenerstattungsanträgen von 60 auf drei Tage verkürzt

Wie der gemeinnützige Krankenversicherer Select Health feststellte, mussten Mitarbeiter bei fehlerhaften Informationen wie veralteten Adressen oder inkorrekten Steueridentifikationsnummern oft manuell in die Bearbeitung von Anträgen eingreifen.

Jetzt haben die Mitarbeiter ihren Workflow mit SS&C | Blue Prism Chorus optimiert. Lediglich ein Antrag wird von einem Mitarbeiter bearbeitet. Der Rest wird automatisch korrigiert und die Zahlung der Kostenerstattung erfolgt ohne manuelles Eingreifen.

3. Kundensupport

Wer hängt schon gern Ewigkeiten in der Warteschleife und hört sich nervtötende Fahrstuhlmusik an? Und das, obwohl man nur eine simple Frage hat, die sich eigentlich leicht klären ließe. Was wäre, wenn Sie Ihren Kunden diese frustrierende Erfahrung ersparen könnten?

Der Kundensupport ist ein wichtiger Aspekt eines jeden Unternehmens. Treffen aber zu viele Anfragen auf einmal ein, kann Ihr Support leicht an die Belastungsgrenze geraten. Dabei ließe sich das alles mit Prozessautomatisierungen einfach vermeiden. Digital Worker können Ihren Kunden helfen, genau das Gesuchte zu finden, indem sie häufig gestellte Fragen sofort beantworten oder komplexere Probleme an Mitarbeiter weiterleiten. Ihre Kunden erhalten dann den nötigen Support und Ihre Mitarbeiter werden zugleich entlastet.

Digital Worker können sogar rund um die Uhr an jedem Wochentag den Kundensupport übernehmen. So können Sie sicher sein, dass Ihren Kunden zu jeder Tages- und Nachtzeit weitergeholfen wird.

Erfolgsgeschichte: 80 % kürzere Anrufbearbeitungszeit

Telefónica hat mit der Intelligent Automation den Kundenservice und die Effizienz von Callcentern verbessert. Digital Worker helfen jetzt bei der Bearbeitung mehrerer Anrufe pro Tag, damit sich die Callcenter-Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren konnten.

4. Überweisungen von Patienten

Die Koordinierung von Patientenüberweisungen ist für eine umfassende, zeitnahe medizinische Versorgung entscheidend. Prozessen, mit denen Patienten einfach Facharzttermine buchen können, gibt es bereits vielerorts. Aber mit der Automatisierung lässt sich auch das Gesundheits-Monitoring und -Management verbessern.

Digital Worker können nicht-klinische Daten automatisch validieren, nach Relevanz priorisieren und den Überweisungsprozess für eine schnellere medizinische Versorgung erheblich verkürzen. Gesundheitseinrichtungen und Arztpraxen können mit automatisierten Buchungen ihren Arbeitsrückstand abbauen und gleichzeitig Gesundheitsleistungen nach der Überweisung verfolgen, um wichtige Therapieziele sicherzustellen. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr stundenlang manuell Termine koordinieren und können sich sinnvolleren Aufgaben widmen.

Erfolgsgeschichte: Hutt Valley spart mit fehlerfreien elektronischen Überweisungen 527.000 US-Dollar

Beim neuseeländischen Hutt Valley District Health Board (HVDHB) verlangsamten viele manuelle Aufgaben den elektronischen E-Überweisungsprozess. Die Lösung: Man übertrug die Registrierung von elektronischen Überweisungen einer Digital Workforce von SS&C Blue Prism.

Die Digital Worker sammeln nun die E-Überweisungen aus den Facharzt-Warteschlangen und übernehmen die Registrierung. Jeden Tag um 18 Uhr öffnen Digital Worker die Zielsysteme, suchen nach unregistrierten E-Überweisungen, führen Validierungsprüfungen durch, aktualisieren die demografischen Daten und erstellen einen Datensatz für die elektronische Überweisung. Bei unvollständigen oder fehlerhaften Informationen leitet der Digital Worker die elektronische Überweisung an einen qualifizierten Mitarbeiter zur näheren Prüfung weiter. Nach der Registrierung der E-Überweisung beendet ein Digital Worker den Prozess und erstellt einen Überweisungsschein für den Patienten und den Facharzt.

5. Terminvergabe

Ähnlich wie bei Patientenüberweisungen kann die Prozessautomatisierung auch die Terminvergabe verbessern. Die manuelle Terminvereinbarung beinhaltet oft ein umständliches Hin und Her, Überprüfungen bei mehreren Beteiligten und die Ungewissheit von Stornierungen in letzter Minute. Das verschwendet Personalressourcen und führt zu einem ineffizienten Zeitplan.

Mit einem automatisierten System können Terminsuchende mühelos die Verfügbarkeit in Echtzeit überprüfen, geeignete Zeitfenster auswählen und sofort Bestätigungen erhalten. Dies optimiert nicht nur den Planungsprozess, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von verpassten Terminen oder Fehlern, wodurch der gesamte Service effizienter und benutzerfreundlicher wird.

Erfolgsgeschichte: NHS Trust verkürzt die Bearbeitung von Terminvereinbarungen um mehr als 70 %

Vor der Pandemie gab es beim University Hospitals of Morecambe Bay NHS Foundation Trust (UHMBT) rund 440.000 ambulante Termine pro Jahr. Während der Pandemie stieg die Nachfrage nach Terminen sprunghaft an, wodurch sich ein Rückstau bei den Terminanfragen in den Krankenhäusern ergab. Auch wurden häufig Termine von Patienten und Medizinern wieder abgesagt.

Die Lösung: die Entwicklung einer einfachen Desktop-App, über die Patienten auf der Warteliste benachrichtigt und auf ein Online-Formular zur Terminvereinbarung verwiesen werden. Nachdem ein Patient das Formular ausgefüllt hat, wird die Terminanfrage von Digital Workern abgerufen, im Patientenmanagement-System erfasst und per E-Mail bestätigt – alles, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

6. Lieferkettenmanagement

Die Geschäftsprozess-Automatisierung verbessert die Koordination und Kommunikation innerhalb der Lieferkette: Typische Aufgaben bei der Lieferkettenabstimmung lassen sich so optimieren – wie die Echtzeitüberwachung von Lagerbeständen, die Initiierung automatischer Nachbestellungen oder eine effiziente Planung der Maschinenwartung.

Ein Beispiel: Angenommen, Ihr Lagersystem meldet Ihnen, dass ein Mindestbestand von einem Produkt erreicht ist. Digital Worker können diese Informationen automatisch nutzen und Nachbestellungsanfragen erstellen. Diese Anfragen können dann automatisch an Lieferanten gehen, wodurch der Versand neuer Bestände ausgelöst wird. Oder noch besser: Die Intelligent Automation kann genau vorhersagen kann, wie viel Nachlieferungen Sie bestellen sollten.

Das verbessert Ihre geschäftliche Agilität und Reaktionsschnelligkeit. Manuelle Aufgaben, die Ihre Lieferkette aufhalten, fallen dank der Geschäftsprozess-Automatisierung völlig weg.

Erfolgsgeschichte: Hersteller reduziert den Aufwand beim Bestandsmanagement mit RPA um 35 %

Mit SS&C Blue Prism hat ein Hersteller den Aufwand beim Bestandsmanagement durch den RPA-Einsatz um 35 % verringert. Zur Umstellung vom bisherigen Bestandssystem auf eine zentrale Datenbank hatte der Hersteller ein Automatisierungsprogramm eingeführt und skaliert, um Mitarbeiter und Digital Worker bei Entscheidungen besser zu unterstützen.

Anhand der Daten können Mitarbeiter leichter überprüfen, ob ein Bestand ausgeglichen wurde. Den Rest übernehmen die Digital Worker: Mit mehreren Transaktionen werden im ERP-System die alten Produkte deaktiviert und die neuen Produkte im Bestandsmanagement aufgenommen.

7. Rechnungsbearbeitung

Sie werden mir sicherlich zustimmen: Wenn etwas bei der Kreditorenbuchhaltung viel Zeit kostet, dann ist es die Bearbeitung von Rechnungen. Eine manuelle Datenerfassung und papierbasierte Prozesse sind heutzutage wenig sinnvoll, weshalb sich die Rechnungsbearbeitung ideal für eine Prozessautomatisierung eignet.

Durch Automatisierung können Sie den gesamten Prozess optimieren: vom Eingang und der Prüfung der Rechnungen bis hin zur Genehmigung und Begleichung. Das minimiert zudem Fehler und verbessert zugleich die Effizienz.

Die Prozessautomatisierung beginnt mit dem Lesen und Analysieren der Daten. IA-Technologien wie die natürliche Sprachverarbeitung (NLP) wandeln unstrukturierte Dokumente in maschinenlesbare Formate um. Anschließend können diese Daten analysiert, abgeglichen und anhand vordefinierter Regeln validiert werden. Gibt es Diskrepanzen, wird die Rechnung für eine manuelle Überprüfung gekennzeichnet. Übrigens: Eine ähnliche Lösung kann auch für Bestellprozesse implementiert werden.

Erfolgsgeschichte:Weltweite Einzelhandelskette bezahlt Lieferantenrechnungen dank IA doppelt so schnell

Wegen Lieferantenrechnungen in unterschiedlichsten Formaten mussten die Mitarbeiter früher jede Rechnung manuell überprüfen, was zu Zahlungsverzögerungen führen konnte. Um die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen, setzte die Einzelhandelskette auf Automatisierung.

Geht nun eine Rechnung im Hauptpostfach des Unternehmens ein, wird sie in einem zentralen Repository abgelegt, wo Digital Worker sie abholen und weiterverarbeiten.

8. Dateneingabe und Datenmanagement

Die Dateneingabe und das Datenmanagement sind wahrscheinlich der Bereich, in dem sich die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse am meisten lohnt. Wir sind mehr als überzeugt, dass die manuelle Dateneingabe ein ineffizienter Einsatz Ihrer Ressourcen ist. Das ist nicht nur zeitaufwendig für Mitarbeiter, die Informationen von einem System ins nächste kopieren müssen, sondern auch äußerst fehleranfällig.

Unser Tipp: Lassen Sie es einfach. Tools für die Intelligent Automation können solche Aufgaben viel besser erledigen und Ihren Mitarbeitern diesen Prozess ersparen. Müssen Sie die Kontaktdaten von neuen Kunden erfassen? Lassen Sie einfach Digital Worker die Datenbank scannen und aktualisieren. Aktualisieren Sie Informationen von potenziellen Kunden? Auch diese Aufgabe lässt sich nahtlos automatisieren.

Durch die Leistungsfähigkeit der Automatisierung bei der Dateneingabe spart Ihr Unternehmen nicht nur Zeit, sondern kann auch Fehler und Unstimmigkeiten erheblich verringern und Mitarbeiter für strategischere Aufgaben einsetzen.

Erfolgsgeschichte: Einzelhändler automatisiert „unmögliche“ Journalbuchungen mit Digital Workforce

Tausende Mitarbeiter eines hochklassigen Einzelhandelsunternehmen arbeiten zusammen, um Kunden zu begeistern, sich besser mit Lieferanten abzusprechen und Kollegen zu unterstützen. Wie bei vielen Einzelhändlern hat auch in diesem Unternehmen ein knappes Budget zu kreativen Wegen zur Kostensenkung inspiriert. Eine effektive Lösung ist die vor fünf Jahren eingeführte SS&C Blue Prism Digital Workforce, die seitdem monotone oder ineffiziente Aufgaben für Mitarbeiter erledigt – sogar einen scheinbar unmöglich zu automatisierenden Finanzprozess.

Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse

Wir hoffen, wir konnten Sie zu einigen Ideen inspirieren, wie auch Ihr Unternehmen von Prozessautomatisierungen profitieren kann. Ganz gleich, ob es um einfache Aufgaben wie die Dateneingabe oder komplexere Aufgaben wie die Auftragsprognose geht: Mit der Automatisierung lässt sich vieles einfacher gestalten und optimieren. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie weitere Inspirationen oder Beispiele zur Automatisierung von Geschäftsprozessen benötigen und eine Automatisierungsplattform finden möchten, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.