Oito maneiras mágicas de usar a automação para elevar o nível dos processos de negócios

Sejamos francos: é preciso ver para crer (e quem não gosta de ver mudanças positivas?). Portanto, estamos aqui para mostrar como a automação dos processos de negócios pode mudar para melhor a forma como sua organização trabalha. Sem rodeios, sem promessas vagas, apenas informações simples e exemplos reais sobre como integrar perfeitamente essas práticas transformadoras aos negócios.

O que é automação de processos de negócios?

Antes de entrarmos no assunto, vamos alinhar o nosso entendimento. A automação de processos de negócios (BPA) é simplesmente o uso de soluções de automação inteligente (AI), como gerenciamento de processos de negócios (BPM) ou automação robótica de processos (RPA), para automatizar e orquestrar processos de negócios. Ela aplica um software de automação de processos para evitar os gargalos típicos dos processos de negócios, como erros manuais e lentidão na entrada de dados.

O benefício? Há muitos. Essencialmente, os funcionários terão mais tempo livre para se concentrar em tarefas de maior valor e orientadas por humanos. Há muito a aprender sobre automação de processos de negócios, como os tipos de automação de processos e sua relação com o gerenciamento de processos de negócios (BPM) e a automação de fluxos de trabalho. Se estiver interessado em saber mais, o guia de automação de processos de negócios é perfeito para isso. 

Então, sem mais demoras, vamos examinar oito dos exemplos mais impactantes que encontramos em diversos setores e indústrias.

Oito exemplos de automação de processos de negócios

1 - Integração de funcionários

A contratação das pessoas certas é apenas o começo da jornada de recursos humanos (RH). Pode haver um grande número de tarefas acontecendo ao mesmo tempo por trás de uma oferta de emprego: coleta de informações, treinamento, configuração de software e equipamentos, acesso ao sistema e verificação de documentos. Qualquer imprevisto no processo de integração pode prolongar a integração do funcionário, frustrando as novas contratações e a equipe de RH.

Felizmente, a automação facilita esse processo para os dois lados. Você pode configurar fluxos de trabalho simples para tarefas como envio de documentos e listas de verificação de treinamento e estabelecer procedimentos consistentes. Além de economizar tempo para o RH e para as novas contratações, você também garante a conformidade com a coleta e verificação sistemáticas dos documentos necessários. 

História de sucesso: esta organização de assistência médica removeu as tarefas manuais de integração

Em um grupo de assistência médica sediado na Nova Zelândia, os novos funcionários eram integrados por meio de um sistema digital. Mas as informações coletadas tinham que ser transcritas manualmente para outros sistemas. Um processo ineficiente... até que surgiu a automação inteligente.

Agora, quando o sistema captura informações relevantes dos novos funcionários, um operador digital as distribui automaticamente para os sistemas relevantes. É isso mesmo: não há mais processos manuais. O operador digital verifica todas as informações e as coloca no lugar certo.

2 - Processamento de pedidos

O processamento de indenizações de seguros costuma ser uma verdadeira dor de cabeça: é demorado, propenso a erros e, muitas vezes, precisa de várias revisões. Fazer isso manualmente pode consumir tempo e recursos preciosos da equipe, principalmente quando várias indenizações são processadas a cada hora ou dia.

É por esses motivos que o processamento de indenizações é, na verdade, um dos melhores candidatos para automação. Os operadores digitais inteligentes podem avaliar e verificar rapidamente as informações em um formulário de indenização, carregar todas essas informações em um banco de dados e seguir fluxos de trabalho para garantir que a indenização seja processada no local correto. Dessa forma, garantem mais precisão, menos erros e mais agilidade no pagamento das indenizações.

História de sucesso: Redução do tempo de processo das indenizações de 60 para 3 dias

A Select Health, um plano de seguro de saúde sem fins lucrativos, descobriu que os funcionários precisavam intervir manualmente muitas vezes durante o processamento de indenizações devido a informações imprecisas, como um endereço antigo ou números de identificação fiscal incorretos.

Agora, com a ajuda do SS&C | Blue Prism Chorus, os funcionários otimizaram o fluxo de trabalho. Apenas uma indenização é processada por um funcionário. As demais são corrigidas automaticamente e pagas sem intervenção humana.

3 - Atendimento ao cliente

Não é nem um pouco divertido ficar na espera, ouvindo músicas de elevador intermináveis por uma eternidade. Tudo o que você queria era uma resposta direta a uma solicitação simples. Que tal se você pudesse poupar seus clientes dessa experiência frustrante?

O suporte ao cliente é um aspecto vital de qualquer empresa. No entanto, na maioria das vezes, o volume de consultas pode ser esmagador para a equipe de suporte. É em situações como essa que a automação pode ser um verdadeiro salva-vidas. Os operadores digitais podem ajudar os clientes a encontrar exatamente o que procuram, respondendo imediatamente a perguntas frequentes ou transferindo questões mais complexas para agentes humanos. Isso garante que os clientes recebam o suporte necessário e, ao mesmo tempo, alivia a carga dos funcionários.

Como bônus, os operadores digitais também podem oferecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Assim, você pode garantir que os clientes recebam o suporte necessário quando quiserem.

História de sucesso: redução de 80% no tempo médio de atendimento de chamadas

A Telefonica Spain buscou a automação inteligente para melhorar o atendimento ao cliente e a eficiência da central de atendimento. Os operadores digitais ajudaram a processar várias chamadas por dia para que os agentes da central de atendimento possam se dedicar a tarefas de maior valor.

4 - Encaminhamento de pacientes

Coordenar os encaminhamentos de pacientes é fundamental para oferecer um atendimento abrangente e ágil. Já há processos de negócios implementados que oferecem aos pacientes uma maneira fácil de marcar consultas com especialistas. No entanto, existem oportunidades adicionais de utilizar a automação para aprimorar o monitoramento e gerenciamento dessas consultas.

Os operadores digitais podem validar automaticamente dados não clínicos, priorizar de acordo com a relevância e reduzir o tempo de encaminhamento para acelerar o atendimento. As organizações de assistência médica podem reduzir os atrasos com agendamentos automatizadas e, ao mesmo tempo, auditar o caminho de encaminhamento para garantir o cumprimento dos principais requisitos do atendimento. A equipe não precisa mais passar horas coordenando manualmente as consultas e pode trabalhar em tarefas mais valiosas.

História de sucesso: Hutt Valley faz encaminhamentos eletrônicos com 100% de precisão e economiza US$ 527.000

Os processos de encaminhamento eletrônico do Hutt Valley District Health Board (HVDHB), na Nova Zelândia, eram demorados devido à grande quantidade de trabalho manual. A equipe recorreu a uma força de trabalho digital da SS&C Blue Prism para gerenciar os registros de encaminhamento eletrônico.

Agora, os operadores digitais coletam os encaminhamentos eletrônicos das filas de serviços dos especialistas e concluem todos os registros. Todos os dias, às 18 horas, os operadores digitais abrem os sistemas especificados, procuram encaminhamentos eletrônicos não registrados, concluem as verificações de validação, atualizam os dados demográficos e criam o registro de encaminhamento eletrônico. Se encontrar informações incompletas ou incorretas, o operador digital envia o encaminhamento eletrônico para investigação por um membro especializado da equipe. Depois que um encaminhamento eletrônico é registrado, um operador digital fecha o ciclo e gera uma carta de encaminhamento para o paciente e o especialista.

5 - Agendamento de consultas

Assim como os encaminhamentos de pacientes, as marcações de consultas representam outra área em que a automação pode aprimorar os processos de negócios. Geralmente, a abordagem tradicional de agendamento de consultas envolve interações incômodas, verificações com vários envolvidos e a incerteza dos cancelamentos de última hora. Como resultado, recursos são desperdiçados e o agendamento é ineficiente.

Com um sistema automatizado, as pessoas podem verificar facilmente a disponibilidade em tempo real, escolher horários convenientes e receber confirmações imediatas. Além de agilizar o processo de agendamento, o sistema também minimiza as chances de não comparecimento ou erros de agendamentos, aumentando a eficiência e conveniência de toda a experiência.

História de sucesso: NHS Trust acelera o processo de marcação de consultas em mais de 70%

Antes da pandemia, o University Hospitals of Morecambe Bay NHS Foundation Trust (UHMBT) atendia a cerca 440.000 consultas ambulatoriais por ano. Durante a pandemia, a demanda por consultas disparou, resultando em um acúmulo de solicitações de consulta nos hospitais. Além disso, os cancelamentos por pacientes e médicos eram frequentes.

A solução? Desenvolver um aplicativo simples de desktop que envia um texto a cada paciente da lista de espera com um link para um formulário de agendamento online. Depois que o paciente preenche o formulário, os operadores digitais acessam a solicitação de agendamento, registram essa solicitação no sistema de administração de pacientes e enviam um e-mail de confirmação. Tudo isso, sem qualquer intervenção da equipe.

6 - Gerenciamento da cadeia de suprimentos

A automação de processos de negócios ajuda a melhorar a coordenação e a comunicação na cadeia de suprimentos. Essa abordagem simplifica as tarefas típicas associadas à navegação na cadeia de suprimentos, como o monitoramento de níveis de estoque em tempo real, o início de pedidos de ressuprimento automáticos e a programação eficiente da manutenção de máquinas.

Ou, para sermos mais precisos, vamos suporte que seu sistema de inventário informe que você atingiu os níveis mínimos de estoque. Os operadores digitais podem coletar essas informações de forma automática e gerar solicitações de pedidos de ressuprimento. Em seguida, eles podem enviar automaticamente essas solicitações aos fornecedores, acionando a remessa de novos estoques. Melhor ainda, a automação inteligente pode prever exatamente a quantidade de estoque que você deveria comprar.

Isso resulta em mais agilidade e capacidade de resposta. Tarefas manuais estão atrasando sua cadeia de suprimentos? Com automação, isso não acontece.

História de sucesso: usando RPA, fabricante reduz em 35% o esforço de gerenciamento de estoque

A SS&C Blue Prism ajudou um fabricante a reduzir os esforços de gerenciamento de estoque em 35% com a RPA. O fabricante lançou e expandiu um programa de automação para ajudar a gerenciar a migração para um novo inventário, que conta com um repositório central de dados para permitir que os funcionários e os operadores digitais tomem decisões informadas.

Os dados ajudam os funcionários a confirmar que o estoque está equilibrado. Em seguida, um operador digital entra no sistema de ERP e realiza uma série de transações para desativar produtos antigos e ativar os novos.

7 - Processamento de faturas

Acho que todos concordam que o processamento de faturas é um processo de contas a pagar que consome muito tempo. A entrada manual de dados e os processos baseados em papel não são mais adequados para o cenário atual. É por isso que esse processo de negócios também é excelente para a automação.

A automação ajuda a simplificar o processo de recebimento, validação, aprovação e pagamento de faturas. Além disso, ela minimiza os erros e melhora a eficiência.

Tudo começa com a leitura e a análise dos dados. As tecnologias de AI, como o processamento de linguagem natural (PLN), convertem documentos não estruturados em formatos legíveis por máquina. Em seguida, esses dados podem ser analisados, comparados e validados com regras predefinidas, sinalizando todas as discrepâncias para revisão manual. Uma solução semelhante também pode ser aplicada aos processos de pedidos de compra.

História de sucesso:varejista global paga faturas de fornecedores na metade do tempo com AI

Os fornecedores desse varejista enviavam faturas em uma grande variedade de formatos. Os funcionários precisavam revisar manualmente cada uma delas, o que poderia atrasar os pagamentos. Para acelerar o processamento das faturas, o varejista recorreu à automação.

Agora, quando uma fatura chega à caixa de correio central da empresa, é colocada em um repositório central para acesso e processamento pelos operadores digitais.

8 - Entrada e gerenciamento de dados

Por fim, mas não menos importante, essa é provavelmente a área de processos de negócios mais indicada para automação: entrada e gerenciamento de dados. Estamos profundamente (muito profundamente) convencidos de que a entrada manual de dados é um uso ineficiente de recursos. Além de consumir muito tempo dos funcionários encarregados de copiar e colar informações nos sistemas, esse processo também é altamente suscetível a erros.

Não faça isso! Temos ferramentas inteligentes e automáticas para livrar os funcionários desse tipo de processos. Precisa inserir informações de contato de novos clientes? Os operadores digitais podem digitalizar e atualizar o banco de dados com muita facilidade. Está atualizando as informações sobre clientes em potencial? A automação pode lidar perfeitamente com essa tarefa.

Além de economizar tempo, sua empresa pode aproveitar o poder da automação na entrada de dados para reduzir significativamente a probabilidade de imprecisões e liberar sua equipe para assumir responsabilidades mais significativas e estratégicas.

História de sucesso: varejista usa força de trabalho digital para automatizar lançamentos contábeis "impossíveis"

Milhares de funcionários de um varejista de alto padrão trabalham juntos para encantar os clientes, colaborar com os fornecedores e apoiar seus colegas. Como muitos varejistas, os desafios orçamentários da empresa inspiraram maneiras criativas de reduzir custos. Uma solução eficaz é a força de trabalho digital da SS&C Blue Prism, contratada há cinco anos pela empresa para lidar com tarefas que os funcionários consideravam enfadonhas ou realizavam com pouca eficiência – até mesmo um processo financeiro que aparentemente era impossível de automatizar.

Use mágica nos seus processos de negócios

Qual é o seu desejo? É o domínio da automação! Não importa se você precisa desse domínio para tarefas simples, como entrada de dados, ou para atividades mais complexas, como previsão de pedidos: a automação tem tudo de que você precisa. Entre em contato conosco se precisar de mais inspiração ou exemplos sobre automação de processos de negócios e quiser encontrar a plataforma de automação mais adequada às suas necessidades.