8 exemples magiques d’amélioration des processus métier grâce à l’automatisation

Soyons réalistes : puisque voir, c’est croire (et tout le monde apprécie les changements positifs), nous sommes ici pour vous montrer comment l’automatisation des processus métier peut transformer en bien le fonctionnement de votre structure. Il ne s’agit pas de tourner autour du pot, ni de faire de vagues promesses, mais de vous indiquer sans détour comment intégrer ces pratiques révolutionnaires dans votre entreprise, à l’aide d’exemples concrets.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, entendons-nous sur une définition. L’automatisation des processus métier (BPA, Business Process Automation) consiste simplement à utiliser des solutions d’ automatisation intelligente, telles que la gestion des processus métier (BPM) ou l’automatisation robotisée des processus (RPA), pour automatiser et orchestrer les processus métier. Elle utilise un logiciel d’automatisation des processus pour éviter les goulets d’étranglement typiques des processus métier, tels que les erreurs manuelles et les lenteurs dans la saisie des données.

Les avantages ? Ils sont nombreux, mais au final, il peut s’agir pour vos employés de disposer de davantage de temps libre pour se concentrer sur une mission à plus forte valeur ajoutée, axée sur l’humain. Il y a beaucoup à apprendre sur l’automatisation des processus métier, notamment les types d’automatisation et leur relation avec la gestion des processus métier (BPM, Business Process Management) et l’ automatisation des flux de travail. Si vous souhaitez en savoir plus, il vous suffit de consulter notre guide sur l’automatisation des processus métier. 

Alors, sans plus tarder, découvrons huit des exemples les plus marquants que nous avons dénichés dans un éventail de secteurs d’activités.

8 exemples d’automatisation des processus métier

1 — Accueil et intégration des employés

Embaucher les bonnes personnes n’est que le début du parcours des ressources humaines (RH). De nombreuses tâches peuvent se dérouler simultanément en arrière-plan d’une offre d’emploi : collecte d’informations, formation, installation de logiciels et d’équipements, accès au système et vérification des documents. Tout accroc dans le processus d’intégration des employés peut retarder le processus, pour la plus grande insatisfaction des nouveaux embauchés et du personnel des ressources humaines.

Heureusement, grâce à l’automatisation, ce processus devient plus facile pour tout le monde. Vous pouvez mettre en place des flux de travail simples pour des tâches telles que la soumission de documents et les listes de contrôle de formation, et établir des procédures cohérentes. Non seulement les RH et les nouveaux employés gagnent du temps, mais la conformité est garantie lorsque les documents obligatoires sont systématiquement collectés et vérifiés. 

Témoignage client : Cet organisme de soins de santé a supprimé les tâches manuelles d’intégration

Un groupe de soins de santé basé en Nouvelle-Zélande avait mis en place un système numérique pour l’intégration de ses nouveaux employés. Mais les informations recueillies devaient être transcrites manuellement dans d’autres systèmes (un processus inefficace...), jusqu’à l’arrivée de l’automatisation intelligente.

Désormais, lorsque des informations pertinentes sont recueillies auprès des nouvelles recrues, un agent numérique les distribue automatiquement aux systèmes concernés. C’est exact : plus de processus manuels. L’agent numérique vérifie tous les éléments et les enregistre au bon endroit.

2 — Traitement des demandes d’indemnisation

Traiter les demandes d’indemnisation de façon traditionnelle peut être un véritable casse-tête : cela prend du temps, les erreurs sont fréquentes et de nombreuses corrections sont nécessaires. La réalisation manuelle de ces tâches peut représenter une perte de temps et de ressources, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter plusieurs demandes en une heure ou en une journée.

C’est pourquoi le traitement des demandes d’indemnisation se prête particulièrement bien à l’automatisation. Les collaborateurs numériques intelligents peuvent rapidement évaluer et vérifier les informations figurant sur un formulaire de demande d’indemnisation, charger toutes ces informations dans votre base de données et suivre des flux de travail pour s’assurer que la demande est envoyée au bon endroit pour être traitée. Cela garantit une plus grande précision, moins d’erreurs et des remboursements plus rapides.

Témoignage client : Réduction du temps de traitement des demandes de 60 jours à 3 jours

Select Health, un régime d’assurance maladie à but non lucratif, a constaté que les employés devaient souvent intervenir manuellement lors du traitement des demandes de remboursement en raison d’informations inexactes telles qu’une adresse périmée ou des numéros d’identification fiscale erronés.

Désormais, avec l’aide de SS&C | Blue Prism Chorus, les employés ont optimisé leur flux de travail. Une seule demande est traitée par un employé, les autres sont corrigées automatiquement et payées sans intervention humaine.

3 — Support client

Il n’est jamais agréable d’être mis en attente et de devoir supporter une musique d’ambiance pendant ce qui semble être une éternité. Tout ce que vous vouliez, c’était une réponse simple à une demande simple. Et si vous épargniez cette expérience désagréable à vos clients ?

Le support client est un aspect essentiel de toute entreprise, mais le plus souvent, le volume des demandes peut être écrasant pour votre personnel d’assistance, et c’est là que l’automatisation peut s’avérer salvatrice. Les collaborateurs numériques peuvent aider vos clients à trouver exactement ce qu’ils cherchent, en fournissant des réponses instantanées aux questions les plus fréquentes ou en transférant les problèmes plus complexes à des agents humains. Les clients reçoivent ainsi l’aide dont ils ont besoin, tandis que la charge de travail de vos employés est allégée.

En outre, les collaborateurs numériques peuvent offrir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous pouvez donc être sûr que vos clients auront l’assistance dont ils ont besoin quand ils le souhaitent.

Témoignage client : Réduction de 80 % du temps moyen de traitement des appels

Telefonica Spain s’est tourné vers l’automatisation intelligente pour améliorer le service à la clientèle et l’efficacité de son centre d’appels. Les collaborateurs numériques traitent plusieurs appels par jour pour permettre aux agents de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

4 — Orientation des patients

La coordination de l’orientation des patients est essentielle pour fournir des soins complets et opportuns. Bien qu’il existe déjà des processus métier permettant aux patients de prendre facilement rendez-vous avec des spécialistes, il est possible d’utiliser également l’automatisation pour améliorer le suivi et la gestion de ces processus.

Les collaborateurs numériques peuvent valider automatiquement les données non cliniques, établir des priorités en fonction de la pertinence et réduire les délais pour accélérer la prise en charge. Les organismes de santé peuvent réduire les retards grâce à des réservations automatisées, tout en vérifiant le parcours d’orientation pour s’assurer que les étapes clés du traitement sont respectées. Le personnel ne perd plus des heures à coordonner manuellement les rendez-vous et peut se consacrer à des tâches plus importantes.

Témoignage client : Hutt Valley fournit des recommandations électroniques avec une précision de 100 %, ce qui permet d’économiser 527 000 dollars

Le Hutt Valley District Health Board (HVDHB), en Nouvelle-Zélande, avait beaucoup de tâches manuelles qui ralentissaient ses processus de recommandation électronique. L’équipe s’est tournée vers une main-d’œuvre numérique SS&C Blue Prism pour gérer ses enregistrements.

Les collaborateurs numériques collectent désormais les recommandations électroniques dans les files d’attente des services spécialisés et procèdent à chaque enregistrement. Chaque jour à 18 heures, ils ouvrent les systèmes cibles, recherchent les recommandations électroniques non enregistrées, effectuent des contrôles de validation, mettent à jour les données démographiques et créent les enregistrements de recommandation électronique. En cas d’informations incomplètes ou incorrectes, le collaborateur numérique transmet la recommandation électronique à un membre qualifié du personnel pour qu’il l’examine. Une fois la recommandation enregistrée, un collaborateur numérique clôture le processus et génère une lettre de recommandation pour le patient et le spécialiste.

5 — Prises de rendez-vous

Comme dans l’orientation des patients, la prise de rendez-vous est un autre domaine dans lequel l’automatisation peut améliorer les processus opérationnels. L’approche traditionnelle de la prise de rendez-vous implique souvent un va-et-vient fastidieux, des vérifications auprès de plusieurs parties et l’incertitude d’une annulation de dernière minute. Il en résulte une mauvaise utilisation des ressources et un calendrier peu utile.

Grâce à un système automatisé, les personnes peuvent facilement vérifier la disponibilité en temps réel, choisir des créneaux horaires qui leur conviennent et recevoir instantanément des confirmations. Non seulement le processus de planification est simplifié, mais les risques de rendez-vous manqués ou d’erreurs sont réduits, pour une expérience globale plus performante et conviviale.

Témoignage client :NHS Trust a accéléré de plus de 70 % le traitement de ses prises de rendez-vous

Avant la pandémie, le University Hospitals of Morecambe Bay NHS Foundation Trust (UHMBT) traitait environ 440 000 rendez-vous ambulatoires par an. Pendant la pandémie, les demandes de rendez-vous ont explosé, générant par un retard dans leur traitement au sein des hôpitaux. La fréquence des annulations de la part des patients et des médecins était également élevée.

La solution ? Le développement d’une application de bureau toute simple qui envoie un SMS à chaque patient sur liste d’attente, l’orientant vers un formulaire de réservation en ligne. Une fois que le patient a rempli le formulaire, des agents virtuels récupèrent la demande de réservation, l’entrent dans le système d’administration des patients et envoient un e-mail de confirmation, le tout sans la moindre intervention de la part du personnel.

6 — Gestion de la chaîne d’approvisionnement

L’automatisation des processus métier permet d’améliorer la coordination et la communication au sein de la chaîne d’approvisionnement. Cette approche fluidifie les tâches typiques associées à la chaîne d’approvisionnement, telles que le contrôle en temps réel des niveaux de stock, le lancement de commandes automatiques et la programmation efficace de la maintenance des machines.

Pour être plus précis, imaginons que votre système de gestion des stocks vous indique que vous avez atteint les niveaux minimum. Les collaborateurs numériques peuvent automatiquement prendre ces informations et générer des demandes de réapprovisionnement. Ils peuvent ensuite envoyer ces demandes automatiquement aux fournisseurs, déclenchant ainsi l’expédition de nouveaux stocks. Mieux encore, l’automatisation intelligente peut prévoir exactement la quantité de stock que vous souhaitez commander.

Il en résulte une plus grande agilité et une meilleure réactivité. Les tâches manuelles bloquent votre chaîne d’approvisionnement ? Pas avec l’automatisation.

Témoignage client : Un industriel réduit ses efforts de gestion des stocks de 35 % grâce à la RPA

SS&C Blue Prism a aidé un industriel à réduire ses efforts de gestion des stocks de 35 % grâce à la RPA. Un programme d’automatisation a été lancé pour aider l’entreprise à gérer le passage de l’ancien au nouveau stock avec un référentiel de données central pour permettre aux employés et aux collaborateurs numériques de prendre des décisions éclairées.

Les données aident les employés à vérifier que leur stock est approvisionné, puis un collaborateur numérique entre dans le système ERP afin de désactiver les anciens produits et d’activer les nouveaux par une série de transactions.

7 — Traitement des factures

D’évidence, le traitement des factures est un processus de comptabilité fournisseurs qui prend du temps. La saisie manuelle des données et les processus papier ne conviennent plus. C’est pourquoi il s’agit là d’un autre processus métier idéal pour l’automatisation.

L’automatisation permet de simplifier le processus de réception, de validation, d’approbation et de paiement des factures. Elle contribue également à minimiser les erreurs et à améliorer l’efficacité.

Tout commence par la lecture et l’analyse des données. Les technologies d’automatisation intelligente telles que le traitement du langage naturel (NLP) convertissent les documents non structurés en formats lisibles par la machine. Ces données peuvent ensuite être analysées, comparées et validées par rapport à des règles prédéfinies, ce qui permet de repérer toute anomalie devant faire l’objet d’un examen manuel. Une solution similaire peut également être mise en place pour les processus de commande.

Témoignage client :Une entreprise internationale de vente au détail paie ses factures deux fois plus vite grâce à l’automatisation intelligente

Les fournisseurs de cette entreprise envoyaient leurs factures dans une grande variété de formats et les employés devaient les passer en revue une à une, ce qui pouvait retarder les paiements. Pour accélérer le traitement des factures, l’entreprise s’est tournée vers l’automatisation.

Désormais, lorsqu’une facture arrive dans la boîte aux lettres principale de l’entreprise, elle est placée dans un référentiel central où des collaborateurs virtuels la récupèrent et la traitent.

8 — Saisie et gestion des données

Enfin, voici probablement le domaine le plus important pour l’automatisation de vos processus métier : la saisie et la gestion des données. Nous sommes fermement (très fermement) convaincus que la saisie manuelle des données est une utilisation inefficace de vos ressources. Outre le fait qu’elle fait perdre du temps aux employés chargés de copier/coller des informations dans les systèmes, cette méthode est également très sujette aux erreurs.

Stop ! Des outils intelligents et automatiques sont là pour libérer les employés de ce type de processus. Vous voulez saisir les coordonnées d’un nouveau client ? Laissez les collaborateurs virtuels consulter et mettre à jour sans effort la base de données. Vous mettez à jour les informations relatives à votre prospect ? L’automatisation peut s’acquitter de cette tâche en toute transparence.

En exploitant la puissance de l’automatisation dans la saisie des données, votre entreprise peut non seulement gagner du temps, mais aussi réduire considérablement le risque d’inexactitudes, ce qui permet à votre personnel de se concentrer sur des responsabilités plus valorisantes et stratégiques.

Témoignage client : Un commerce de détail automatise les écritures « impossibles » grâce à la main-d’œuvre numérique

Des milliers d’employés d’un commerce de détail haut de gamme travaillent ensemble pour satisfaire les clients, collaborer avec les fournisseurs et s’entraider. Comme pour de nombreux commerces de détail, les difficultés budgétaires de cette entreprise l’ont incitée à faire preuve de créativité pour réduire ses coûts. Une solution efficace est la main-d’œuvre numérique de SS&C Blue Prism, mise en place il y a cinq ans pour gérer les tâches peu valorisantes ou inefficaces des employés, y compris un processus financier qui semblait impossible à automatiser.

Mettez de la magie dans vos processus métier

Votre souhait ? C’est un ordre pour l’automatisation ! Qu’il s’agisse de tâches simples comme la saisie de données ou d’activités plus complexes comme la prévision des commandes, l’automatisation vous vient en aide. Contactez-nous si vous avez besoin de plus de suggestions ou d’exemples d’automatisation des processus métier et si vous recherchez une plateforme d’automatisation répondant à vos besoins.