8 formas mágicas en que la automatización mejora los procesos comerciales

Reconozcámoslo: como se necesita ver para creer (¿y a quién no le gusta ver cambios positivos?), estamos aquí para mostrarle cómo la automatización de los procesos empresariales puede cambiar para mejor la forma de trabajar de su organización. Sin rodeos, sin promesas vagas, solo información directa sobre cómo puede integrar perfectamente estas prácticas transformadoras en su negocio con ejemplos reales.

¿Qué es la automatización de procesos comerciales?

Antes de entrar en materia, partamos por la base. La automatización de procesos comerciales (BPA) no es más que el uso de soluciones de automatización inteligente (AI), como la gestión de procesos comerciales (BPM) o la automatización robótica de procesos (RPA), para automatizar y organizar procesos empresariales. Aplica software de automatización de procesos para evitar los cuellos de botella típicos de los procesos comerciales, como los errores en tareas que se llevan a cabo de forma manual y la lentitud en la introducción de datos.

¿El beneficio? Hay muchas, pero, en última instancia, puede significar que sus empleados tengan más tiempo libre para centrarse en un trabajo de mayor valor humano. Hay mucho que aprender sobre la automatización de procesos comerciales, como los tipos de automatización de procesos y su relación con la gestión de procesos comerciales (BPM) y la automatización del flujo de trabajo. Si le interesa obtener más información, puede hacerlo con nuestra guía de automatización de procesos comerciales. 

Entonces, sin más preámbulo, pasemos a ocho de los ejemplos más impactantes que desenterramos de diversos sectores e industrias.

8 ejemplos de automatización de procesos comerciales

1 — Incorporación de empleados

Contratar a las personas adecuadas es solo el principio del trayecto del área de Recursos Humanos (RR. HH.). En el trasfondo de una oferta, puede haber montones de tareas simultáneas: recopilación de información, formación, configuración de software y equipos, acceso al sistema y verificación de documentos. Cualquier contratiempo en el proceso de integración al sistema puede demorar la incorporación de los empleados, lo que genera frustración en los recién contratados y el personal de RR. HH.

Afortunadamente, con la automatización, este proceso resulta más sencillo tanto para los nuevos empleados como para el personal de RR. HH. Puede configurar flujos de trabajo sencillos para tareas como la presentación de documentos y las listas de comprobación de la formación, y establecer procedimientos coherentes. Esto no solo ahorra tiempo a RR. HH. y a los nuevos empleados, sino que también garantiza el cumplimiento de la normativa al recopilar y verificar sistemáticamente los documentos necesarios. 

Historia de éxito: Esta organización del sector de la atención médica eliminó las tareas manuales de incorporación

Un grupo de atención médica neozelandés estaba incorporando a su nuevo personal a través de un sistema digital. Sin embargo, la información que recopilaba tenía que transcribirse de forma manual a otros sistemas: era un proceso ineficaz... hasta que llegó la automatización inteligente.

Ahora, cuando su sistema capta información relevante del nuevo personal, un colaborador digital la distribuye de manera automática a los sistemas pertinentes. Así es: se acabaron los procesos manuales. Su colaborador digital lo comprueba todo y lo coloca en el lugar adecuado.

2 — Procesamiento de reclamos

Tradicionalmente, las reclamaciones de seguros pueden ser un verdadero dolor de cabeza, ya que llevan mucho tiempo, son propensas a errores y suelen necesitar múltiples revisiones. Hacerlo de forma manual puede consumir tiempo y recursos muy valiosos para el personal, sobre todo cuando se trata de varias reclamaciones en una hora o un día.

Por eso, el procesamiento de reclamaciones es uno de los mejores candidatos para la automatización. Los colaboradores digitales inteligentes pueden evaluar y verificar rápidamente la información de un formulario de reclamaciones, cargar toda esta información en su base de datos y seguir flujos de trabajo para garantizar que la reclamación va al lugar correcto para ser procesada. Esto garantiza más precisión, menos errores y la agilización de los reembolsos de las reclamaciones.

Historia de éxito: Reducción del tiempo del proceso de 60 a 3 días

Select Health, un plan de seguro médico sin fines de lucro, descubrió que a menudo los empleados tenían que intervenir de forma manual durante la tramitación de las reclamaciones debido a información inexacta, como una dirección antigua o números de identificación fiscal inexactos.

Ahora, con la ayuda de SS&C | Blue Prism Chorus, los empleados optimizaron su flujo de trabajo. Solo una solicitud es tramitada por un empleado, y el resto se corrigen de manera automática y se pagan sin intervención humana.

3 — Soporte al cliente

Nunca es divertido estar en espera, soportando esa interminable música de ascensor durante lo que parece una eternidad. Todo lo que quería era una respuesta directa a una simple petición. ¿Y si pudiera evitar a sus clientes esa frustrante experiencia?

La atención al cliente es un aspecto vital de cualquier empresa, pero a menudo el volumen de consultas puede ser abrumador para el personal de asistencia. Los colaboradores digitales pueden ayudar a sus clientes a encontrar exactamente lo que buscan mediante respuestas instantáneas a las preguntas más frecuentes o al transferir las cuestiones más complejas a agentes humanos. Esto garantiza que los clientes reciban la asistencia que necesitan, a la vez que aligera la carga de trabajo de sus empleados.

Como ventaja adicional, los colaboradores digitales también pueden ofrecer asistencia 24 horas al día, los 7 días de la semana. Así podrá estar seguro de que sus clientes reciben la asistencia que necesitan cuando la necesitan.

Historia de éxito: Reducción del 80% del tiempo promedio de manejo de llamadas

Telefónica España recurrió a la automatización inteligente para mejorar la atención al cliente y la eficacia del centro de llamadas. Los colaboradores digitales ayudaron a procesar varias llamadas al día para que los agentes del centro de llamadas pudieran centrarse en un trabajo de mayor valor.

4 — Remisión de pacientes

La coordinación de las derivaciones de pacientes es fundamental para ofrecer una atención integral y oportuna. Aunque ya existen procesos comerciales que facilitan a los pacientes la reserva de citas con especialistas, existe la posibilidad de utilizar la automatización para mejorar su seguimiento y gestión.

Los colaboradores digitales pueden validar de manera automática los datos no clínicos, priorizar en función de la relevancia y reducir el tiempo de derivación para acelerar la atención. Las organizaciones del área de la atención médica pueden reducir las demoras con reservas automatizadas y, al mismo tiempo, auditar la vía de derivación para garantizar el cumplimiento de los hitos clave del tratamiento. El personal ya no tiene que pasar horas coordinando las citas de forma manual y puede dedicarse a tareas más valiosas.

Historia de éxito: Hutt Valley realiza derivaciones electrónicas con un 100% de precisión y ahorra 527.000 dólares

El Hutt Valley District Health Board (HVDHB) de Nueva Zelanda tenía mucho trabajo que se llevaba a cabo de forma manual y eso ralentizaba sus procesos de derivación electrónica. El equipo recurrió a una mano de obra digital de SS&C Blue Prism para gestionar sus registros de derivación electrónica.

Los colaboradores digitales recopilan ahora las remisiones electrónicas de las colas de los servicios especializados y completan cada registro. Todos los días a las 18:00 horas, los colaboradores digitales abren los sistemas de destino, buscan las derivaciones electrónicas no registradas, completan las comprobaciones de validación, actualizan los datos demográficos y crean el registro de derivación electrónica. Si hay información incompleta o incorrecta, el colaborador digital pasa la derivación electrónica a un miembro del personal cualificado para que la investigue. Una vez registrada una derivación electrónica, un colaborador digital cierra el bucle y genera una carta de derivación para el paciente y el especialista.

5 — Reserva de citas

Al igual que las derivaciones de pacientes, las reservas de citas representan otro ámbito en el que la automatización puede mejorar los procesos empresariales. El método tradicional de concertar citas suele implicar un engorroso ir y venir, consultar con varias partes y enfrentarse a la incertidumbre de las cancelaciones de última hora. Esto conduce al despilfarro de recursos y a una programación poco eficaz.

Con un sistema automatizado, las personas pueden comprobar sin esfuerzo la disponibilidad en tiempo real, elegir franjas horarias convenientes y recibir confirmaciones al instante. Esto no solo agiliza el proceso de programación, sino que también minimiza las posibilidades de que se pierdan citas o se produzcan errores, lo que hace que toda la experiencia sea más eficiente y fácil de usar.

Historia de éxito: NHS Trust procesa sus reservas de citas más de un 70% más rápido

Antes de la pandemia, el University Hospitals of Morecambe Bay NHS Foundation Trust (UHMBT) tenía unas 440.000 consultas externas al año. Durante la pandemia, la demanda de citas de disparó, lo que condujo a un retraso en las solicitudes de citas en los hospitales. También eran frecuentes las cancelaciones por parte de los pacientes y los médicos.

¿La solución? El desarrollo de una aplicación de escritorio simple que envíe un mensaje de texto a cada paciente de la lista de espera y los redirija a un formulario de reserva en línea. Una vez que el paciente completa el formulario, los colaboradores digitales levantan la solicitud de reserva, la ingresan en el sistema de administración de pacientes y envían un correo electrónico de confirmación, todo sin intervención del personal.

6 — Gestión de la cadena de suministro

La automatización de los procesos empresariales ayuda a mejorar la coordinación y la comunicación dentro de la cadena de suministro. Este enfoque agiliza las tareas típicas asociadas a la navegación por la cadena de suministro, como la supervisión en tiempo real de los niveles de inventario, la puesta en marcha de pedidos automáticos y la programación eficaz del mantenimiento de los equipos.

Para ser más precisos, digamos que su sistema de inventario le ha dicho que ha alcanzado sus niveles mínimos de existencias. Los colaboradores digitales pueden tomar esa información de forma automática y generar solicitudes de pedido. A continuación, puede enviar automáticamente estas solicitudes a los proveedores, activando el envío de nuevas existencias. Y lo que es aún mejor, la automatización inteligente puede predecir exactamente la cantidad de existencias que querrá pedir.

El resultado es una mayor agilidad y capacidad de respuesta. ¿Las tareas manuales demoran su cadena de suministro? No con la automatización.

Historia de éxito: Un fabricante reduce el esfuerzo de gestión de inventarios en un 35% con RPA

SS&C Blue Prism ayudó a un fabricante a reducir los esfuerzos de gestión de inventario en un 35% con RPA. Lanzaron y ampliaron un programa de automatización para ayudarles a gestionar el cambio del inventario antiguo al nuevo con un repositorio central de datos que permitiera a los empleados y colaboradores digitales tomar decisiones informadas.

Los datos ayudan a los empleados a confirmar que su inventario está equilibrado y, a continuación, un colaborador digital entra en el sistema ERP y desactiva los productos antiguos y activa los nuevos mediante una serie de transacciones.

7 — Procesamiento de facturas

Todos estamos de acuerdo en que la tramitación de facturas es un proceso de cuentas por pagar que requiere mucho tiempo. La introducción manual de datos y los procesos que necesitan papel ya no sirven. Por eso es otro proceso comercial ideal para la automatización.

La automatización ayuda a agilizar el proceso de recepción, validación, aprobación y pago de facturas. También minimiza los errores y mejora la eficacia.

Comienza con la lectura y el análisis de datos. Las tecnologías de AI, como el procesamiento del lenguaje natural (NLP), convierten documentos no estructurados en formatos legibles por máquinas. A continuación, estos datos pueden analizarse, cotejarse y validarse con normas predefinidas, señalando cualquier discrepancia para su revisión manual. Una solución similar puede aplicarse también a los procesos de pedidos de compra.

Historia de éxito:Un minorista internacional paga las facturas de sus proveedores el doble de rápido con AI

Los proveedores de este minorista enviaban sus facturas en una gran variedad de formatos y los empleados tenían que revisar manualmente cada una de ellas, lo que podía demorar los pagos. Para acelerar el procesamiento de las facturas, el minorista recurrió a la automatización.

Ahora, cuando una factura llega al buzón central de la empresa, se coloca en un repositorio central donde los colaboradores digitales la recopilan y la siguen procesando.

8 — Introducción y gestión de datos

Por último, pero no por ello menos importante, esta es probablemente la mayor área de automatización de los procesos empresariales: la introducción y gestión de datos. Creemos firmemente (muy firmemente) que la introducción manual de datos es un uso ineficiente de sus recursos. Además de consumir mucho tiempo a los empleados encargados de copiar y pegar información en los sistemas, también es muy susceptible de cometer errores.

¡Alto! Las herramientas inteligentes y automáticas están aquí para liberar a los empleados de este tipo de procesos. ¿Necesita introducir información de contacto de un nuevo cliente? Permita que los colaboradores digitales escaneen y actualicen la base de datos sin esfuerzo. ¿Está actualizando la información de sus clientes potenciales? La automatización puede encargarse de la tarea sin problemas.

Al aprovechar el poder de la automatización en la introducción de datos, su empresa no solo puede ahorrar tiempo, sino también reducir significativamente la probabilidad de imprecisiones, lo que permite a su personal centrarse en responsabilidades más significativas y estratégicas.

Historia de éxito: Un minorista automatiza asientos “imposibles” con mano de obra digital

Miles de empleados de un minorista de gama alta trabajan juntos para deleitar a los clientes, colaborar con los proveedores y apoyar a sus compañeros. Como muchos minoristas, los desafíos presupuestarios de esta empresa han inspirado formas creativas de reducir costos. Una solución eficaz es la mano de obra digital SS&C Blue Prism de la empresa, incorporada hace cinco años para gestionar tareas insatisfactorias o ineficaces para los empleados, incluso un proceso financiero aparentemente imposible de automatizar.

Abracadabra sus procesos comerciales

¿Su deseo? ¡Es la orden de la automatización! Tanto si lo necesita para tareas sencillas, como la introducción de datos, como para tareas más complejas, como la predicción de pedidos, la automatización es su solución. Póngase en contacto con nosotros si necesita más inspiración o ejemplos sobre automatización de procesos empresariales y desea encontrar la plataforma de automatización que mejor se adapte a sus necesidades.