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Blog | 30 ene. 2024

Cómo automatizar un proceso manual

Cómo automatizar un proceso manual
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Antes de lograr la transformación digital total, empiece poco a poco con su automatización. Encuentre una tarea sencilla y, una vez que haya optimizado ese proceso, podrá ampliarlo con un software de automatización del flujo de trabajo de principio a fin. A medida que su programa de automatización de procesos digitales madure en su empresa, podrá buscar más casos de uso de la automatiza ción que le guíen hacia una mayor eficiencia.

Pero primero ¿qué es el software de automatización? Puede incluir varias tecnologías digitales. Principalmente, la automatización inteligente (AI) La AI combina las capacidades de automatización de tareas de la automatización robótica de procesos (RPA) con el pensamiento cognitivo de la inteligencia artificial (IA) y la orquestación de procesos de la gestión de procesos comerciales (BPM). El software de automatización de low code (código mínimo) o no-code (sin código) ayudará a los usuarios no tecnológicos de su empresa a agilizar los procesos empresariales con mayor rapidez y mediante el poder de la mano de obra digital.

6 pasos para automatizar procesos manuales

Los procesos manuales pueden ser tediosos, lentos y propensos a errores. En esta guía, veremos seis pasos para implementar la automatización de procesos comerciales. Esto le ayudará a reducir errores, mejorar la satisfacción de los empleados e impulsar la experiencia del cliente.

1. Defina lo que quiere conseguir

Esboce una estrategia sobre los objetivos empresariales que desea alcanzar con su automatización. Esto le orientará a la hora de implantar automatizaciones y le ayudará a ampliar mejor su mano de obra digital a medida que aprende y crece. También le ayudará a priorizar dónde debe poner primero su atención. La mayoría de las organizaciones empiezan por los “frutos maduros” es decir, las áreas de la empresa en las que se puede introducir fácilmente la automatización. Estas suelen ser tareas sencillas y a menudo repetitivas.

Entre los objetivos de automatización que podrías tener se incluyen los siguientes:

  • Reducción de errores humanos.
  • Liberar recursos humanos para actividades de mayor valor.
  • Reducir los costos laborales.
  • Mejorar el servicio de atención al cliente.
  • Mayor eficiencia operativa.

2. Elija el proceso que desea automatizar

Audite sus flujos de trabajo actuales para identificar ineficiencias y cuáles se beneficiarán más de los flujos de trabajo automatizados. Si tiene dificultades para elegir el mejor proceso para automatizar, busque herramientas de automatización como la minería de tareas y la minería de procesos. La minería de tareas supervisa los detalles granulares de cada clic al completar un proceso, mientras que la minería de procesos supervisa cómo se realiza un proceso de principio a fin e identifica cualquier cuello de botella. También puede crear un mapa de procesos en esta fase para ilustrar cada paso de su flujo de trabajo. Estas herramientas pueden ayudarle a definir dónde deben adoptarse primero sus esfuerzos de optimización. Este esfuerzo específico también puede ayudar a su organización a lograr el retorno de la inversión (ROI) deseado.

Normalmente, los tipos de procesos que desea automatizar serán los siguientes:

  • Procesos de gran volumen
  • Acciones repetitivas
  • Tareas que llevan mucho tiempo
  • Procesos estructurados
  • Tareas propensas a errores

3. Defina prácticas recomendadas

Una vez que sepa qué procesos quiere automatizar, tendrá que decidir qué herramientas utilizar. Para mantener su iniciativa centrada, puede ser útil seguir una guía. Puede crear un modelo operativo usted mismo o hacer referencia a uno como el SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model™ (ROM2) para una metodología de implementación de AI. Esto le ayudará a comenzar a usar su mano de obra digital y mantenerla y ampliarla.

Las mejores prácticas de AI pueden incluir planes para lo siguiente:

  • Cumplimiento y normativa
  • Seguridad de datos
  • Asignación de recursos y personal
  • Funciones y responsabilidades
  • Control de calidad
  • Estabilidad del proceso
  • Capacidad de ampliación

4. Conseguir la participación de todos

Aplique una estrategia de gestión del cambio. Consiga que sus equipos se sientan cómodos con la automatización mediante iniciativas de formación y educación. Defina funciones y responsabilidades para su personal. También puede incluir a personas de toda la organización para crear un equipo de Centro de Excelencia (CoE) dedicado a garantizar que su proyecto de automatización se alinea con sus objetivos empresariales y mantiene la gobernanza y el cumplimiento normativo. También le ayudarán a encontrar otros lugares dentro de la empresa que podrían beneficiarse de la automatización.

Las estrategias de gestión del cambio también pueden incluir lo siguiente:

  • Creación de un caso empresarial.
  • Desarrollar una declaración de visión y misión.
  • Realizar un análisis del efecto del cambio.
  • Evaluar la preparación de su empresa.
  • Puesta en común de ideas y soluciones de toda la empresa.

5. Desarrolle e implemente su automatización

Una vez que disponga de la infraestructura y la planificación necesarias, es hora de poner en marcha a sus colaboradores digitales. El objetivo de empezar poco a poco con “victorias fáciles” es asegurarse de que son eficaces antes de ampliar la automatización a toda la empresa. Supervise de cerca sus automatizaciones, sobre todo al principio, para poder detectar de inmediato cualquier deficiencia y corregirla.

Algunas herramientas de automatización a tener en cuenta pueden ser las siguientes:

  • Un software de automatización empresarial para desplegar su mano de obra digital.
  1. SS&C | Blue Prism® Enterprise
  • Desarrollo de automatización de código mínimo o sin código para usuarios empresariales no tecnológicos.
  1. SS&C | Blue Prism® UX Builder.
  2. SS&C | Blue Prism® Interact
  • Software de orquestación para conectar personas, procesos y colaboradores digitales.
  1. SS&C | Blue Prism® Chorus BPM
  • Extracción y validación de datos de diversas fuentes con el tratamiento inteligente de documentos (IDP) o la automatización de documentos.
  1. SS&C | Blue Prism® Decipher IDP
  2. SS&C | Blue Prism® Document Automation
  • Software de nube o híbrido para ofrecer capacidades ágiles de AI en un entorno de nube.
  1. SS&C | Blue Prism® Cloud
  2. SS&C | Blue Prism® Next Generation

6. Supervise y optimice continuamente

Observe cómo mejora su proceso automatizado y continúe ajustándolo y optimizándolo a medida que se ejecuta. Aquí es donde también puedes controlar si cumple sus objetivos predefinidos. La transparencia es fundamental en estas primeras etapas del trayecto de automatización para ayudarle a mejorar y aprender sobre la marcha. Las herramientas de BPM son ideales para supervisar estos cambios.

Abra nuevos caminos con la automatización

Este es solo el principio de su trayecto por la automatización. Es una evolución continua de descubrimiento de soluciones nuevas e innovadoras para mejorar sus procesos empresariales. La clave del éxito de la automatización es la estrategia; siempre que tenga un propósito y un plan, su programa de AI está destinado a abrir nuevos caminos.

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