Jede umfassende digitale Transformation beginnt mit kleinen Schritten – und das gilt auch für die Prozessautomatisierung. Am besten beginnen Sie mit einer einfachen Aufgabe. Wenn Sie dann diesen Prozess optimiert haben, können Sie alles mit einer Software für die durchgängige Workflow-Automatisierung skalieren. Ist Ihr digitalen Prozessautomatisierungsprogramms dann ausgereifter, können Sie weitere Anwendungsfälle für die Automatisierung angehen, um von weiteren Effizienzsteigerungen zu profitieren.

Aber zuerst klären wir die Frage: Was ist Automatisierungssoftware? Eine Automatisierungssoftware kann mehrere digitale Technologien umfassen: Die Intelligent Automation (IA) kombiniert die Funktionen der Robotic Process Automation (RPA) mit dem kognitiven Danken der Artificial Intelligence (AI) und den Steuerungsfunktionen des Business-Process-Managements (BPM). Low- oder No-Code-Automatisierungssoftware hilft technischen Laien wie Geschäftsanwendern bei der Optimierung von Geschäftsprozessen – unterstützt von einer leistungsstarken Digital Workforce.

Automatisierung manueller Prozesse in sechs Schritten

Manuelle Prozesse können mühselig, zeitaufwendig und fehleranfällig sein. In diesem Leitfaden sehen wir uns sechs Schritte zur Implementierung der Geschäftsprozess-Automatisierung an. Dies wird Ihnen helfen, Fehler zu reduzieren sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und das Kundenerlebnis zu verbessern.

1. Definieren Sie, was Sie erreichen wollen

Entwerfen Sie eine Strategie für die Geschäftsziele, die Sie mit der Prozessautomatisierung erreichen möchten. Ihre Strategie dient Ihnen als Orientierungshilfe bei der Implementierung von Prozessautomatisierungen und der Skalierung Ihrer Digital Workforce, während Sie dazu lernen und immer besser werden. Außerdem erleichtert eine Strategie das Setzen von Prioritäten, womit Sie am besten beginnen sollten. Die meisten Unternehmen beginnen mit simplen Projekten in Unternehmensbereichen, in denen sich leicht eine Automatisierung einführen lässt. Dabei handelt es sich meistens um einfache Routine-Aufgaben.

Typische Automatisierungsziele sind:

• Reduzierung von Mitarbeiterfehlern
• Entlastung und Einsatz der Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben
• Senkung der Arbeitskosten
• Verbesserung des Kundenservices
• höhere operative Effizienz

2. Wählen Sie den zu automatisierenden Prozess aus

Überprüfen Sie Ihre bestehenden Workflows, um Ineffizienzen zu identifizieren und herauszufinden, welche davon am meisten von einer Prozessautomatisierung profitieren würden. Fällt Ihnen die Auswahl eines geeigneten Prozesses für die Automatisierung schwer, empfehlen wir Automatisierungs-Tools wie Task-Mining oder Process-Mining. Beim Task-Mining werden die einzelnen Details jedes Klicks aufgezeichnet, um einen Prozess voranzubringen und abzuschließen. Mit dem Process-Mining betrachten Sie dagegen der Prozess von Anfang bis Ende und können Engpässe erkennen. In dieser Phase lässt sich auch eine Prozessdarstellung erstellen, um jeden Schritt in Ihrem Workflow zu veranschaulichen. Diese Tools helfen Ihnen festzulegen, was Sie zuerst optimieren sollten. Sie stochern also nicht im Dunkeln, sondern wissen genau, was wann dran ist. Mit diesem gezielten Vorgehen tragen Sie aktiv zum anvisierten Return on Investment (ROI) Ihres Unternehmens bei.

Prozesse, die Sie automatisieren sollten, erkennen Sie an folgenden Merkmalen:

• Hohes Volumen
• Wiederkehrend
• Zeitraubend
• Strukturiert
• Fehleranfällig

3. Entwickeln Sie Best Practices

Sie wissen jetzt, welche Prozesse Sie automatisieren möchten. Nun müssen Sie herausfinden, welche Tools sich dafür eignen. Damit Sie sich bei Ihrer Automatisierungsinitiative nicht verzetteln, kann es sinnvoll sein, einem Leitfaden zu folgen. Für die IA-Implementierungsmethode können Sie entweder selbst ein operatives Modell erstellen oder ein Modell wie das SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model™ (ROM2) heranziehen. Das hilft Ihnen bei der Implementierung, Pflege und Skalierung Ihrer Digital Workforce.

IA Best Practices können z. B. Pläne für Folgendes sein:

• Compliance und Regulierung
• Datensicherheit
• Ressourcen- und Personalzuweisung
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Qualitätskontrolle
• Prozessstabilität
• Skalierbarkeit

4. Holen Sie alle an Bord

Implementieren Sie eine Änderungsmanagement-Strategie. Machen Sie Ihre Teams durch Schulungen und Fortbildungsangebote mit der Automatisierung vertraut. Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihre Mitarbeiter fest. Sie können auch ein Exzellenzzentrum (CoE) mit Personen aus dem gesamten Unternehmen gründen. Dieses CoE-Team kann z. B. dafür sorgen, dass Ihr Automatisierungsprojekt mit den Geschäftszielen sowie den Governance- und Compliance-Vorgaben übereinstimmt, und Sie auf weitere sinnvolle Prozessautomatisierungen im Unternehmen hinweisen.

Ihre Änderungsmanagement-Strategie kann beispielsweise Folgendes umfassen:

• Erarbeitung eines Business Case
• Entwicklung einer Vision und eines Mission Statements
• Durchführung einer Change-Impact-Analyse zu erwarteten Veränderungen
• Business Readiness: Bewertung der unternehmensweiten Bereitschaft für Prozessautomatisierungen
• Crowdsourcing von Ideen und Lösungen aus dem gesamten Unternehmen

5. Entwickeln und implementieren Sie die Prozessautomatisierung

Sie haben jetzt Sie die notwendige Infrastruktur eingerichtet und alles gut geplant. Jetzt ist es an der Zeit, dass Ihre Digital Worker ans Werk gehen. Mit kleinen Schritten zu beginnen hat den Vorteil, dass Sie in Ruhe an der Effektivität Ihrer Digital Worker arbeiten können. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, bevor Sie die Prozessautomatisierung unternehmensweit skalieren. Überwachen Sie Ihre Automatisierungen genau (besonders zu Beginn), um Fehler sofort erkennen und beheben zu können.

Sinnvolle Automatisierungstools, die Sie sich näher ansehen sollten:

• unternehmenstaugliche Automatisierungssoftware für die Implementierung Ihrer Digital Workforce

1. SS&C | Blue Prism® Enterprise

• Low- oder No-Code-Automatisierungsentwicklung für Geschäftsanwender mit wenigen Technologiekenntnissen

1. SS&C | Blue Prism® UX Builder
2. SS&C | Blue Prism® Interact

• Orchestrierungssoftware für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Prozessen und Digital Workern

1. SS&C | Blue Prism® Chorus BPM

• Extrahierung und Validierung von Daten aus verschiedenen Quellen mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) oder Dokumentenautomatisierung

1. SS&C | Blue Prism® Decipher IDP
2. SS&C | Blue Prism® Document Automation

• Cloud- oder Hybrid-Software zur Bereitstellung agiler IA-Funktionen in einer Cloud-Umgebung

1. SS&C | Blue Prism® Cloud
2. SS&C | Blue Prism® Next Generation

6. Überwachen und optimieren Sie die Abläufe kontinuierlich

Beobachten Sie, wie sich ein automatisierter Prozess in der Praxis macht. Verbessern Sie Prozesse laufend mit Optimierungen und weiteren Feinabstimmungen. So können Sie auch sehen, ob die vordefinierten Ziele erreicht werden. Transparenz ist für diese ersten Phasen der Prozessautomatisierung extrem wichtig, damit Sie besser werden und aus praktischen Erfahrungen lernen können. BPM-Tools sind ideal, um diese Änderungen im Blick zu behalten.

Innovationen durch Prozessautomatisierungen

Dies ist erst der Anfang. Sie werden überrascht sein, was sich alles automatisieren lässt und wie stark Ihr Unternehmen davon profitiert. Betrachten Sie die Prozessautomatisierung als eine kontinuierliche Weiterentwicklung, bei der Sie ständig neue, innovative Lösungen zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse entdecken werden. Der Schlüssel zum Erfolg der Automatisierung ist die Strategie. Mit einem Ziel und einem Plan stellen Sie die richtigen Weichen, damit Ihr IA-Programm neue Innovationen hervorbringt.