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インテリジェントオートメーションの6つのユースケース
Before you can achieve total digital transformation, start small with your automation. Find a simple task, and once you’ve optimized that process, you can scale with an end-to-end workflow automation software. As your digital process automation program matures in your business, you can look at more automation use cases to guide you to further efficiencies.
But first, what is automation software? It can include several digital technologies. Namely, intelligent automation (IA). IA combines the task-automating capabilities of robotic process automation (RPA) with the cognitive thinking of artificial intelligence (AI) and the process orchestration of business process management (BPM). Low- or no-code automation software will help your non-tech business users streamline business processes faster, and through the power of a digital workforce.
6 Steps for Automating Manual Processes
Manual processes can be tedious, time-consuming and error-prone. In this guide, we’ll look at six steps to implementing business process automation. This will help you reduce errors, improve employee satisfaction and boost customer experience.
1. Define what you want to achieve
Outline a strategy for what business goals you want to achieve with your automation. This will give you some direction for implementing automations and help better scale your digital workforce as you learn and grow. It will also help you prioritize where to put your attention first. Most organizations start with the “low-hanging fruit”, meaning those areas in the business where you can easily introduce automation. These tend to be simple, often repetitive tasks.
Automation goals you might have could include:
- Reduce human errors.
- Free up human resources for higher-value activities.
- Cut labor costs.
- Improve customer service.
- Increase operational efficiency.
2. Pick the process you want to automate
Audit your current workflows to identify inefficiencies and which will most benefit from automated workflows. If you’re having difficulties choosing the best process to automate, look at automation tools such as task mining and process mining. Task mining monitors the granular details of every click in completing a process, while process mining monitors how a process is done end-to-end and identifies any bottlenecks. You can also create a process map in this stage to illustrate each step in your workflow. These tools may help you define where your optimization efforts should be adopted first. This focused effort can also empower your organization to achieve your desired return on investment (ROI).
Typically, the types of processes you want to automate will be:
- High-volume
- Repetitive
- Time-consuming
- Structured
- Prone to error
3. Establish best practices
Once you know which processes you want to automate, you need to figure out what tools to use. To keep your initiative focused, it may be useful to follow a guide. You can either create an operating model yourself or reference one such as the SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model™ (ROM2) for an IA implementation methodology. This will help you launch, maintain and scale your digital workforce.
Best IA practices might include plans for:
- Compliance and regulation
- Data security
- Resource and people allocation
- Roles and responsibilities
- Quality control
- Process stability
- Scalability
4. Get everyone on board
Implement a change management strategy. Get your teams comfortable with automation through training and educational initiatives. Set roles and responsibilities for your people. You can also include people from across the organization to create a Center of Excellence (CoE) team dedicated to ensuring your automation project aligns with your business goals and maintains governance and compliance. They will also help you find other places within the business that could benefit from automation.
Change management strategies might also include:
- Creating a business case.
- Developing a vision and mission statement.
- Conducting a change impact analysis.
- Assessing your business readiness.
- Crowdsourcing ideas and solutions from across the business.
5. Develop and deploy your automation
Once you have the required infrastructure and planning in place, it’s time to launch your digital workers! The purpose of starting small with “easy wins” is to ensure they’re effective before you scale automation across your entire enterprise. Closely monitor your automations, especially early on, so you can catch any shortfalls right away and amend them.
Some automation tools to look out for may include:
- An enterprise automation software for deploying your digital workforce.
- Low- or no-code automation development for non-tech business users.
- Orchestration software to connect people, processes and digital workers.
- SS&C | Blue Prism® Chorus BPM
- Extracting and validating data from various sources with intelligent document processing (IDP) or document automation.
- SS&C | Blue Prism® Decipher IDP
- SS&C | Blue Prism® Document Automation
- Cloud or hybrid software for delivering agile IA capabilities in a cloud environment.
6. Monitor and optimize continuously
Watch how your automated process improves and continue to tweak and optimize as it runs. Here’s where you can also monitor whether you meet your predefined goals. Transparency is huge for these first stages of your automation journey to help you improve and learn as you go. BPM tools are ideal for monitoring these changes.
Break New Ground with Automation
This is just the beginning of your automation journey. It’s a continual evolution of discovering new and innovative solutions to make your business processes better. The key to automation success is strategy; so long as you have a purpose and a plan, your IA program is destined to break new ground.
完全なデジタルトランスフォーメーションを達成する鍵は、自動化を小さな規模から始めることです。シンプルなタスクを見つけて、そのプロセスを最適化したら、エンドツーエンドのワークフロー自動化ソフトウェアで拡張できます。組織のデジタルプロセス自動化プログラムが成熟したら、自動化ユースケースの検討対象を広げて、さらなる効率化につなげることができます。
そもそも、自動化ソフトウェアとはどのようなものでしょうか。このソフトウェアには、いくつかのデジタル技術が含まれます。具体的には、インテリジェントオートメーション（IA）です。IAは、ロボティックプロセスオートメーション（RPA）のタスク自動化機能、人工知能（AI）の認知思考、業務プロセス管理（BPM）のプロセスオーケストレーションを組み合わせたものです。ローコードまたはノーコードの自動化ソフトウェアにより、技術に詳しくないビジネスユーザーは、デジタルワークフォースの力を利用して業務プロセスをより迅速に合理化できます。
手動プロセスを自動化するための6つのステップ
手作業によるプロセスには、面倒で時間がかかり、エラーが発生しやすいという側面があります。このガイドでは、業務プロセスの自動化を実装するための6つのステップを見ていきます。これにより、エラーを減らし、従業員の満足度を高め、顧客体験を向上させることができます。
1.自動化の目標の定義
自動化で達成したいビジネス目標の戦略をまとめます。これにより、自動化を実装するための方向性が示され、学習と成長に合わせてデジタルワークフォースを適切に拡張できるようになります。また、最初に注力すべき場所に優先順位を付けることも可能になります。ほとんどの組織は、「簡単に達成できる目標」、つまり自動化を簡単に導入できる業務分野から始めます。たとえば、反復的な単純作業などが当てはまります。
自動化では、次のような事項が目標になります。
- 人為ミスを減らす。
- 人のスタッフの負担を軽減して、より価値の高い活動に取り組めるようにする。
- 人件費を削減する。
- 顧客サービスを改善する。
- 業務効率を向上させる。
2.自動化するプロセスの選択
現行のワークフローを監査して、非効率な部分と、自動化されたワークフローの恩恵を最も受ける部分を特定します。自動化に適したプロセスを選択できない場合は、タスクマイニングやプロセスマイニングなどの自動化ツールの使用を検討してください。タスクマイニングは、プロセスを完了する際のすべてのクリックの詳細を監視するのに対し、プロセスマイニングは、プロセスがどのようにエンドツーエンドで行われているかを監視して、ボトルネックを特定します。また、ワークフローの各ステップを示したプロセスマップをこの段階で作成することもできます。これらのツールは、最適化の取り組みをどこから始めるべきかを定義する上で効果的です。この集中的な取り組みにより、組織は目標とする投資利益率（ROI）を達成できるようにもなります。
一般的に、自動化すべきプロセスは、次のようなものです。
- 量が多い
- 反復性がある
- 時間がかかる
- 構造化されている
- エラーが発生しやすい
3.ベストプラクティスの確立
自動化すべきプロセスが決まったら、使用するツールを決定する必要があります。自動化の取り組みの焦点がそれないよう、ガイドに従うのもおすすめです。独自にオペレーティングモデルを作成することも、IAの実装方法についてSS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model™（ROM2）などのオペレーティングモデルを参照することもできます。オペレーティングモデルは、デジタルワークフォースの起動、保守、拡張に役立ちます。
IAのベストプラクティスとして、以下を計画します。
- コンプライアンスと規制
- データセキュリティ
- リソースと人員の割り当て
- 役割と責任
- 品質管理
- プロセスの安定性
- 拡張性
4.企業全体で実行
変更管理戦略を実装します。トレーニングと教育イニシアチブを通じて、自動化にチームを慣れさせます。従業員の役割と責任を設定します。また、組織のさまざまな部署の人員で構成したセンターオブエクセレンス（CoE）チームを設立して、自動化プロジェクトが組織のビジネス目標と一致し、ガバナンスとコンプライアンスが保たれるようにすることもできます。このチームのサポートを得て、自動化の恩恵を受けることができる組織内の他の場所を見つけることもできます。
変更管理戦略は、以下を含む場合があります。
- ビジネスケースを作成する。
- ビジョンとミッションステートメントを策定する。
- 変更影響分析を実施する。
- 組織の準備状況を評価する。
- 組織全体からアイデアや解決策をクラウドソーシングする。
5.自動化の開発とデプロイ
必要なインフラと計画が整ったら、いよいよデジタルワーカーの立ち上げです。「簡単に達成できる目標」から小規模に始める目的は、自動化を組織全体に拡大する前に、その効果を確認することにあります。特に早い段階で自動化を注意深くモニタリングすることで、不足しているものをすぐに特定して修正することができます。
注目すべき自動化ツールには、次のようなものがあります。
- デジタルワークフォースを導入するためのエンタープライズ自動化ソフトウェア。
- 技術系以外のビジネスユーザーを対象としたローコードまたはノーコードの自動化開発ツール。
- SS&C | Blue Prism® UX Builder
- SS&C | Blue Prism® Interact
- 人、プロセス、デジタルワーカーをつなぐオーケストレーションソフトウェア。
- SS&C | Blue Prism® Chorus BPM
- インテリジェント文書処理（IDP）または文書自動化を使用して、さまざまなソースからデータを抽出、検証するツール。
- クラウド環境でアジャイルなIA機能を提供するためのクラウドソフトウェアまたはハイブリッドソフトウェア。
6.継続的な監視と最適化
自動化したプロセスがどのように改善されているかをモニタリングし、必要な調整と最適化を続けます。この段階で、事前定義された目標を達成できているかどうかを確認することもできます。自動化の初期段階では、継続的な改善と学習のために透明性が非常に重要となります。BPMは、これらの変更をモニタリングするのに理想的なツールです。
自動化で新境地を開拓
これは自動化への取り組みの始まりに過ぎません。自動化までの道のりは、業務プロセスを改善する新しい革新的なソリューションを発見するための継続的な進化です。自動化を成功させる鍵は戦略です。目的と計画があれば、IAプログラムを成功に導き、これまでは不可能であったことを実現できるようになります。