Antes de alcançar a transformação digital total, comece com a automação aos poucos. Encontre uma tarefa simples e, depois de otimizar esse processo, você poderá aumentar a escala com um software completo de automação de fluxos de trabalho. Conforme o seu programa de automação de processos digitais amadurece na empresa, você pode analisar mais casos de uso de automação para obter orientação sobre como promover eficiências.

Mas, para começar, o que é software de automação? Ele pode incluir várias tecnologias digitais. Por exemplo, automação inteligente (AI). A AI combina os recursos de automação de tarefas da automação robótica de processos (RPA) com o pensamento cognitivo da inteligência artificial (IA) e a orquestração de processos do gerenciamento de processos de negócios (BPM). Um software de automação que pode ser usado com pouco ou nenhum código ajuda usuários de negócios não familiarizados com tecnologia a agilizar a otimização de processos de negócios usando os recursos da força de trabalho digital.

Seis etapas para automatizar processos manuais

Os processos manuais podem ser tediosos, demorados e propensos a erros. Neste guia, veremos seis etapas para implementar a automação de processos de negócios. Isso ajudará a reduzir erros, aumentar a satisfação dos funcionários e melhorar a experiência do cliente.

1. Defina o que você deseja alcançar

Trace uma estratégia para as metas comerciais que você deseja atingir com a automação. Essa estratégia ajudará a orientar a implementação das automações e a dimensionar melhor a força de trabalho digital à medida que você aprende e cresce. Além disso, ajudará a priorizar onde focar inicialmente a sua atenção. A maioria das organizações começa com as oportunidades de benefícios imediato, ou seja, as áreas da empresa em que é possível introduzir facilmente a automação. Normalmente, são tarefas simples e, muitas vezes, repetitivas.

Estas são algumas metas de automação que você pode considerar:

• Reduzir erros humanos.
• Liberar recursos humanos para atividades de maior valor.
• Reduzir os custos de mão de obra.
• Melhorar o atendimento ao cliente.
• Aumentar a eficiência operacional.

2. Escolha o processo que você deseja automatizar

Audite os fluxos de trabalho atuais para identificar ineficiências e quais serão as mais beneficiadas com os fluxos de trabalho automatizados. Se tiver dificuldades para escolher o melhor processo para automatizar, procure ferramentas de automação como mineração de tarefas e de processos. A mineração de tarefas monitora detalhadamente cada clique na conclusão de um processo. A mineração de processos monitora como um processo completo é realizado e identifica eventuais gargalos. Nesta fase, você também pode criar um mapa do processo para ilustrar cada etapa do fluxo de trabalho. Essas ferramentas podem ajudar a definir onde começar a adotar as iniciativas de otimização. Esse esforço concentrado também pode capacitar a organização a obter o retorno sobre o investimento (ROI) desejado.

Normalmente, os tipos de processos que você deseja automatizar têm as seguintes características:

• Alto volume
• Repetitivos
• Demorados
• Estruturados
• Propensos a erros

3. Estabeleça práticas recomendadas

Depois de saber quais processos deseja automatizar, você precisa descobrir quais ferramentas usar. Para manter o foco da sua iniciativa, pode ser útil seguir um guia. Você mesmo pode criar um modelo operacional ou fazer referência a um modelo existente, como o Modelo Robótico Operacional™ (ROM2) da SS&C | Blue Prism®, para obter uma metodologia de implementação de AI. Isso ajudará a lançar, manter e expandir a força de trabalho digital.

As práticas recomendadas de AI podem incluir planos para:

• Conformidade e regulamentação
• Segurança de dados
• Alocação de recursos e pessoas
• Funções e responsabilidades
• Controle de qualidade
• Estabilidade de processos
• Capacidade de expansão

4. Faça com que todos participem

Implemente uma estratégia de gerenciamento de mudanças. Promova treinamento e iniciativas educacionais para deixar suas equipes à vontade com a automação. Defina funções e responsabilidades para seu pessoal. Você também pode incluir pessoas de toda a organização para criar uma equipe de Centro de Excelência (CoE) dedicada a garantir o alinhamento do projeto de automação com as metas comerciais e a manutenção da governança e conformidade. Além disso, a equipe também ajudará a encontrar outras áreas da empresa que poderiam se beneficiar da automação.

As estratégias de gerenciamento de mudanças também podem incluir:

• Criação de um caso de negócios.
• Desenvolvimento de uma declaração de visão e missão.
• Realização de uma análise do impacto da mudança.
• Avaliação da prontidão da empresa.
• Ideias e soluções de crowdsourcing de toda a empresa.

5. Desenvolva e implemente a automação

Depois de contar com a infraestrutura e o planejamento necessários, é hora de lançar os operadores digitais. O objetivo de começar aos poucos, com "ganhos fáceis", é garantir a eficácia dos operadores digitais antes de expandir a automação para toda a empresa. Monitore atentamente as automações, especialmente no início, para detectar e corrigir imediatamente todas as falhas.

Estas são algumas ferramentas de automação que você pode considerar:

• Um software de automação empresarial para a implementação da força de trabalho digital.

1. SS&C | Blue Prism® Enterprise

• Desenvolvimento de automação com pouco ou nenhum código para usuários de negócios não familiarizados com tecnologia.

1. SS&C | Blue Prism® UX Builder.
2. SS&C | Blue Prism® Interact

• Software de orquestração para conectar pessoas, processos e operadores digitais.

1. SS&C | Blue Prism® Chorus BPM

• Extração e validação de dados de várias fontes com processamento inteligente de documentos (IDP) ou automação de documentos.

1. SS&C | Blue Prism® Decipher IDP
2. SS&C | Blue Prism® Document Automation

• Software de nuvem ou híbrido para oferecer recursos ágeis de AI em um ambiente de nuvem.

1. SS&C | Blue Prism® Cloud
2. SS&C | Blue Prism® Next Generation

6. Monitore e otimize continuamente

Observe como o processo automatizado evolui e continue a ajustar e otimizar durante sua execução. É aqui que você também pode verificar se alcançou as metas predefinidas. A transparência é fundamental nesses primeiros passos da jornada de automação para ajudar a melhorar e aprender à medida que o projeto avança. As ferramentas de BPM são ideais para monitorar essas mudanças.

Inove com a automação

Este é apenas o começo de jornada de automação. Trata-se de uma evolução contínua, descobrindo soluções novas e inovadoras para aprimorar processos de negócios. A chave para o sucesso da automação é a estratégia. Quando você tem um objetivo e um plano, o programa de AI está destinado a abrir novos caminhos.