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Blog | 30 janv. 2024

Comment automatiser un processus manuel

Comment automatiser un processus manuel
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Avant de parvenir à une transformation numérique totale, commencez à petite échelle avec votre automatisation. Trouvez une tâche simple, et dès que vous aurez optimisé ce processus, vous pourrez l’adapter à l’aide d’un logiciel d’ automatisation des flux de travail de bout en bout. Au fil de la maturation de votre programme d’ automatisation des processus numériques au sein de l’entreprise, vous pouvez envisager d’autres cas d’utilisation de l’automatisation pour gagner encore en efficacité.

Mais d’abord, qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation ? Il peut inclure plusieurs technologies numériques, notamment l’automatisation intelligente. Cette technologie combine les capacités d’automatisation des tâches de l’automatisation robotisée des processus (RPA) avec la pensée cognitive de l’intelligence artificielle (IA) et l’orchestration des processus de la gestion des processus métier (BPM). Les logiciels d’automatisation low-code ou no-code aident les utilisateurs n’ayant aucune connaissance technique à simplifier plus rapidement les processus métier, grâce à la puissance d’une main-d’œuvre numérique.

6 étapes pour automatiser les processus manuels

Les processus manuels peuvent être fastidieux, chronophages et sources d’erreurs. Dans ce guide, nous examinerons les six étapes de la mise en œuvre de l’ automatisation des processus métier. Elles vous permettront de réduire les erreurs, d’améliorer la satisfaction des employés et de renforcer l’ expérience client.

1. Définir les objectifs à atteindre

Définissez une stratégie concernant les objectifs métier que vous souhaitez atteindre grâce à l’automatisation. Elle vous donnera le cap pour mettre en œuvre des automatisations et adapter votre main-d’œuvre virtuelle en fonction de vos progrès et de votre croissance. Vous apprendrez également à établir des priorités. La plupart des structures commencent par les objectifs à portée de main, c’est-à-dire les domaines de l’entreprise dans lesquels il est facile d’introduire l’automatisation. Il s’agit généralement de tâches simples, souvent répétitives.

Vous pourriez par exemple vous fixer les objectifs d’automatisation suivants :

  • réduire les erreurs humaines ;
  • libérer des ressources humaines pour des activités à plus forte valeur ajoutée ;
  • réduire les coûts de main-d’œuvre ;
  • améliorer votre service client ;
  • accroître l’efficacité opérationnelle.

2. Choisir le processus que vous souhaitez automatiser

Examinez vos flux de travail actuels afin d’identifier les inefficacités et les éléments qui bénéficieront le plus de l’automatisation des flux de travail. Si vous avez des difficultés à choisir le meilleur processus à automatiser, vous pouvez vous tourner vers des outils d’automatisation tels que l’exploration des tâches et l’exploration des processus. L’exploration des tâches consiste à suivre en détail chaque opération concourant à l’exécution d’un processus, tandis que l’exploration des processus supervise l’exécution d’un processus de bout en bout et identifie les goulets d’étranglement. À ce stade, vous pouvez également créer un schéma de processus pour illustrer chaque étape de votre flux de travail. Ces outils vous aideront à définir où faire porter vos efforts d’optimisation en priorité. Cette mission ciblée peut également permettre à votre structure d’obtenir le retour sur investissement (ROI) souhaité.

En règle générale, les types de processus à automatiser :

  • présentent un volume élevé ;
  • sont répétitifs ;
  • prennent beaucoup de temps ;
  • sont structurés ;
  • sont sujets aux erreurs.

3. Établir de bonnes pratiques

Une fois que vous savez quels processus automatiser, vous devez déterminer les outils à utiliser. Pour que votre projet reste focalisé, il peut être utile de suivre un guide. Vous pouvez créer vous-même un modèle opérationnel ou vous reporter à un modèle tel que le SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model™ (ROM2) qui fournit une méthodologie de mise en œuvre de l’automatisation intelligente. Ce modèle vous aidera à déployer, gérer et développer votre main-d’œuvre virtuelle.

Les meilleures pratiques en matière d’automatisation intelligente peuvent inclure des plans pour les fonctionnalités suivantes :

  • Conformité et réglementation
  • Sécurité des données
  • Affectation des ressources et des personnes
  • Rôles et responsabilités
  • Contrôle qualité
  • Stabilité du processus
  • Évolutivité

4. Obtenir l’adhésion de tous

Mettez en œuvre une stratégie de gestion du changement. Faites en sorte que vos équipes soient à l’aise avec l’automatisation grâce à des formations et des projets pédagogiques. Définissez les rôles et les responsabilités de vos collaborateurs. Vous pouvez également faire appel à des personnes issues de l’ensemble de la structure pour créer un centre d’excellence (CoE) chargé de veiller à ce que votre projet d’automatisation s’inscrive dans le cadre de vos objectifs métier et respecte les règles de gouvernance et de conformité. Elles vous aideront également à trouver d’autres services de l’entreprise qui pourraient bénéficier de l’automatisation.

Les stratégies de gestion du changement peuvent également inclure les actions suivantes :

  • création d’une analyse de rentabilité ;
  • élaboration d’une vision et d’une déclaration de mission ;
  • analyse de l’impact du changement ;
  • évaluation de l’état de préparation de votre entreprise ;
  • recherche d’idées et de solutions dans l’ensemble de l’entreprise.

5. Développer et déployer votre automatisation

Une fois que vous avez mis en place l’infrastructure et le calendrier nécessaires, il est temps de lancer vos collaborateurs numériques ! Le fait de commencer modestement en se fixant des objectifs faciles permet de s’assurer que tout fonctionne bien avant d’étendre l’automatisation à toute l’entreprise. Surveillez de près vos automatisations, surtout au début, afin de détecter immédiatement les lacunes et d’y remédier.

Voici quelques outils d’automatisation intéressants :

  • Logiciel d’automatisation d’entreprise pour le déploiement de votre main-d’œuvre numérique.
  1. SS&C | Blue Prism® Enterprise
  • Développement d’une automatisation low-code ou no-code pour les utilisateurs métier sans compétences techniques.
  1. SS&C | Blue Prism® UX Builder
  2. SS&C | Blue Prism® Interact
  • Logiciel d’orchestration pour connecter les personnes, les processus et les collaborateurs numériques.
  1. SS&C | Blue Prism® Chorus BPM
  • Extraction et validation de données provenant de diverses sources grâce au traitement intelligent des documents (IDP) ou à l’automatisation des documents.
  1. SS&C | Blue Prism® Decipher IDP
  2. SS&C | Blue Prism® Document Automation
  • Logiciel cloud ou hybride pour délivrer des fonctionnalités agiles d’automatisation intelligente dans un environnement cloud.
  1. SS&C | Blue Prism® Cloud
  2. SS&C | Blue Prism® Next Generation

6. Contrôler et optimiser en permanence

Observez les progrès de votre processus automatisé et continuez à le peaufiner et à l’optimiser. C’est à ce stade que vous pouvez également vérifier si vos objectifs prédéfinis sont atteints. La transparence est essentielle pour ces premières étapes de votre parcours d’automatisation afin de vous permettre de vous améliorer et d’apprendre au fur et à mesure. Les outils BPM sont idéaux pour surveiller ces évolutions.

Innover grâce à l’automatisation

Votre parcours d’automatisation ne fait que commencer. Il s’agit d’évoluer et de découvrir en permanence des solutions nouvelles et innovantes pour améliorer vos processus métier. La clé du succès de l’automatisation est la stratégie ; du moment que vous avez un objectif et un plan, votre programme d’automatisation intelligente est voué à explorer de nouvelles voies.

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