Was ist Process-Mining und wie funktioniert es?

65 % der Unternehmen nutzen derzeit Process-Mining zur Verbesserung ihrer betrieblichen Effizienz oder beginnen damit, diese Technologie einzuführen. Aber was genau ist Process-Mining und warum ist es so hilfreich?

Process-Mining ist eine Anwendung für die Prozesserkennung, d. h. es werden Daten aus Ihren Systemen extrahiert, die Ihnen dabei helfen sollen, konkrete Prozesse zu verstehen, zu überwachen und zu verbessern. Es werden Daten aus Ereignisprotokollen verwendet, um genaue Prozessmodelle zu erstellen, anhand welcher die Realität bestimmter Unternehmensprozesse mit dem Idealzustand verglichen wird. Diese Erkenntnisse können Entscheidungsträgern dabei helfen, effizienter zu werden und Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu identifizieren.

Das Besondere am Process-Mining ist, dass es Ihnen nicht nur zeigt, wie Ihre Prozesse ablaufen, sondern auch Abweichungen, Ineffizienzen und andere verbesserungswürdige Bereiche aufzeigt. Process-Mining kann Ihnen auch dabei helfen, neue Prozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials zu beurteilen, damit Sie Ihre intelligente Automatisierung (IA) noch weiter ausbauen können.

Process-Mining ist ein wichtiges Instrument im Bereich der Prozesswissenschaft. Es verfolgt einen datengesteuerten Ansatz zur Analyse, Verbesserung und Überwachung von Geschäftsprozessen und ist über mehrere Business-Disziplinen hinweg anwendbar. Es wird häufig dazu verwendet, bei der Auswahl und Optimierung von Prozessen für die Robotic Process Automation (RPA) zu helfen und kann eine Schlüsselrolle im Business-Process-Management (BPM) spielen. Darüber hinaus kann es mit RPA und anderen modernen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) kombinier werden, sodass eine komplette Lösung für die intelligente Automatisierung geschaffen wird.

Automatisiertes Process-Mining im Vgl. zu manueller Prozesserkennung

Echtes, durchgängiges Verständnis der Prozesse – von A bis Z

Mit Process-Mining können Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie Ihre Prozesse ablaufen. Sie erhalten Workflow-Visualisierungen in jeder Prozessphase, wobei alle Verzögerungen, Engpässe und Abweichungen identifiziert werden.

Ohne diese Process-Mining-Techniken würden Ihre Geschäftsziele und deren Umsetzung auf Vermutungen basieren bzw. sich als äußerst komplex und zeitaufwändig erweisen. Um die Prozessleistung richtig zu analysieren, müssen Sie manuelle Datenüberprüfungen durchführen und Ihre Benutzer nach ihren Erfahrungen fragen. Dies ist nicht nur ein langsamer Prozess, sondern auch ein Prozess mit hohen Fehlerquoten.

Legen Sie an Tempo zu und verbessern Sie Ihre Prozesse rascher

Durch die Beseitigung von Engpässen können Sie Ihre Bearbeitungszeiten verkürzen und Ihre Skalierbarkeit verbessern. Das Verstehen und Lösen von Problemen innerhalb Ihrer Workflows wird Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu präzisieren und zu optimieren.

Compliance und Risikomanagement

Process-Mining unterstützt die Compliance mit zuverlässigen Audit-Trails und Prozessmodellen. Sie können Prozesse in Echtzeit überwachen und werden bei Problemen sofort benachrichtigt. Früher stützte sich das Process-Mining auf Fachexperten, heute erhalten Entscheidungsträger Fakten aus Ereignisprotokolldaten in Echtzeit, die ihre Entscheidungen untermauern.

Kostenreduzierung

Mit der Beseitigung von Ineffizienzen und der Identifizierung von immer mehr Aufgaben, die sich automatisieren lassen, können Sie Ihre Betriebskosten erheblich senken, da sich dadurch auch die Kosten für die Prozessevaluierung immer mehr reduzieren. Und da Ihre Mitarbeitenden keine manuellen Analysen mehr durchführen müssen, können sie sich auf höherwertige, interessantere Aufgaben konzentrieren.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Der Einsatz von Process-Mining im Kundenservice führt zu einer besseren Kundenerfahrung. Sie können den Zeitaufwand für die Kundenbetreuung verringern, frustrierende Fehler vermeiden und Ihren Teams mehr Zeit für die Kundenbetreuung geben.

Kontinuierliche Verbesserung

Process-Mining ist keine einmalige, simple Angelegenheit. Sie können damit kontinuierlich zur Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen beitragen.

Kontinuierliche Verbesserung

Process-Mining ist keine einmalige, simple Angelegenheit. Sie können damit kontinuierlich zur Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen beitragen.

Process-Mining-Tools extrahieren Daten aus den Ereignisprotokollen aller Informationssysteme in Ihrer Organisation. Dabei kann es sich um CRM- oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder um beliebige andere Aufzeichnungssysteme handeln. Anhand dieser Daten erstellt die Process-Mining-Software ein genaues Prozessmodell.

Die Geschäftsprozessmodellierung zeigt, wie der Prozess von Anfang bis Ende ausgeführt wird. Sie zeigt auch eventuelle Abweichungen auf. Zuständige Benutzerinnen und Benutzer können dann die Modelle analysieren, um festzustellen, ob die Prozesse wie geplant ablaufen. Das Modell zeigt, welche Schwachstellen gegebenenfalls vorhanden sind und wo genau diese Schwachstellen im Prozess zu finden sind.

Prozesserkennung

Die Prozesserkennung ist mittlerweile ein relativ simpler Bestandteil rascher Workflows. Sie analysiert spezifische Informationen aus Desktop-Benutzerinteraktionen und verknüpft sie mit aus Systemereignissen gewonnenen Prozessdaten. Anhand von Zeitstempeln kann die Software visuelle Modelle erstellen, die dabei helfen, Abweichungen und Engpässe zu erkennen, die sich auf die Effizienz oder die Kundenerfahrung auswirken.

Prozessanalyse

Mit der Prozessanalyse können Sie Ihre tatsächliche Prozessleistung besser verstehen, indem Sie diese anhand Ihrer konkreten Ist-Daten evaluieren. Die aus der Prozessanalyse gewonnenen Erkenntnisse können Ihnen unter anderem optimierte Prozesspfade, Methoden für einen besseren Return on Investment (ROI) und Ursachen für Abweichungen aufzeigen.

In dieser Phase können Sie auch Ihre Prozesse mittels Prozess-Mapping visualisieren und dadurch besser verstehen. Einige Plattformen enthalten Prozesssimulationen, mit denen Sie Ihre angestrebten Geschäftsergebnisse visualisieren können.

Während das Process-Mining Ihnen einen Einblick in die tatsächlichen Abläufe Ihrer Prozesse gibt, liefert BPM Ihnen eine „idealisierte“ Prozessdarstellung Ihrer Unternehmensabläufe. Sie können beide Systeme gemeinsam nutzen, um Ihre Prozesse zu verbessern und die Verwaltung von Workflows und Geschäftsergebnissen zu optimieren.

Die Grundlage für ein funktionierendes BPM ist es, die derzeitigen Prozesse gut zu verstehen. Process-Mining unterstützt den gesamten BPM-Lebenszyklus.

Prozessoptimierung

Anhand der Daten, die Sie während der Prozesserkennung und Analysephase gesammelt haben, können Sie nun Änderungen an Ihren Prozessen vornehmen, um sie für die Automatisierung vorzubereiten. Dies ist auch der Punkt, an dem Sie die wichtigsten Prozesse auswählen, auf die Sie Ihr Augenmerk richten möchten.

Prozessautomatisierung

In dieser Phase können Ihre Prozessdaten für RPA-Zwecke exportiert werden. Anhand der zuvor gewonnenen Erkenntnisse können Sie den „goldene Mittelweg“ finden – den Weg, der mit dem geringsten Widerstand und dem höchsten ROI für die Automatisierung verbunden ist.

Prozessüberwachung und Prognosemethoden

Einige Process-Mining-Lösungen werden jede einzelne Prozessinstanz überwachen. Dies ist in der Regel nur bei vollständiger Prozessintelligenz möglich. Die Plattform gibt Warnungen aus oder handelt automatisch, wenn ungewöhnliche Prozessmuster beobachtet werden. Einige Plattformen können sogar prädiktive Analysen durchführen, um Ihre Prozessplanungsstrategie weiter zu verbessern.

Prozessüberwachung und Prognosemethoden

Einige Process-Mining-Lösungen werden jede einzelne Prozessinstanz überwachen. Dies ist in der Regel nur bei vollständiger Prozessintelligenz möglich. Die Plattform gibt Warnungen aus oder handelt automatisch, wenn ungewöhnliche Prozessmuster beobachtet werden. Einige Plattformen können sogar prädiktive Analysen durchführen, um Ihre Prozessplanungsstrategie weiter zu verbessern.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) verwendet Software-Roboter – oder „Digital Worker“ –, die Prozesse durchführen, die ansonsten von menschlichen Mitarbeitern abgewickelt werden.

Process-mining und RPA sind ein unschlagbares Duo, wenn es um die Implementierung von transformativer intelligenter Automatisierung (IA) geht. Wenn Sie genügend automatisierbare Prozesse identifiziert haben, können Sie mit RPA so richtig loselegen. Aber woher wissen Sie, welche Prozesse reif für die Automatisierung sind? Um diese Frage zu beantworten, brauchen Sie Process-Mining.

Process-Mining gewährt Einblicke in individuelle Geschäftsprozesse und zeigt auf, wie man diese optimieren kann und welche Möglichkeiten zur Automatisierung es gibt. Sie können damit auch die relevanten Prozesse vor deren Automatisierung feinabstimmen.

Mit Process Intelligence von SS&C Blue Prism können Sie:

• Ihre zu automatisierenden Prozesse identifizieren und sicherstellen, dass diese mit maximaler Leistung durchgeführt werden;
• Prozesse rascher transformieren;
• den Zeitaufwand für die Prozesserkennung um 80 % reduzieren;
• einen vollständigen Überblick über bestehende Systeme, Prozesse und Workloads erhalten, die unternehmensweit optimiert werden müssen.

Beim „Business Process Management“ (BPM) ist der Name Programm: Diese Software wird Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse strategisch zu verwalten, indem sie von A bis Z modelliert, analysiert und optimiert werden

Während das Process-Mining Ihnen einen Einblick in die tatsächlichen Abläufe Ihrer Prozesse gibt, liefert BPM Ihnen eine „idealisierte“ Prozessdarstellung Ihrer Unternehmensabläufe. Sie können beide Systeme gemeinsam nutzen, um Ihre Prozesse zu verbessern und die Verwaltung von Workflows und Geschäftsergebnissen zu optimieren.

Die Grundlage für ein funktionierendes BPM ist es, die derzeitigen Prozesse gut zu verstehen. Process-Mining unterstützt den gesamten BPM-Lebenszyklus.

Erkennen
Process-Mining hilft Ihnen, undokumentierte oder schlecht verstandene Prozesse zu identifizieren und gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über jeden Prozess in einem visuellen Dashboard.

Analyze
Erkenntnisse und Analysen aus dem Process-Mining helfen Ihnen, verbesserungswürdige Bereiche wie Engpässe und ineffiziente Abläufe zu identifizieren.

Konzipieren
Sobald Sie Ihre Prozesse analysiert haben, können Sie entscheiden, welche Prozesse automatisiert werden sollen und welche menschliche Eingriffe benötigen. Es ist nicht notwendig, alles zu automatisieren – aber es ist wichtig, die richtigen Automatisierungsentscheidungen zu treffen. Denken Sie daran, dass der neu gestaltete Prozess nach der Implementierung die neue Ist-Version ist.

Implementieren
Integrieren Sie Ihre Änderungen in Ihre Organisation – dies umfasst Arbeitsergebnisse, Zeitpläne und Mitarbeiterschulungen.

Überwachen
Process-Mining-Tools helfen Ihnen, Prozesse in Echtzeit zu überwachen, um Probleme und Anomalien zu erkennen und zu beheben. Während Ihre Automatisierung läuft, können Sie auftretenden Problemen nachgehen und diese schnell beheben. Überprüfen Sie die Ergebnisse kontinuierlich und durchlaufen Sie die fünf Phasen. Passen Sie Ihre Abläufe immer wieder an und verfeinern und optimieren Sie diese.

Process-Mining für das Versicherungswesen

Beispiele praktischer Process-Mining-Techniken für Versicherungsunternehmen:

• Abbildung des Schadensmanagementprozesses, von der Kontaktaufnahme des Kunden bis zur Auszahlung.
• Aufzeigen, wie viele Teilprozesse im breiteren Schadensprozess noch manuell verwaltet werden und wie viele automatisiert werden können. Anzeigen, welche Teilprozesse parallel anstatt nacheinander ablaufen könnten.
• Verbesserung des Kundenservice durch schnellere Fallbearbeitung dank optimierter Kundenbetreuungsprozesse. Durch schnellere Prozesse können Mitarbeitende mehr Zeit mit Kunden verbringen.

Process-Mining im Gesundheitswesen

Process-Mining unterstützt Organisationen aus dem Gesundheitswesen durch:

• Visualisierung von Prozessen wie Erstevaluierungen und Diagnosen, Patientenaufnahmen, Rechnungsstellung, Medikamentenverwaltung, Behandlung und laufende Pflege.
• Ermittlung und Verbesserung von Engpässen und Prozessen im Gesundheitswesen.
• Erkennen, warum manche Prozesse länger dauern als andere.
• Analyse der Prozesse für zwei ähnliche Pflegeereignisse, um bestimmte Regionen, Abteilungen oder Mitarbeitende zu vergleichen.
• Aufzeigen der Vorfälle und Aufgaben, die Pflegeprozesse verlangsamen bzw. zusätzliche Kosten verursachen.

Process-Mining für Finanzdienstleister und Bankwesen

Process-Mining unterstützt Finanzdienstleister und Banken durch:

• Verringerung der Risiken, die sich auf Compliance und die Einhaltung von aufsichtsbehördlichen Vorschriften beziehen. Wenn Sie Ihre Prozesse besser verstehen, können Sie menschlichen Fehlern vorbeugen und beispielsweise die Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Überprüfung von Sanktionslisten verbessern.
• Verbesserung der Transparenz, Geschwindigkeit und Genauigkeit der Kontrollen. Durch die Verwaltung von Prozessen mittels Process-Mining und Automatisierung erhalten Sie außerdem einen Audit-Trail, der eventuelle künftige Ermittlungen erleichtern wird.
• Schnellere Kreditbearbeitung. Indem Sie Ihre Kreditentscheidungs- und -vergabeprozesse rationalisieren, können Sie besser mit modernen FinTechs mithalten.

Process-Mining in der Fertigung und Lieferkette

Process-Mining und Process Intelligence verbessern die Bereiche Fertigung und Lieferketten durch:

• Rasches Identifizieren und Eliminieren von Engpässen in der Lieferkette dank durchgehender Transparenz über alle Lieferprozesse hinweg. Auf diese Weise sind Unternehmen besser auf Unvorhergesehenes vorbereitet, z. B. auf Lieferverzögerungen.
• Optimierung der Lieferkette dank Echtzeit-Analysen der Bewegungen von Waren und Komponenten zwischen verschiedenen Teilen der Lieferkette. Dies hilft Herstellern, mit schlanker Just-in-Time-Planung Kosten zu senken und flexibel zu bleiben.
• Aufzeigen von KPI-Abweichungen mittels Warnmeldungen; so können sich Fertigungsbetriebe rechtzeitig mit allen beteiligten Parteien in Verbindung setzen und diese auf dem Laufenden halten.
• Überwachung von Daten aus SCADA-, IoT- und Wartungssystemen, sodass Hersteller vorhersagen können, wann Maschinen und Geräte voraussichtlich repariert oder ersetzt werden müssen.
• Nachverfolgen von Lieferungen in Echtzeit und Kontrolle während jeder Transportphase – vom Versand bis zur Zustellung –, sodass Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden können.

Process-Mining in der Fertigung und Lieferkette

Process-Mining und Process Intelligence verbessern die Bereiche Fertigung und Lieferketten durch:

• Rasches Identifizieren und Eliminieren von Engpässen in der Lieferkette dank durchgehender Transparenz über alle Lieferprozesse hinweg. Auf diese Weise sind Unternehmen besser auf Unvorhergesehenes vorbereitet, z. B. auf Lieferverzögerungen.
• Optimierung der Lieferkette dank Echtzeit-Analysen der Bewegungen von Waren und Komponenten zwischen verschiedenen Teilen der Lieferkette. Dies hilft Herstellern, mit schlanker Just-in-Time-Planung Kosten zu senken und flexibel zu bleiben.
• Aufzeigen von KPI-Abweichungen mittels Warnmeldungen; so können sich Fertigungsbetriebe rechtzeitig mit allen beteiligten Parteien in Verbindung setzen und diese auf dem Laufenden halten.
• Überwachung von Daten aus SCADA-, IoT- und Wartungssystemen, sodass Hersteller vorhersagen können, wann Maschinen und Geräte voraussichtlich repariert oder ersetzt werden müssen.
• Nachverfolgen von Lieferungen in Echtzeit und Kontrolle während jeder Transportphase – vom Versand bis zur Zustellung –, sodass Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden können.

Process intelligence ist ein neuerer Prozessanalyseansatz, der das Process-Mining jedoch verbessern kann. Process Intelligence kombiniert mehrere prozessspezifische Analysen, um detaillierte Einblicke in komplexe Prozesse von A bis Z zu liefern. Und im Gegensatz zum traditionellen Process-Mining stellt Process Intelligence Echtzeitübersichten von Prozessen zur Verfügung und analysiert die konkreten Muster, die zu Störungen und Datensilos führen.

Dabei spielt es keine Rolle, wie komplex der Prozess ist oder wie viele Datenquellen er umfasst. Business Process Intelligence sorgt für eine kontinuierliche Prozessverbesserung mit weitaus tieferen Einblicken als dies mit Process-Mining allein möglich wäre.

Inwiefern erweitert Process Intelligence die Möglichkeiten des Process-Mining?

Die Process Intelligence verbessert und erweitert die Möglichkeiten des Process-Mining um neue Funktionen. Es könnten zum Beispiel Task-Mining-Tools hinzugefügt werden. Task-Mining arbeitet mit Daten an vorderster Front, gibt also Aufschluss über die konkrete Nutzung der Unternehmensgeräte durch das Personal. Dies hilft unter anderem dabei, alle für eine Aufgabe erforderlichen Schritte aufzuzeigen und zu analysieren, wie diese Schritte von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich abgewickelt werden. Durch die Untersuchung manueller und automatisierter Prozesse bietet die Process Intelligence weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der RPA-Ergebnisse.

Process Intelligence kann auch prädiktive Analysen enthalten: zum Beispiel die Vorhersage bestimmter Ergebnisse oder das Anzeigen von Warnungen, dass eine Frist überschritten oder eine SLA-Anforderung nicht eingehalten werden könnte.

Beispiele von Ereignissen und Verbesserungsmöglichkeiten, die mittels Process Intelligence aufgezeigt werden können:

• Übertragung von Aufgaben zwischen Digital Workern und Personal
• Möglichkeiten zur Straffung der Workflows und zur Steigerung der Produktivität
• Redundanzen und Engpässe
• Manuelle Aufgaben und deren Eignung für die Automatisierung
• Definition der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb eines manuellen Prozesses, sodass man anhand dieser Informationen eine RPA-Vorlage für die Automatisierung erstellen kann
• Daten, die zeigen, wie Digital Worker in jedem Prozess Zeit und Geld sparen können
• Kosten- und Effizienzvergleich zwischen Digital Workern und menschlicher Belegschaft

Inwiefern erweitert Process Intelligence die Möglichkeiten des Process-Mining?

Die Process Intelligence verbessert und erweitert die Möglichkeiten des Process-Mining um neue Funktionen. Es könnten zum Beispiel Task-Mining-Tools hinzugefügt werden. Task-Mining arbeitet mit Daten an vorderster Front, gibt also Aufschluss über die konkrete Nutzung der Unternehmensgeräte durch das Personal. Dies hilft unter anderem dabei, alle für eine Aufgabe erforderlichen Schritte aufzuzeigen und zu analysieren, wie diese Schritte von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich abgewickelt werden. Durch die Untersuchung manueller und automatisierter Prozesse bietet die Process Intelligence weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der RPA-Ergebnisse.

Process Intelligence kann auch prädiktive Analysen enthalten: zum Beispiel die Vorhersage bestimmter Ergebnisse oder das Anzeigen von Warnungen, dass eine Frist überschritten oder eine SLA-Anforderung nicht eingehalten werden könnte.

Beispiele von Ereignissen und Verbesserungsmöglichkeiten, die mittels Process Intelligence aufgezeigt werden können:

• Übertragung von Aufgaben zwischen Digital Workern und Personal
• Möglichkeiten zur Straffung der Workflows und zur Steigerung der Produktivität
• Redundanzen und Engpässe
• Manuelle Aufgaben und deren Eignung für die Automatisierung
• Definition der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb eines manuellen Prozesses, sodass man anhand dieser Informationen eine RPA-Vorlage für die Automatisierung erstellen kann
• Daten, die zeigen, wie Digital Worker in jedem Prozess Zeit und Geld sparen können
• Kosten- und Effizienzvergleich zwischen Digital Workern und menschlicher Belegschaft

Bevor Sie mit Ihrem Process-Mining-Projekt beginnen, sollten Sie entscheiden, was Sie zuerst in Angriff nehmen möchten. Vielleicht möchten Sie ein kleines Testprojekt durchführen, das Ihnen dann dabei helfen kann, Ihren Business Case zu erstellen. Wenn möglich sollten Sie sich zuerst auf jene Prozesse konzentrieren, die den höchsten Verbesserungsbedarf haben. Sie sollten auch darüber nachdenken, welche Prozesse wahrscheinlich die größten Auswirkungen haben werden.

Achten Sie schließlich darauf, dass Sie die richtigen Personen einbeziehen. Für ein erfolgreiches Process-Mining sind unterschiedliche Fähigkeiten erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team zumindest folgende Mitglieder umfasst: eine/n Prozessleiter/in, eine/n Analyst/in und eine/n Strategiemanager/in. Außerdem sollten Sie sich zumindest mit den Prozessverantwortlichen und dem wichtigsten IT-Personal beraten.

Legen Sie Ihre Ziele fest und definieren Sie erste Leistungskennzahlen. Ohne diese Definition können Sie die Ergebnisse des Process-Mining nur schwer beurteilen

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich für das richtige Produkt entscheiden, also für eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Sie sollten nach einer Plattform suchen, die auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist. Sie sollten auch prüfen, ob eine umfassende Process-Intelligence-Lösung eine bessere Investition sein könnte.

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Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Process Intelligence das Process-Mining verbessert und die Automatisierung beschleunigt, laden Sie unseren Process-Mining-Leitfaden herunter.

• Process-Mining ist eine Technik zum Identifizieren, Analysieren und Optimieren von Geschäftsprozessen.
• Dabei werden Daten aus Systemereignisprotokollen extrahiert, um ein Prozessmodell zu erstellen.
• Process-Mining ist eine effiziente Methode, die Chancen identifizieren und Geschäftsprozesse verbessern kann.
• Process Intelligence verbessert das Process-Mining, indem es neue Funktionen hinzufügt und tiefere Einblicke liefert.