La RPA assurée par l’intermédiaire d’un centre de services IPAC établi par PTT Digital

L’Autorité pétrolière de Thaïlande, PTT Group, est une organisation publique responsable de l’exploration, de la production, du raffinage et de la distribution des produits pétroliers du pays. Près de 25 000 employés jouent un rôle crucial dans la garantie d’un approvisionnement énergétique stable et sûr pour la population thaïlandaise. PTT Digital fournit des services informatiques au groupe PTT et s’engage dans des efforts de transformation numérique avec l’aide d’une main-d’œuvre numérique SS&C Blue Prism active. Le succès du programme d’automatisation de PTT Digital l’a conduit à créer l’Intelligent Process Automation Center (IPAC) afin de partager ses connaissances et ses automatisations spécifiques avec les entreprises thaïlandaises locales.

Le défi

PTT Group exploite de nombreuses filiales et sociétés affiliées – PTT Exploration and Production, Thai Oil, PTT Natural Gas, Global Power Synergy et PTT Retail Business – et chacune d’entre elles se spécialise dans différents aspects du secteur de l’énergie. L’efficacité opérationnelle est essentielle, mais il est difficile de maintenir des opérations métier sans accroc à l’échelle de plusieurs grandes filiales. Les équipes financières de chaque organisation effectuent des tâches complexes, chronophages et souvent répétitives, telles que les rapports de fin de mois et les rapprochements bancaires. PTT Group souhaitait accroître l’efficacité de ces processus et améliorer la productivité de son personnel financier.

La solution

PTT Digital a mis en œuvre l’automatisation robotisée des processus (RPA) il y a cinq ans. L’entreprise a commencé par se concentrer sur les processus financiers clés, qu’elle a ensuite généralisés dans l’ensemble du groupe PTT, afin de s’étendre à d’autres fonctions métier telles que la chaîne d’approvisionnement et l’informatique.

Les rapprochements bancaires constituent un domaine dans lequel la RPA a eu un impact positif, notamment en s’assurant que les données de l’entreprise correspondent à celles de la banque, et qui permet d’identifier et de résoudre les écarts. Les agents virtuels de SS&C Blue Prism facilitent le rapprochement automatique, la vérification des relevés, le chargement des enregistrements dans les systèmes internes et l’envoi de notifications par e-mail. Ils effectuent ce processus 72 % plus rapidement qu’un processus manuel et restituent 560 heures (ou 70 jours) par mois à l’entreprise. 

Un processus essentiel de fin de mois a également été transformé. Avant d’automatiser le processus, les équipes ont travaillé à sa refonte afin qu’il soit le mieux adapté aux agents virtuels. L’agent virtuel extrait désormais les données de plusieurs feuilles de calcul Excel et consolide toutes les données pertinentes dans une seule feuille de calcul. Il se connecte ensuite à SAP, suit les règles spécifiques à l’application et effectue les étapes nécessaires pour terminer le rapport. Le temps nécessaire à la réalisation de ce rapport a été réduit de 85 %.

Forte de nombreuses automatisations réussies à son actif et d’un désir d’étendre rapidement ces succès à l’ensemble du groupe PTT et au-delà, PTT Digital a créé IPAC. Cette équipe a pour objectif d’accélérer la transformation digitale et d’adopter la RPA dans l’ensemble de l’entreprise. Lorsque l’IAPC développe une nouvelle automatisation, elle peut facilement la réutiliser dans l’ensemble de l’entreprise. C’est donc un gain de temps et d’argent pour PTT Group, qui a rapidement adopté l’automatisation. L’IPAC a fait passer son programme au niveau supérieur et a créé de nouvelles sources de revenus en apportant ses automatisations et ses connaissances à d’autres entreprises thaïlandaises et en leur proposant de les aider à tirer parti de la RPA pour affiner leurs processus métier.