Wenn Sie ein RPA-Programm betreiben und häufig einen abrupten Wechsel von zu vielen Prozessen in Ihrer Pipeline hin zu zu wenigen erleben, stecken Sie möglicherweise im Zyklus von Überfluss und Mangel fest.

Dies ist in frühen Automatisierungsphasen nicht weiter ungewöhnlich. Nachdem Ihre anfänglichen Bemühungen der Prozesserkennung galten, erfordert die nächste Phase der Entwicklung, Bereitstellung und Ausführung der Digital Worker Ihre gesamte Energie. Mit der Folge, dass Sie nicht aktiv nach weiteren Prozessen Ausschau halten. Schon bald stellen Sie jedoch fest, dass die Pipeline auffällig leer erscheint, und der Zyklus beginnt von vorne.

Ich habe diese Erfahrung selbst gemacht und kenne andere Unternehmen, denen es ähnlich ergangen ist. Die gute Nachricht ist, dass es nicht so bleiben muss. Mit fünf einfachen Schritten durchbrechen Sie den Kreislauf und werden mit einer gut bestückten Pipeline qualitativ hochwertiger Prozesse zur Automatisierung belohnt.

1. Interesse erzeugen
2. Das schwarze Loch vermeiden
3. Ungeeignete Prozesse ablehnen
4. Den Prozesstrichter nutzen
5. Vormerken statt wegwerfen

Interesse für die Automatisierung erzeugen

Zu Beginn ist es meist relativ einfach, Automatisierungen innerhalb eines Unternehmens bekannt zu machen. Alles ist neu und frisch und die Mitarbeiter können es kaum erwarten, mit eigenen Augen zu sehen, was sie kann. Darüber hinaus ist die Sensibilisierung für die Vorteile der RPA anfangs wichtig, um Prozesse zu finden, die Sie automatisieren können. Also tun Sie, was getan werden muss. Der Schlüssel liegt jedoch darin, diese Motivation beständig aufrechtzuerhalten.

Indem Sie einen Kommunikationsplan sowie einen Kalender mit Aktivitäten erstellen, lassen Sie andere wissen, dass Sie noch da sind und Ergebnisse für das Unternehmen erzielen. Allgemeine Mitteilungen an sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens sind natürlich wichtig, sollten aber nicht Ihre einzige Strategie sein.

Überlegen Sie, wer Ihre idealen Kunden sind: Welche Bereiche des Unternehmens könnten am meisten von Ihren Dienstleistungen profitieren? Wie erzeugen Sie für diese Bereiche einen Mehrwert? Wie können Sie beweisen, dass Sie genau das liefern können, was benötigt wird? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie zielgerichtet kommunizieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dieser Aspekt sollte im Mittelpunkt Ihrer Kommunikationsstrategie stehen.

Das schwarze Loch vermeiden

Interesse zu erwecken, ist relativ einfach. Mit der Zeit wird sich jedoch niemand mehr dafür interessieren, was Sie tun, wenn die Betreffenden Ihre Aktivitäten nicht mit eigenen Augen sehen können. Nichts zerstört das Interesse an einer neuen Initiative schneller als ein schwarzes Loch.

Was meine ich, wenn ich von einem schwarzen Loch spreche? Ein Unternehmen, mit dem ich früher einmal zusammengearbeitet habe, hatte ein großartiges Innovationsprojekt am Laufen. Interessenten waren dazu eingeladen, Ideen einzureichen, die entweder intern zu Verbesserungen im Unternehmen führen oder extern Kunden helfen würden. Gute Ideen sollten positiv bewertet werden, jeder sollte eine Form von Feedback erhalten und die besten Ideen sollten schließlich umgesetzt und mit einem Preis belohnt werden. Dazu kam es jedoch nie.

Das Projekt erwies sich als Flop. Nachdem es im ersten Jahr noch erfolgreich war, begann das Feedback anschließend zu versiegen. Die Mitarbeiter reichten ihre Ideen ein, ohne eine Rückmeldung zu erhalten. Das Ergebnis? Es dauerte nicht lange, bis niemand mehr neue Ideen einreichte. Das war jedoch nicht das Schlimmste. Schnell sprach sich herum, was für ein Reinfall das Ganze gewesen sei. Diejenigen, die Zeit und Mühe investiert hatten, um ihre Ideen einzureichen, hatten eine gefühlsmäßige Beziehung zu diesen aufgebaut. Keinerlei Rückmeldung zu erhalten, war für sie schlimmer, als zu erfahren, dass ihre Idee nicht ausgewählt worden war. Sie hatten das Gefühl, als seien ihre Beiträge in einem schwarzen Loch verschwunden.

Richten Sie daher unbedingt eine Feedbackschleife ein. Diese kann verschiedene Formen annehmen. Beispielsweise könnten Sie allen Interessenten Einblick in die Pipeline gewähren und den Status regelmäßig aktualisieren oder denjenigen, die Prozesse zur Automatisierung eingereicht haben, regelmäßige Status-Updates per E-Mail senden.

Ungeeignete Prozesse ablehnen

Es kann – insbesondere während ruhigerer Phasen – verlockend sein, alle Prozesse, die bei Ihnen zur Automatisierung eingehen, anzunehmen. Was in Bezug auf die Arbeitsauslastung zunächst wie eine gute Idee erscheinen mag, kann jedoch mit Nachteilen verbunden sein.

Erstens trägt die Konzentration auf die Entwicklung ungeeigneter Prozesse nicht dazu bei, Sie Ihren strategischen Zielen näherzubringen. Sie werden Ihnen kaum dabei helfen, Ihre Vision zu verwirklichen. Zweitens birgt die Beschäftigung mit ungeeigneten Projekten die Gefahr, die richtigen Chancen – d. h. diejenigen, die Sie Ihrem Ziel näherbringen – zu verpassen.

Das heißt natürlich nicht, dass Sie nicht hier und da Arbeit von geringerem Wert annehmen sollten, die sich künftig als strategisch wichtig erweisen könnte. Zeit, die Sie in die Automatisierung eines Prozesses investieren, um einer neuen Abteilung zu helfen oder einem leitenden Angestellten Ihren Wert zu demonstrieren, zahlt sich langfristig aus. Achten Sie jedoch darauf, frühzeitig diejenigen Prozesse abzulehnen, die der Gesamtvision Ihres Automatisierungsprogramms nicht zuträglich sind.

Aber wie?

Den Trichter richtig befüllen

Welchen Trichter? Das Bild des Trichters übernehmen wir aus dem Verkaufsbereich. Oben kommen die möglichen Chance hinein, durchlaufen spezifische Prozesse - und unten kommen die Verkäufe heraus.

In den Trichter werden also die Prozesse mit Automatisierungspotenzial gefüllt, durchlaufen das Prozesserkennungs-Framework und kommen als vollständig analysierte Prozesse heraus, die zur Automatisierung freigegeben sind.

Was ist das Prozesserkennungs-Framework? Dabei handelt es sich um einen dreistufigen Prozess zur Identifizierung der besten Automatisierungschancen: Selektion>Bewertung>Analyse. Jede Phase trägt dazu bei, diejenigen Prozesse zu filtern und zu priorisieren, die ausgehend von den zugrunde liegenden strategischen Zielen automatisiert werden sollten. Es steht Ihnen natürlich frei, Ihre eigene Version zu erstellen. Wichtig ist lediglich, dass Sie über eine offizielle Herangehensweise verfügen, die den Zielen, die Sie als RPA-Team erreichen möchten, gerecht wird.

Vormerken statt wegwerfen

Während sich Ihr Trichter mit möglichen Chancen füllt, werden auch einige Prozesse darunter sein, die den Anforderungen noch nicht gerecht werden. Möglicherweise ist für einen Prozess ein OCR-Element oder ein Webformular zur Standardisierung der Eingabe erforderlich und Ihnen steht beides noch nicht zur Verfügung. Verwerfen Sie diese Prozesse nicht. Wenn Sie sie in mehrere Bestandteile zerlegen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie bestimmte Elemente schon jetzt automatisieren können. Selbst wenn dies nicht der Fall sein sollte, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie die betreffenden Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt automatisieren können, wenn Sie Ihre Kapazitäten ausweiten. Kennzeichnen Sie diese Prozesse zur späteren Wiedervorlage und wenden Sie sich dann der nächsten Chance zu.

Eine konsistente Herangehensweise an das Füllen und Verwalten der Prozess-Pipeline gewährleistet einen beständigen Auftragsfluss und unterstützt Sie beim Erreichen Ihrer Ziele. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Dienstleistung auch dann weiter zu bewerben, wenn Ihre Auftragsbücher bereits gut gefüllt sind. Solange Sie über eine Feedbackschleife sowie ein offizielles Erkennungs-Framework zur sachgemäßen Priorisierung verfügen, können Sie nicht viel falsch machen.