RPA 101 – Kapitel 1

Kapitel 1

Warum es wichtig ist, eine umsetzbare RPA-Vision zu formulieren

Die Entwicklung eines RPA-Automatisierungsprogramms im eigenen Unternehmen mag zunächst als eine überwältigende Aufgabe erscheinen. Dabei sind so viele Mitarbeiter und Geschäftsprozesse zu berücksichtigen, dass allein der Gedanke an ein solch großes Unterfangen die praktische Umsetzung verhindern kann. Das muss jedoch nicht so sein.


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In den letzten Jahren konnten wir einen großen Unterschied zwischen Unternehmen feststellen, die ein erfolgreiches RPA-Automatisierungsprogramm eingeführt haben, und solchen, denen dies nicht gelungen ist. Dieses lässt sich in vier Worten zusammenfassen: Think big, start small. Zu deutsch: Lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf und planen Sie im großen Stil, aber beginnen Sie mit kleinen Schritten.

Think Big, Start Small

Große Pläne können den Innovationsprozess innerhalb eines Unternehmens inspirieren und erheblich beschleunigen. Ohne große Pläne wäre die Menschheit niemals auf dem Mond gelandet. Große Pläne verlangen jedoch von Führungskräften, eine Vision zu formulieren und diese klar und deutlich allen im Team zu vermitteln, um eine erfolgreiche Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Die Formulierung einer RPA-Vision bietet allen Mitarbeitern eines Unternehmens die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise neu zu betrachten. Wichtig ist dabei, aus der RPA-Vision eine strategische Roadmap für die intelligente Automatisierung zu erarbeiten, um den Kurs des Unternehmens aufzuzeigen.

Führungskräfte spielen meistens eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer Strategie für die intelligente Automatisierung und der RPA-Vision. Sie geben anhand von Markttrends, Branchenstandards, regulatorischen Anforderungen und Mitarbeitereinbindung die einheitliche Umsetzung im Unternehmen vor.

Ihre RPA-Vision

Die Formulierung einer RPA-Vision im Einklang mit der Strategie für die intelligente Automatisierung erfordert zunächst konkretes Handeln der Entscheidungsträger. Sobald die Vision steht, können die verschiedenen Geschäftsbereiche ihre taktischen Pläne auf die Unterstützung der Automatisierungsstrategie ausrichten.

Strategische Roadmap für die intelligente Automatisierung

Die strategische Roadmap für die intelligente Automatisierung bietet ähnlich wie eine Straßenkarte aus Papier eine ganzheitliche Sicht auf das gesamte Vorhaben. Alle im Team erhalten so eine Vorstellung davon, welche Ziele das Unternehmen verfolgt. Doch ähnlich wie bei einer Papierkarte gilt auch hier: Je umfangreicher die abgebildete Strecke, desto unschärfer werden einzelne Details abgebildet.

Im Rahmen einer RPA-Vision kann das Center of Excellence (CoE) von Blue Prism diese fehlenden Prozessdetails hervorragend ergänzen. Das RPA Center of Excellence verfügt über die technische Expertise, um die Möglichkeiten der RPA-Technologie zu verstehen, sowie über die unternehmerische Sicht, um diese Technologie zur Lösung konkreter Problemstellungen einzusetzen.

Das Center of Excellence als Navigationssystem

Das RPA Center of Excellence fungiert als eine Art Navigationssystem, das praktische, in einzelne Schritte unterteilte Lösungen liefert, damit das Unternehmen auf Kurs bleibt. Häufig kennen die Geschäftsbereiche nicht die technologischen Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Arbeitsweise, während IT-Teams zu wenig über das Tagesgeschäft der einzelnen Geschäftsbereiche wissen, um ihr technisches Fachwissen bestmöglich einzubringen.

Das RPA Center of Excellence schließt diese Lücke, indem es die IT und Geschäftsfunktionen zusammenbringt, um das kombinierte Wissen beider Abteilungen zum Vorteil des Unternehmens zu nutzen.

Das Center of Excellence bietet technische Schulungen an und stellen neue Möglichkeiten vor – z. B. intelligente Automatisierung mit RPA, OCR und IDP (intelligente Dokumentenverarbeitung) oder natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP) –, die für die Business-Teams neu sind.

Durch die Einbindung der IT-Teams in das RPA Center of Excellence lassen sich die RPA-Vision und die Strategie für die intelligente Automatisierung zudem umfassender in die kurz- und langfristigen Technologiepläne integrieren.

Erkenntnisse durch Process Mining

Die RPA-Vision gibt die Richtung vor, während das Center of Excellence den Fortschritt mit Tools wie z.B. Process Mining ermittelt. Process Mining bietet neue Erkenntnisse über unsere Arbeitsweise.

In vielen Fällen kann die RPA-Vision etwas vage erscheinen. Hier trägt Process Mining dazu bei, dass wir den vor uns liegenden Weg klarer erkennen können, um konkrete, informationsbasierte Automatisierungslösungen zu entwickeln. Mit Process Mining können wir „klein anfangen“: Zuerst machen wir indirekte Schritte und Aufgaben innerhalb eines umfassenderen Prozesses sichtbar und stimmen diese dann mit unserer Strategie für die intelligente Automatisierung sowie unserer RPA-Vision ab. Dafür nutzen wir objektive Erkenntnisse, die wir aus den Unternehmensdaten gewinnen.

Ist kein Process Mining möglich, kann das Center of Excellence auch Workshops zur Prozessabbildung - Stichwort „Process Mapping“ - mit verschiedenen Geschäftsteams durchführen, um für die Automatisierung geeignete Prozesse zu ermitteln. Diese Workshops können äußerst nützlich sein – nicht nur, um automatisierbare Prozesse zu finden, sondern auch, um diese Prozesse im wechselseitigen Kontext zu priorisieren.

Kommt Process-Mining-Software zum Einsatz, wird die subjektive Prozesserkennung durch eine tiefergehende Datenanalyse auf Systemebene ersetzt. So können weitere Erkenntnisse gewonnen werden, die bei Process-Mapping-Workshops zur manuellen Prozesserkennung vielleicht übersehen würden.

Mitarbeiter sind die treibende Kraft bei der intelligenten Automatisierung

Die Entwicklung eines Programms anhand dieser Methode gibt sowohl die Richtung als auch die einzelnen Schritte vor, damit Ihre intelligente Automatisierung ein voller Erfolg wird. Klarheit bei der RPA-Vision und Strategie für die intelligente Automatisierung sind zweifellos wichtig. Noch wichtiger sind jedoch die Mitarbeiter, die den täglichen Geschäftsbetrieb Ihres Unternehmens am Laufen halten. Sie sind die kreative Kraft, die Ideen für neue Arbeitsweisen hervorbringt, um Innovationen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.


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Bewährte Betriebsmethodik zur umfassenden Umsetzung einer Strategie für die intelligente Automatisierung

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