Die Design Authority, auch bekannt unter dem deutschen Begriff Designautorität, übernimmt in den neu entstehenden RPA-Kompetenzzentren eine oft verkannte und unterschätzte Rolle. Aber ihr Wert ist, unabhängig von der Reife des RPA-Programms, so groß, dass ich beschlossen habe, ihr einen ganzen Blog-Beitrag zu widmen.

Regelmäßig stelle ich fest, dass Centers of Excellence (CoE) von RPA-Programmen, die vor etwas mehr als einem Jahr gegründet wurden, immer noch Fragen zur fehlenden Wiederverwendbarkeit der Objekte und zur Entwicklungsdauer von Prozessautomatisierungen haben, denn letztere erscheint ihnen recht lang.

Die Antworten auf all diese Fragen finden sich im Konzept der Design Authority, die für die Entwicklungsteams eine Doppelrolle als Berater und Wächter über die Best Practices einnimmt. Sie unterstützt und validiert die Elemente der Prozessarchitektur während der Design- und Roll-Out-Phase.

Die Design Authority muss nicht unbedingt durch eine einzelne Person verkörpert werden. Es jedoch unerlässlich, dass sie über alle notwendigen Fachkenntnisse verfügt und zu Beginn des Programms durch Ressourcen außerhalb der Organisation unterstützt wird.

Die Zuständigkeiten der Design Authority

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist die Design Authority einer der Schlüssel zu einem skalierbaren RPA-Programm und dessen langfristigem Erfolg. Welche Aufgaben liegen also konkret in der Verantwortung der Design Authority?

Garant für die Einhaltung von Best Practices und Qualitätsstandards

Zuallererst muss die Design Authority sicherstellen, dass sich das gesamte CoE und alle an Ihrem RPA-Programm beteiligten Parteien an die von Ihrer Organisation und Blue Prism festgelegten Best Practices und Standards zur Qualitätssicherung einhalten.

Das beinhaltet die Überprüfung von Artefakten, die Genehmigung aller Designs und die Validierung von Implementierungen vor dem Roll-Out, um das Qualitätsniveau und die korrekte Anwendung des genehmigten Designs zu bestätigen. In Fällen, in denen Abweichungen oder Diskussionspunkte festgestellt wurden, sollte die Design Authority zur Verfügung stehen und konkrete Empfehlungen aussprechen können.

„Permanente Kommunikation“

Die Design Authority sollte mit den Entwicklernn und den Designern zusammenarbeiten und als Vermittler in Automatisierungsprojekten fungieren.

Folgendes steht auf dem Programm:

• Regelmäßiger (z. B. wöchentlicher) Austausch mit den Design- und Entwicklungsteams, um die Implementierungspläne zu unterstützen
• Validierung aller Artefakte unter Einhaltung der Zeitpläne 
• Austausch mit Entwicklern und Designern, um die Prozessdokumentation zu validieren

Die Übersicht behalten

Die Design Authority ist zudem der Garant für ein gut dokumentiertes Projekt und damit für seinen langfristigen Erfolg. Sie sollte eine Anlaufstelle mit allen Erkenntnissen und Dokumenten zum RPA-Programm sein, die Dokumentation auf dem aktuellen Stand halten und natürlich die Arbeit der Entwickler und Designer mit diesen Ressourcen erleichtern.

Meister der Best Practices

Sie ist dafür zuständig, Best Practices innerhalb des CoE zu definieren, zu validieren und weiterzuentwickeln.

Sie muss zudem regelmäßig eingreifen und dazu den Entwicklungsteams regelmäßiges Feedback und Beratung anbieten. So kann sichergestellt werden, dass die Best Practices der betrieblichen Realität entsprechen und gegebenenfalls angepasst werden.

Welche Werkzeuge stehen der Design Authority zur Verfügung?

Obwohl sie so etwas wie ein RPA-Super-Ninja ist, arbeitet die Design Authority nicht allein: Sie stattet sich mit Werkzeugen aus, die sowohl ihre Arbeit als auch die der Mitarbeiter, denen sie dient, erleichtern und ihr helfen, die gewünschten Qualitäts- und Effizienzstandards aufrechtzuerhalten.

Das stelle ich mir folgendermaßen vor:

Checklisten für Design- und Entwicklungskontrollen

Mit solchen detaillierten Checklisten können sie auf einfache Weise die Kontrollen dokumentieren, die bei Prozessen und Objekten durchgeführt werden müssen, und Ihr Team an sie erinnern. Hierzu gehören insbesondere Kontrollen der Designvoraussetzungen, der Passwortverwaltung, der Ausnahmebehandlung, der Überlegungen zur Wiederverwendung von Objekten, der Geschäftslogik von Objekten, der Namenskonventionen und auch Fragen der Leistung.

Mit einer Standardlösung für das Informationsmanagement können Sie diese Erkenntnisse einfach speichern und organisieren.

Bibliothek der Geschäftsobjekte

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um eine Lösung, mit der Sie alle Objekte auflisten und speichern können, die entwickelt wurden und zum jeweiligen Zeitpunk tin in der Produktion verwendet werden. Sie enthält die Namen der Objekte sowie die verschiedenen Aktionen, Inputs und Outputs der Objekte. Sie können diese Liste durch weitere Details mit einer Zuordnung zwischen den Objekten und den entwickelten Prozessen ergänzen.

Hier können Sie ein Werkzeug wie Enterprise Digital Exchange verwenden, um Ihre Geschäftsobjekte auf der Ebene Ihres Frameworks zu klassifizieren und zu verteilen.

Ihre Design Authority kann auch andere Werkzeuge einführen, die den Entwicklungsaufwand im CoE verringern, so z. B. eine Liste der Objekte und Prozesse, die sich gerade in der Entwicklung befinden.

Entwicklung und Evolution der Design Authority

Sie können Ihre Design Authority weiterentwickeln, indem Sie ihren Zuständigkeitsbereich auf die Teststrategien ausdehnen.

Zwar ist Ihr Ansatz für die Design Authority von Anfang an für den Erfolg Ihres RPA-Projekts entscheidend, aber es ist es ebenso unerlässlich, dass er sich zusammen mit dem Projekt weiter entwickelt, um eine ausreichende und vor allem konstante Geschwindigkeit bei der Ausführung zu gewährleisten.

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RPA in aller Klarheit

In dieser Serie ohne Verbote behandeln wir die RPA in aller Klarheit und erörtern verschiedene Fragestellungen, von den wirklichen Vorteilen der Lösung über die Auswahl der Prozesse, die für eine maximale Wirkung automatisiert werden sollen, bis hin zu den Best Practices für ihre Einführung.