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Blog | 09.08.2023

RPA und OCR: Schnellere Dokumentenbearbeitung

RPA und OCR:
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Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:Papierstapel füllen Ihren Schreibtisch, während Sie vom surrenden Geräusch der umliegender Bürogeräte umgeben sind. Jedes Blatt Papier erfordert Ihre Aufmerksamkeit, während Sie sich durch den Dokumentendschungel arbeiten und hoffen, dass Sie nichts übersehen haben, denn es wäre mehr als lästig, wenn Sie diesen mühsamen Prozess wiederholen müssten. Das kommt Ihnen bekannt vor? 

Dann sind sie nicht alleine.

Selbst in unserer digitalisierten Welt von heute arbeiten einige Unternehmen immer noch mit großen Datenmengen auf Papier. Man schätzt, dass beinahe 80 % dieser Daten in unstrukturierter Form vorliegen, auf handgeschriebenen Formularen und Notizzetteln. Das Fehlen der richtigen Ressourcen macht das Einlesen und Analysieren von Daten unnötig kompliziert, und der Marktforscher Forrester geht davon aus, dass 60 % bis 73 % aller Daten erst gar nicht genutzt werden.

Es gibt aber eine Lösung, diesen Teufelskreis zu durchbrechen. Die Kombination aus optischer Zeichenerkennung und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) kann Ihnen helfen, die manuelle Datenextraktion zu minimieren, repetitive Arbeiten zu eliminieren und Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, von denen Sie gar nicht mehr gewusst haben, dass sie überhaupt noch vorhanden sind. Nabeln Sie sich von überholten Prozessen ab und schaffen Sie ein ruhigeres Arbeitsumfeld, in dem Produktivität und Innovation gedeihen.

Was ist OCR?

Die optische Zeichenerkennung (optical character recognition, OCR) ist eine Technologie, die Ihnen hilft, unstrukturierte Dokumente, Bilder und handschriftlichen Text in strukturierte, maschinenlesbare Formate umzuwandeln. Beispiele für unstrukturierte Daten und Dokumenttypen, die konvertiert werden können, sind:

  • E-Mails
  • Multimediainhalte (digitale Aufnahmen, Audio- und Videoinhalte)
  • Textdateien und digitale Dokumente (PDFs, Notizen und Präsentationen)
  • Umfrageergebnisse (offene Kommentarfelder)
  • Gescannte Dokumente (handgeschriebene Formulare, Notizen und Rechnungen)

Welche Rolle spielt OCR im Kontext der Automatisierung?

In der Automatisierung wird OCR eingesetzt, um papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Durch die Extraktion integraler Informationen aus Ihren Dokumenten und deren Umwandlung in maschinenlesbare Formate trägt OCR dazu bei, manuelle Dateneingabeprozesse zu vermeiden und stattdessen einen schnelleren und effizienteren Datentransfer in Ihrem gesamten Geschäftsablauf zu ermöglichen.

OCR ist zwar ein beeindruckendes Tool, aber das volle Potenzial entfaltet sich erst in Kombination mit anderen Anwendungen und Automatisierungstools. Hier kommt RPA ins Spiel.

Was ist RPA?

RPA bedeutet „robotic process automation“. Hier werden Software-Roboter eingesetzt, um digitale Abläufe zu automatisieren, die zuvor von einer Person erledigt wurden. Auf RPA basierende Softwareroboter imitieren menschliches Verhalten und können so Routine- und wiederkehrende Aufgaben übernehmen, für die keine menschliche Intelligenz erforderlich ist. Sie können beispielsweise Daten aus Dokumenten wie Rechnungen extrahieren und überprüfen, ob diese angenommen, abgelehnt oder einem weiteren Genehmigungsverfahren unterzogen werden sollen.

Warum wird OCR mit RPA und Automatisierung kombiniert?

Wie bereits erwähnt sind OCR-Anwendungen nur eingeschränkt einsatzfähig, wenn sie isoliert verwendet werden. In Kombination mit RPA sind sie jedoch sehr effizient. RPA und OCR sind Komplementärtechnologien, die, wenn sie gemeinsam eingesetzt werden, manuelle Prozesse durchgängig automatisieren können. Sie können dabei helfen, Daten fast ohne menschliche Intervention effizient zu strukturieren und Ihnen so einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie arbeitet OCR mit RPA zusammen?

OCR-Anwendungen fungieren als Basis für RPA-Anwendungen. OCR analysiert zunächst die Muster in nicht digitalisierten Dokumenten, um sie in das gewünschte lesbare, bearbeitbare Format zu bringen. RPA bearbeitet dann die relevanten Daten und transferiert diese in die erforderlichen Systeme und Tools.

Man kann sich die beiden Systeme als produktives Duo vorstellen, das Puzzles zusammensetzt. RPA kombiniert die richtigen Puzzleteile, während OCR sie im Hintergrund entziffert und fehlende Teile nachreicht. RPA greift auf die Hilfe von OCR zurück, um ein Gesamtbild zu erstellen.

RPA und OCR lassen sich in weiterer Folge in ein viel größeres System integrieren, das wir intelligente Automatisierung nennen (IA) und das kognitive Technologien kombiniert, die in der Lage sind, Geschäftsabläufe und Entscheidungsfindungsprozesse zu rationalisieren. Die IA-Kerntechnologien umfassen unter anderem auch Folgendes: Business Process Management (BPM), künstliche Intelligenz (KI), Process Intelligence, No-Code-Entwicklung, maschinelles Lernen (ML) und Verarbeitung natürlicher Sprache (natural language processing, NLP).

Vorteile von OCR und RPA

Es hat mehrere Vorteile, dieses starke Duo in Ihr Automatisierungsteam aufzunehmen. Hier einige der Schlüsselfunktionen:

  • Rascher Workflow: Dies ist bei weitem der wichtigste Aspekt für Unternehmen. Wenn OCR und RPA zusammenarbeiten, können Daten viel schneller eingegeben und verarbeitet werden als dies manuell möglich wäre. Ihre Belegschaft wird Stunden einsparen (und vielleicht sogar Tage), die für das Erkennen, Extrahieren, Analysieren und Organisieren von Daten erforderlich sind.
  • Mehr Präzision: Angesichts des hohen Papieraufwands sind herkömmliche manuelle Methoden bei der Dateneingabe, -verarbeitung und -analyse sehr fehleranfällig. Im Grunde genommen ist jeder Berührungspunkt eine potenzielle Fehlerquelle, insbesondere wenn es um große Datenmengen geht. RPA und OCR eliminieren Tippfehler, Fehlinterpretationen oder Dateneingabefehler. In Verbindung mit fortschrittlicheren KI-Technologien kann das Duo sogar eine noch genauere Datenverarbeitung durchführen.
  • Mehrwert im Laufe der Zeit: Die Technologie wird immer intelligenter, genauer und effizienter. Mit integrierten Zusatztechnologien wie ML und KI können immer komplexere Dokumente bearbeitet werden.
  • Befreit die Belegschaft von simplen Routineaufgaben : OCR und RPA erfordern kaum menschliche Eingriffe und Ihre Teams können sich daher auf wirklich wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Es geht um mehr als nur um das wiederholte Eingeben von Informationen; mit Technologien wie Desktopautomatisierung können Ihre Teams problemlos die mittels OCR erfassten Daten mithilfe von zentral entwickelten und geprüften Automatisierungsprozessen weiterbearbeiten.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Die Belegschaft kann nun mehr Zeit damit verbringen, wirklich auf den Kunden einzugehen. Ein schnellerer Datenfluss dank OCR und RPA bedeutet effektives Dokumentenmanagement, sodass Sie zeitnah Einblicke in Ihre Kundendaten gewinnen und bei Bedarf besseren Kundensupport bieten können. Nordea, die größte Finanzgruppe in Nordeuropa, erreichte genau das mit SS&C Blue Prism.
  • Bessere Zugänglichkeit: OCR ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Informationen so zu konsumieren, wie es für sie am besten ist. OCR und RPA können Daten beispielsweise in visuelle oder auditive Informationen umwandeln, sodass sie für alle zugänglich sind.
  • Mehr Platz im Arbeitsbereich: Verabschieden Sie sich von unendlichen Papierstapeln und überfüllten Aktenschränken. Mit OCR und RPA stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente kategorisiert, archiviert und in den richtigen digitalen Speicherraum hochgeladen werden. Dadurch wird auch die Funktionalität erhöht, da die Dokumente leichter zu durchsuchen und zu aktualisieren sind.
  • Bessere Nachvollziehbarkeit: Mit digital indizierten und bearbeiteten Dokumenten steht Ihnen nun eine einzige, einheitliche Informationsquelle zur Verfügung. Sie können Originale abrufen, etwaige Bearbeitungen lückenlos nachvollziehen und so die Überprüfbarkeit Ihres gesamten Datenflusses gewährleisten.

Anwendungsbeispiele für OCR und RPA

Die genannten Vorteile werden in der Praxis erst richtig deutlich. Sehen wir uns daher kurz ein paar Anwendungsbeispiele an:

Gesundheitswesen

KFM, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des King’s College Hospital NHS Foundation Trust im Vereinigten Königreich, nutzt die Vorteile von OCR und IA im Fakturierungsprozess. Die Digital Worker von SS&C Blue Prism haben wichtige Informationen für weiterführende Anwendungen in kompatible digitale Formate konvertiert und hochgeladen. Das hat die Belegschaft von manuellen Prozessen und sich wiederholenden Aufgaben befreit, sodass man sich intensiver auf Verhandlungen mit bevorzugten Lieferanten konzentrieren konnte. Andere Anwendungsfälle im Gesundheitswesen sind:

  • Patientenregistrierung: Handschriftliche Anmeldeformulare können mit OCR erfasst werden, und mit RPA können diese Informationen digital katalogisiert und verarbeitet wrden.
  • Aktualisierung von elektronischen Krankenakten: OCR kann dabei helfen, Verlaufsnotizen, Medikamenteninformationen und Diagnosen zu erfassen und diese an RPA-Bots weiterzuleiten, um die digitalen Aufzeichnungen zu aktualisieren.

Personalwesen

  • Hochladen von Lebensläufen und Kandidatenscreenings: OCR kann die in einem Lebenslauf enthaltenen Informationen rasch einscannen und mit RPA können diese Informationen dann verifiziert werden.
  • Verwalten von Ausgaben: Rechnungen, Belege und Quittungen können mit OCR hochgeladen werden, um die relevanten Informationen anschließend mittels RPA zu überprüfen; damit können Compliance und ordnungsgemäße Indexierung gewährleistet werden. Diese Informationen können auch in Ihre bestehenden Systeme, beispielsweise in Ihre Buchhaltungssoftware, übertragen werden.
  • Verwaltung von Mitarbeiterprofilen: Halten Sie mithilfe von OCR und RPA Ihre Mitarbeiterinformationen auf dem neuesten Stand, indem Sie, sobald neue Informationen eintreffen, die relevanten Daten extrahieren und bestehende Datensätze automatisch ergänzen.

Finanz- und Bankwesen

  • Betrugserkennung und Kontoverifizierungen: OCR und RPA können verschiedene Formen von Daten rasch analysieren und gemeinsame Muster erkennen. Digital Worker können Betrugspotenzial und Betrugsrisiken aufzeigen, sobald bestimmte Verhaltensweisen und Aktivitäten von gewohnten Mustern abweichen.
  • Scheckeinzahlungen: Für Kunden ist es mittlerweile viel einfacher, einen Scheck einzulösen. OCR kann Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen richtig lesen und erkennen. RPA übernimmt dann die eingelesenen Informationen und verarbeitet sie weiter.

OCR und RPA haben im Bankwesen bereits digitale Erfolge erzielt. Mit zunehmendem Einsatz verschiedener Formate im Bankwesen, beispielsweise bildbasierter PDFs, benötigte die digitalisierte Bank Nordea Hilfe bei der Verarbeitung von eingehenden Daten. Man wählte SS&C Blue Prism und integrierte erfolgreich OCR in die bestehenden Systeme, um die Lücke zwischen textbasierten Systemen und bildbasierten Formaten zu schließen.

OCR spielt auch eine wichtige Rolle, wenn es um die Unterstützung der Finanzautomatisierung im weiteren Sinne geht. Durch intelligente Automatisierung können Finanzinstitute ihre gesamten End-to-End-Prozesse, wie z. B. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bestellungen und vieles mehr, erheblich effizienter, präziser und kostengünstiger abwickeln.

Ein Digital Worker nimmt die Grafikdatei entgegen und konvertiert das gesamte Dokument mit OCR. Anschließend liest er das Dokument und verwandelt es in eine Ausgabe, mit der wir arbeiten können, da uns die Informationen jetzt in Textform vorliegen.
Agnieszka Belowska Head of Robotics, Nordea

Versicherungswesen

  • Schadensbearbeitung: OCR erfasst und extrahiert relevante Felder aus Schadensformularen. RPA-Bots gleichen dann diese Daten ab und verarbeiten sie weiter, um Informationen zu validieren und Anträge zu bearbeiten.
  • Risikoprüfung: OCR und RPA helfen, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, um die Risikobewertung und die Genehmigung von Versicherungsabschlüssen zu beschleunigen.

Welche OCR-Optionen gibt es?

Derzeit sind mehrere OCR-Softwareoptionen auf dem Markt erhältlich.

Das Spektrum der OCR-Technologien ist breit gefächert und reicht von einfacher Software, die Texte Wort für Wort abgleicht, bis hin zu intelligenterer OCR-Software, die fortschrittliche Technologien zur Unterstützung komplexerer Erkennungsfunktionen einsetzt. Fortschrittlichere OCR-Optionen werden gelegentlich auch als „intelligente Zeichenerkennung“ bezeichnet.

Wandeln Sie mit SS&C | Blue Prism® Document Automation handgeschriebene Dokumente direkt in Daten für Entscheidungsprozesse um. Um die RPA-Effektivität zu steigern, empfehlen wir SS&C | Blue Prism® Decipher IDP. Decipher IDP nutzt OCR und KI für das genaue und rasche Lesen, Extrahieren und Analysieren komplexer Dokumente.

Vier Augen sehen mehr als zwei

OCR ist Ihr zweites Augenpaar. Sie hebt verborgene Bilder, Texte und Muster in Ihren Dokumenten hervor, die Ihnen vielleicht entgangen sind. Mit der zusätzlichen Unterstützung von RPA wird Ordnung in Ihre Prozesse gebracht, denn dieses starke Duo verwandelt unstrukturiertes Chaos in strukturierte, durchsuchbare und handelsrelevante Erkenntnisse.

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