Lors de mes premiers échanges avec nos clients, une question revient souvent : comment garantir le succès du programme d’automatisation ?

Nos fondamentaux méthodologiques, le fameux Robotic Operating Model (ROM), ont évidemment leur importance. On commence toujours par définir les piliers du programme RPA.

D’abord la vision et l’organisation. Il faut aussi standardiser la méthodologie de développement des processus et leur maintien en conditions opérationnelles. Constituer et former les équipes et, évidemment, bâtir une infrastructure robuste.

Nous pourrions prendre le problème à l’envers et identifier deux principes transverses aux piliers du ROM que je viens de lister : l’anticipation et la collaboration !

Gardez toujours un temps d’avance pour réaliser le potentiel de l’automatisation

Anticiper. Oui mais pour quoi faire ? Pour toujours avoir une étape d’avance dans votre réflexion par rapport au déroulement du programme d’automatisation.

Le programme vise à répondre à une demande métier, de réduction des coûts, d’élimination des erreurs humaines ou des tâches répétitives. Et l’une des valeurs ajoutées proposées par le programme est d’y répondre rapidement. En anticipant, vous exécutez plus rapidement. Vous conservez voire boostez la rapidité d’exécution qui est l’une des clés de la réussite de la Robotic Process Automation.

Démarrez le programme à taille humaine en anticipant chaque étape : technologie, infrastructure technique (pensez cloud ou SaaS pour vous adapter aux pics de demande), organisation et ressources humaines.

Définissez les rôles dont vous aurez besoin dans vos équipes au fur et à mesure que vous déploierez votre programme. Anticipez le développement et l’acquisition de nouvelles compétences grâce à des plans de formations. Industrialisez l’évaluation des processus métiers candidats à l’automatisation, et leur configuration avant d’être débordé par les demandes. Et surtout, essayez d’anticiper l’évolution de l’organisation qui sera nécessaire plus le programme prendra de l’importance.

Capitalisez sur une approche collaborative de l’automatisation

Pour répondre aux défis métiers de votre organisation avec l’automatisation des processus, vous devez mettre en place un certain nombre d’activités :

• Revues régulières entre les développeurs sur les pratiques de paramétrage d’un processus automatisé

• Contrôles aux différentes étapes de livraison des processus robotisés

• Activités autour de l’autorité de conception : évolution des bonnes pratiques, vie du catalogue des objets

• Échanges avec les métiers dans le cadre d’activités de découverte de nouveaux processus à automatiser

• Échanges avec les équipes techniques concernant les différents changements prévus dans différents systèmes avec lesquels interagissent les agents virtuels

• Réunions régulières entre les différents acteurs du programme animées par le responsable RPA, et la mise en place d’une gouvernance

Et je pourrais continuer cette liste à la Prévert encore longtemps. D’ailleurs, elle n’est pas si décousue que ça. Toutes ces activités ont un point commun : la collaboration inter-équipes et la diversité des échanges et des participants.

Les points de rencontre réguliers sont essentiels, quel que soit le statut du programme. En documentant le résultat des échanges, vous capitalisez et garantissez la continuité de la conversation en permettant aux acteurs « invités » de suivre l’évolution des échanges.

Collaboration et automatisation, un partenariat pour l’innovation

N’oubliez jamais les origines du programme et sa démarche d’innovation, même si votre objectif est d’institutionnaliser l’automatisation. Pour garantir cette démarche dans le temps, il me paraît important de garder deux choses à l’esprit : la diversité et l’inclusion.

La variété des échanges et la création de valeur passe par la diversité des participants. Et pour ça, il vous faut impérativement garantir un environnement sécurisé qui facilite la collaboration et l’expérimentation (et donc l’échec d’une tentative).

Le collaborateur qui se lance dans cette démarche doit être à l’aise dans la prise de décisions qu’il considère comme pertinentes. Il ne doit pas être jugé sur un potentiel échec mais sur sa capacité à expérimenter et à apprendre.

Plus l’environnement que vous créez est sécurisé, plus vous attirez de citizen developers aux parcours et profils variés, et plus vous innovez. Vous créez un cercle collaboratif et vertueux.

D’ailleurs, cette diversité de participants et contributeurs pourrait aussi booster l’adoption de l’automatisation intelligente à l’échelle de votre organisation.