MMC mit Sitz in Neuseeland erbringt seit 2005 Anlageverwaltungsdienstleistungen für die neuseeländische Investmentbranche. Heute verwaltet das Unternehmen Fonds im Wert von mehr als 100 Milliarden neuseeländischen Dollar. MMC verfügt über ein breit gefächertes Kundenportfolio und unterstützt das Onboarding neuer Anleger über verschiedene Plattformen von Drittanbietern. Unabhängig vom Format erforderten alle Anträge eine manuelle Überprüfung, die das Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen physischer Dokumente erforderte. MMC benötigte eine effizientere Methode zur Verwaltung des Onboarding-Prozesses und fand diese in der Einführung der intelligenten Automatisierung.

Herausforderung

MMC ist ein serviceorientiertes Unternehmen und handelt nach dem Motto, „jeden Tag aufs Neue Vertrauen zu gewinnen“. MMC ist stets auf der Suche nach Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung der betrieblichen Effizienz und unterzog sein Verfahren zur Verwaltung von Anlegeranträgen einer Prüfung. Anleger und Mitglieder konnten ihre Anträge in jedem beliebigen Format einreichen, das sowohl diverse digitale Plattformen von Drittanbietern, CRM-Systeme als auch handschriftliche Formulare umfasste. An einem Tag gingen im Durchschnitt rund 100 Anträge ein, zu Stoßzeiten sogar bis zu 300. Jeder Antrag erzeugte zwischen 6 und 10 Seiten, sodass nicht selten mehr als 1.000 Seiten pro Tag manuell ausgedruckt und eingescannt werden mussten. Daher dürfte es kaum überraschen, dass die Situation schwerwiegende Engpässe zur Folge hatte. Diese konnten nur dadurch überwunden werden, dass die Mitarbeiter bis spät in die Nacht und auch an Wochenenden arbeiteten. Um das hohe Serviceniveau, dem sich das Unternehmen verschrieben hat, aufrechterhalten zu können, benötigte MMC eine intelligentere und effizientere Methode zur Bearbeitung der Anträge.

Lösung

Um seinen hervorragenden Kundendienst weiter zu optimieren, prüfte MMC die Möglichkeit, sich Digital Worker von Blue Prism zunutze zu machen. Diese sollten als Zwei-Weg-Transport - Layer zwischen den unternehmenseigenen Plattformen seiner Kunden und den MMC-eigenen Systemen, die eine optimiertes digitales Auditing ermöglichen, fungieren. Im Anschluss an die Erstellung eines Proof of Concept wurde der neue Prozess innerhalb kürzester Zeit zu einem wichtigen Teil der durch intelligente Automatisierung angetriebenen operativen Infrastruktur.

Heute verfügt MMC unabhängig vom Format der eingehenden Anträge über einen optimierten digitalen Onboarding-Prozess.  Im Rahmen dieses Prozesses hat die Technologie von Blue Prism die Interaktion zwischen verschiedenen externen und internen Plattformen automatisiert. Da die Anträge nun nicht mehr von Hand ausgedruckt und eingescannt werden müssen, gehören Bearbeitungsfehler der Vergangenheit an und das Onboarding zeichnet sich durch absolute Präzision aus. Dank der Digital Worker von Blue Prism können zwei Vollzeitmitarbeiter  ihre Zeit nun wertschöpfen Aufgaben in der Kundenpflege widmen. Das trägt dazu bei, den ausgezeichneten Kundenservice der MMC weiter zu optimieren.