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Blog | 02.08.2023

Prozessautomatisierung als Unterstützung für die Buchhaltung

Automatisierung der Buchhaltung
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Schnellere Analysen und Prognosen durch intelligente Automatisierung

Der Fachkräftemangel macht auch im Rechnungswesen nicht halt. Unternehmen beschäftigen heutzutage weniger Buchhalter, was zwangsläufig zu Problemen bei Audits führt. Statt sich für eine Ausbildung zum Buchhalter zu entscheiden, studieren viele Nachwuchskräfte lieber Betriebswirtschaft oder andere Studienfächer im Finanzwesen in der Hoffnung auf einen interessanten Tätigkeitsbereich.

Die Folge: Positionen in der Buchhaltung bleiben länger unbesetzt, wenn langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Viele kleinere Unternehmen sehen daher von der Besetzung offener Buchhaltungsstellen ab, weil das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht zu rechtfertigen ist.

Laut dem Wall Street Journal besteht durch diese Engpässe allerdings die Gefahr, dass weniger erfahrene Mitarbeiter mit kritischen Buchhaltungsaufgaben betreut werden. Das kann zu mehr Problemen mit internen Kontrollen für die Finanzberichterstattung und Betrugsfällen bei der Finanzberichterstattung führen.

Die Finanzleitung und andere leitende Geschäftsfunktionen müssen diese Engpässe entschlossen mit einer Modernisierung der Buchhaltung angehen. Werden Buchhaltungsabläufe durch Prozessautomatisierungen unterstützt, können sich Buchhalter weiterqualifizieren und sich auf die Strategie sowie die eigene Karriere konzentrieren, während aufwendige Routineaufgaben an Digital Worker delegiert werden. Und wenn die Sicherheit immer robuster wird, können sie Technologien wie generative KI für eine bessere Entscheidungsfindung einführen. 


Moderne Buchhaltung mit intelligenter Automatisierung

Seit 2019 ist ein Rückgang der angestellten Buchhalter und Wirtschaftsprüfer um 17 % zu verzeichnen. Die intelligente Automatisierung (IA) ist gut geeignet, diese Lücke zu schließen und den Beruf das Buchhalters wieder attraktiv zu machen, indem sie die Buchhaltungsarbeit fokussierter und interessanter gestaltet.

IA kombiniert die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) mit künstlicher Intelligenz (KI), um eine Digital Workforce bereitzustellen, die Routineaufgaben automatisiert, bislang getrennte Buchhaltungssysteme verbindet und Workflows optimiert.

Was ist Ihr Ziel?

Wenn Sie mit der Finanzautomatisierung beginnen, sollten Sie unbedingt zuerst die Geschäftsergebnisse festlegen, die Sie sich davon erhoffen. Was möchten Sie erreichen? Bei der Implementierung der intelligenten Automatisierung (IA) gibt es viel zu berücksichtigen.

IA unterstützt Sie bei folgenden Zielen:

  • Entlastung der Buchhalter von manuellen Aufgaben
  • Bereitstellung prädiktiver Insights für Führungskräfte aus allen Abteilungen
  • Verbesserung des Business-Managements
  • Verbesserung der strategischen Entscheidungsfindung
  • Schaffung interessanterer Tätigkeitsbereiche für Buchhalter

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Die intelligente Automatisierung ist ideal für die Buchhaltung geeignet: Damit lassen sich schnell viele Verbesserungen realisieren, von denen Ihr Unternehmen profitieren wird. Aufgaben mit geringer Wertschöpfung, wenn sie von Mitarbeitern ausgeführt werden, klar geregelte Aufgaben (z. B. die Datenextraktion und die Dateneingabe in Finanzsoftware) und fehleranfällige Routineaufgaben sind für Prozessautomatisierungen wie geschaffen.

Digital Worker können diese Aufgaben zusammenfassen sowie schnell und präzise ausführen. Dadurch werden Ihre Mitarbeiter von monotonen täglichen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit für rentablere Arbeiten.

Es gibt fünf Merkmale, an denen Sie erkennen, welche Geschäftsprozesse in der Buchhaltung Sie zuerst automatisieren sollten:

  • Definierter Workflow
  • Hohes Volumen und geringe Komplexität
  • Einsatz mehrerer Anwendungen
  • zyklische oder saisonale Aufgaben
  • Verwendung strukturierter, klar definierter Daten

Anwendungsfälle für intelligente Automatisierung und RPA im Finanz- und Rechnungswesen

Digital Worker arbeiten rund um die Uhr ohne Pause, um Aufgaben präzise und schnell zu erledigen – was sie perfekt für monotone, repetitive Aufgaben macht. Wenn Sie Ihren Buchhaltern diese Aufgaben abnehmen, bleibt mehr Zeit für die strategische Entscheidungsfindung.

Wie die Optimierung von Geschäftsprozessen durch intelligente Automatisierung in der Praxis funktioniert, können Sie an den folgenden IA- und RPA-Anwendungsfällen im Finanz- und Rechnungswesen sehen.

Back-Office-Automatisierung

Digital Worker übernehmen manuelle Dateneingabeprozesse, indem sie Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Datenquellen (wie Rechnungen oder Quittungen) extrahieren und automatisch in Buchhaltungssysteme eingeben.

Betrugs- und Compliance-Management

Die intelligente Automatisierung erleichtert Audits, da sie Aufgaben während der Ausführung überwacht und aufzeichnet. Auftretende Probleme werden dabei gleich gekennzeichnet. Digital Worker können große Datenmengen analysieren, um nach Inkonsistenzen, Anomalien oder Betrugsversuchen zu suchen, und so die Compliance mit Steuergesetzen sowie Standards der Finanzberichterstattung sicherstellen.

Debitoren- und Kreditorenkonten

Digital Worker können Aufträge oder Bestellungen mit Rechnungen abgleichen, Zahlungsbedingungen überprüfen, Rechnungen erstellen, Zahlungserinnerungen versenden und Zahlungen verarbeiten.

Vorbereitung von Steuererklärungen und Berichten

IA automatisiert die Datenerfassung, Steuerberechnungen und die Erstellung von Steuerformularen und überprüft gleichzeitig, ob das aktuelle Steuerrecht eingehalten wird.

Vorteile der Automatisierung für die Buchhaltung:

  • weniger Fehler
  • spart Zeit und Ressourcen
  • ineinandergreifende Systeme
  • effizientere Kontenbearbeitung
  • bessere Überprüfbarkeit
  • Berichte und Insights in Echtzeit
  • weniger Betrugsfälle und stärkere Risikominderung
  • strategischer Aufgabenschwerpunkt für Mitarbeiter

Welche Buchhaltungsaufgaben kann generative KI übernehmen?

Generative KI muss bei der Sicherheit, Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften noch besser werden, bevor sie umfassend in Buchhaltungsprozessen eingesetzt werden kann. Angesichts der Fortschritte von generativer KI ist es dennoch eine gute Idee, sich das Potenzial dieser Technologie anzusehen.

Generative KI ist ein Zweig der KI, der anhand von Trainingsdatensätzen neue originale Inhalte schafft. Generative KI verwendet Algorithmen und Modelle, um Bilder, Text, Musik, Code usw. zu erstellen. Sehen wir uns einige Bereiche an, in denen generative KI Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern helfen könnte, die betriebliche Effizienz und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Kundenbeziehungen

Chatbots und virtuelle Assistenten zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) werden wahrscheinlich zu den häufigsten Aufgaben zählen, bei denen generative KI viele Verbesserungen bringen dürfte. Diese KI-gestützten „Ansprechpartner“ können Kundenanfragen bearbeiten, Live-Support leisten, personalisierte Produkt- und Serviceangebote vorschlagen und sogar Self-Service-Optionen anbieten.

Durch die Unterstützung beim Kundenbeziehungsmanagement durch generative KI können sich Buchhalter und andere Mitarbeiter auf Ausnahmefälle und komplexere Arbeiten konzentrieren, während gleichzeitig die Reaktionszeiten verbessert und Kosten gesenkt werden.

Betrugserkennung

Generative KI kann Risiken durch Finanzdaten minimieren, indem sie die Compliance in der Buchhaltung sicherstellt und alle Probleme oder Anomalien (durch Vergleich mit normalen Verhaltensmustern) kennzeichnet. Ebenfalls kann generative KI Transaktionen in Echtzeit überwachen, um betrügerische Aktivitäten aufzudecken, sobald sie stattfinden.

Generative KI geht bei der Betrugserkennung noch einen Schritt weiter: Sie kann Verhaltensweisen anhand des Transaktionsverlaufs, des Ausgabeverhaltens und ähnlicher Kriterien überwachen und so plötzliche oder verdächtige Änderungen erkennen.

Tagesgeschäft

Mit der Weiterentwicklung der Technologie wird generative KI immer häufiger in der alltäglichen Praxis zum Einsatz kommen. Wir sehen das bereits bei großen Technologieunternehmen wie Microsoft und Adobe. Die neuen Anwendungsbereiche von generativer KI werden sich auch auf Buchhaltungsaufgaben auswirken, je mehr Unternehmen damit arbeiten.

Behalten Sie die Risiken im Blick

Über generative KI gibt es noch einiges zu lernen. Jedes Unternehmen, das sich für den Einsatz von generativer KI interessiert, sollte diese Risiken berücksichtigen und Strategien sowie Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz der eigenen Daten einführen.

Legen Sie Ihre Strategie fest

Als Abhilfe für den Fachkräftemangel im Rechnungswesen – der wie gesagt Unternehmen anfällig für Auditprobleme macht –, sollten Finanzleiter und andere Führungskräfte sich fragen, wie sich mit einer intelligenten Automatisierung besser Geschäftsziele erreichen, die richtigen Mitarbeiter finden und gute Mitarbeiter halten lassen.

Für eine gute IA-Implementierung brauchen Sie ein Ziel und eine Strategie. Suchen Sie nach geeigneten Prozessen für Ihre erste Buchhaltungsautomatisierung. Implementieren Sie diese Prozessautomatisierungen zuerst. Steigt Ihr Bedarf, können Sie die Prozessautomatisierung skalieren und End-to-End-Prozesse optimieren.

Durch die IA-Implementierung verbessern Unternehmen die strategische Entscheidungsfindung und das Geschäftsmanagement und gewinnen prädiktive Insights in Echtzeit. In generativer KI steckt ein enormes Potenzial, wenn es um die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und des Kundenerlebnisses geht. Dennoch muss die Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stets gegeben sein, bevor die Technologie unternehmensweit eingeführt wird.

Erfahren Sie mehr über intelligente Automatisierung in der Buchhaltung: Sprechen Sie mit einem unserer Experten bei SS&C Blue Prism.

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