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Desde hace tiempo las empresas buscan formas de utilizar la Automatización Robótica de Procesos (RPA) para mejorar la eficiencia, disminuir los errores y aumentar la protección y la confidencialidad de los datos. Desde su surgimiento hace más de diez años, esta tecnología se ha implementado en miles de empresas en todo el mundo. Sin embargo, aunque la promesa de un aumento de la eficiencia se ha cumplido, comprobado y documentado, y muchas fuentes la han confirmado, hay empresas que no obtienen los mismos resultados. El objetivo de esta serie de artículos es entender las razones principales por las que algunas empresas se benefician de los resultados prometidos, mientras que otras logran rendimientos mínimos de sus inversiones. Para aprovechar el poder de la plataforma de RPA, es importante tener en cuenta el factor humano, la infraestructura, el plan con los objetivos que se desea lograr y la definición de éxito a medida que avanza el programa.
Reorganización de la empresa
Las necesidades de las empresas cambian con el tiempo, así que a veces se requieren reestructuraciones. Por lo general, eso significa que los empleados de ciertas áreas de la empresa se reorganizan en las estructuras de administración o de las distintas unidades empresariales, para lograr un nuevo equilibrio en la productividad, los objetivos, el apego a los costos o la colaboración. Estos cambios pueden ser difíciles para los empleados, sobre todo cuando se trata de una fusión con otra empresa. Los empleos similares se combinan en las empresas, y con frecuencia se despide a la gente con las mismas funciones para evitar puestos duplicados. Sin embargo, las reorganizaciones también pueden ser sanas tanto para la empresa como para los empleados, siempre y cuando la nueva estructura aproveche sus habilidades.
Pero no todos los empleados necesitan ser seres humanos. Muchas empresas se dan cuenta de que pueden entrenar a la mano de obra digital para apoyar algunos de los procesos manuales que han cambiado con el tiempo en la organización. En la mayoría de las organizaciones, los sistemas heredados son los que con el tiempo requieren que los "arqueólogos de TI" unan las soluciones unas con otras y las comuniquen con programas de software y empleados que los administren. Estos sistemas heredados contienen la esencia de los datos de la empresa. Así que en lugar de asignar empleados para que transfieran datos entre los sistemas heredados, pueden utilizar una mano de obra digital que lo haga con mayor rapidez y eficiencia. ¿Y eso es lo único que pueden hacer los empleados digitales?
Diferencias entre los empleados humanos y los digitales
Los empleados humanos y los digitales tienen ciertas similitudes, pero también tienen diferencias importantes. Ambos pueden manejar flujos de trabajo comerciales en la empresa, pero solo uno de ellos muestra creatividad, intuición y capacidad de generar innovaciones. ¿Y entonces por qué las empresas no aprovechan mejor las fortalezas de sus empleados? Probablemente necesiten reorganizarse para aprovecharlas. Los empleados digitales son cada vez más capaces de relacionarse con las personas con medios audiovisuales. Entienden en lenguaje y pueden interactuar con las personas, pero las necesitan para que piensen, establezcan las estrategias, muestren empatía, planeen los diseños y conciban los modelos.
Al reorganizarse, las empresas pueden asignar el empleado correcto a la tarea necesaria planteándose la siguiente pregunta: "¿quién debe desempeñar esta tarea, un empleado humano o uno digital?". Esta perspectiva necesita una visión amplia de los procesos generales, así como los subprocesos y las tareas. Si las empresas hacen este análisis, probablemente entiendan ciertas cuestiones acerca del flujo real y la asignación de trabajo que no sabían antes. Este ejercicio no se puede realizar de un día para otro: requiere planificación para lograr los resultados más competitivos en la empresa, así como la mayor satisfacción de los empleados, que aprovechan la posibilidad de asumir las funciones más humanas.