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ブログ | 2023年02月14日

バックオフィス業務自動化のメリット

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生産性は、現代のビジネスの根幹をなすものです。スピードとダイナミズムを特徴とするグローバル経済において、企業は短時間かつ少ないリソースで多くのことを行う必要があります。そうしなければ、機敏性に勝る、さらに先進的な競合他社に後れをとる可能性もあります。

バックオフィス業務は、反復的かつ労働集約型で、時間もかかるため、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。しかし、新たにロボティックプロセスオートメーション(RPA)インテリジェントオートメーション(IA)が登場したことで、こうした業務を簡素化できるようになりました。これにより企業は時短と経費削減を図り、従業員はもっと有益で創造的な業務を行えるようになります。

現代社会においては、瞬時に正確な結果が求められますが、人間だけではその要求を満たすことができません。24時間体制でサービスを提供すると、時間とコストがかかり、企業の収益に大きく影響します。そのため、これらの課題に対する効率的でコスト効果の高い対策として、ロボティクスやAI(人工知能)、そしてBPM(業務プロセス管理)に対する関心が高まっています。今こそ、バックオフィス自動化ソフトウェアを導入して、簡素化を実現しましょう。

バックオフィスの自動化とは

バックオフィスは、企業のエンジンルームのようなものです。ここで行われる業務の多くが、ビジネスの成否を左右します。企業のフロントエンド業務は、重要なバックオフィスプロセスを変革せずに進化させることはできません。財務部門による記録管理、人事部門による従業員の福利厚生、IT部門による大量のデータやセキュリティの管理、調達部門による継続的な仕入れなど、目に見えない仕事こそが、企業の潜在的な成長を決定づけるものとなります。

ただし、人は同じ反復作業に何時間も集中できません。次第にミスが起きるようになり、処理のスピードも遅くなります。多くの組織には、数百から数千ものアプリケーションがありますが、非効率的なレガシーシステムやサイロ化したデータソースが存在する場合もあります。これにより生産性が低下し、顧客体験に悪影響が及びます。

多くの組織においては、当然ながらバックオフィス業務が運用コストの大部分を占めています。実際、EYの調査によると、この作業を自動化することで、標準的なフルタイム従業員(FTE)人件費の20%から60%を削減できると推定されています。

RPAを導入することで、請求書発行やデータ入力など、時間のかかる大量の雑務をより効率的に、正確に、そしてコスト効率よく実行できるようになります。RPAのメリットは、以下のようなさまざまなバックオフィス分野で得られます。

バックオフィス業務がRPAに適している理由

先に述べたように、バックオフィス部門の多くの業務は、反復的でルールベースです。たとえば、データ入力、給与計算、日常的な人事管理などが挙げられます。

このような仕事では、RPAの本領が発揮されます。RPAは、デジタルシステム中の人間の作業を模倣し、統合するように構築されています。RPAはアプリケーションを起動し、データをキャプチャして入力し、応答をトリガーし、他のシステムと通信を行います。

RPAの導入に最適なのは、ルールベースで、一貫した順序があり、テンプレートに従って動作し、特定フィールドのデータを繰り返して入力するような環境です。通常、これらのタスクには次のいずれかの特徴が含まれます。

  • 手動による計算
  • 電子的に始点と終点がある
  • エラー率が高い
  • データ集約型
  • 反復性がある
  • 電子的なトリガーが必要

どれも聞き覚えがあるのではないでしょうか。

RPAは、このようにバックオフィス業務に特徴的な多数のタスクを、人間よりもすばやく正確に処理できるよう特別に設計されています。

給与計算は、RPAの導入に適したもう一つの好例です。正しい金額で期日どおりに、税金や学生ローンなどの適正な控除を行った後、給与を全員に支払うという明確なルールが定められているからです。

給与計算担当者は、この情報のチェックに何時間も費やしています。ヒューマンエラーが発生しやすくなる単調な作業です。従業員への支払額不足など、ミスの大半は作業が完了してから発覚しますが、

RPAを使えば、同じ作業を短時間で処理でき、コストも削減でき、ミスも少なくなります。

バックオフィス自動化を今すぐ導入


RPAを活用できる日常的な管理業務は数多く存在しますが、以下に挙げる例はその一部です。

  • 請求書処理
  • 勘定照合
  • データ入力
  • 基幹業務システム(ERP)
  • 調達の追跡および注文
  • レポーティング
  • システムクエリー
  • カスタマーオンボーディング
  • データの検証

これらのタスクの多くは単純なプロセスのため、人工知能や機械学習を導入する必要はありません。同様に、問題なく機能している既存のプロセスを変更する必要もありません。ルールベースの自動化を導入して、プロセスを完了するだけでいいのです。

測定可能なメリット

すでにRPAがヒューマンエラーを削減する効果について簡単に説明しましたが、その可能性は単なるミスの削減にとどまりません。プロセスの自動化により、経営管理やその他のバックオフィス業務を行う方法が完全に変わることも考えられます。

生産性の向上

自動化については、ロボットが人に「取って代わる」ことを心配している人もいます。確かに、現在人が行っている一部の仕事のスキルについては、重要性が低下する可能性があります。たとえば、マッキンゼーの調査によれば、予測可能な物理的作業の81%以上、データ処理作業の69%以上、データ収集作業の64%以上について、自動化の余地があると推定されています。

しかし、RPAを人間に対する脅威と捉えては、RPAの可能性と人間の可能性を過小評価することになります。ミスやコストを度外視しても、人の心はさまよいがちです。飽きることも、疲れて気が散ったりすることもあります。多くの場合、仕事を楽しめていません。これは、生産性や従業員の福利にとって理想的な状態ではありません。

ではなぜ、他に適切な代替手段があるにもかかわらず、人手でこうした作業を行うことを求め続けているのでしょうか?人間には、世界中のどんなロボットでもかなわない能力があります。創造的で、共感力に富み、細やかなコミュニケーションができ、優れた問題解決能力を備えています。

これらのスキルをすべて活用して、優れた顧客体験を提供したり、ビジネスを新しく刺激的な方向に進めたりできます。RPAがバックオフィスの反復作業を代行することにより、従業員は苦手な作業から解放され、はるかに大きなビジネス価値を生み出す仕事に取り組めるようになります。

コストの削減

バックオフィスの自動化で得られるもう一つの重要なメリットは、コストの削減です。デロイトのグローバルRPA調査の回答者の59%が、RPA導入後のコスト削減メリットを挙げています。一方、EYによれば、RPAにより標準的なFTE人件費を20%~60%の範囲で削減できると推定されています。

効率性の向上であれ、コストのかかるミスの削減を通じてであれ、多くの場合、プロセスの自動化を利用することで、手動で実行するよりもはるかにコスト効果が高まります。

正確性の向上

データ入力やレポート作成などのプロセスを自動化した企業では、アウトプットの正確性や品質が大幅に向上しています。デロイトのグローバルRPA調査において、対象者の約90%が、テクノロジーの活用により組織内の正確性が改善したと回答しています。

RPAが準拠するルールが正しいなら、ミスはほとんど発生しません。

コンプライアンスの改善

RPAは、企業のコンプライアンスにもプラスの影響をもたらします。実際、デロイトのグローバルRPA調査の回答者によると、正確性以上に改善する唯一の分野はコンプライアンス(92%)です。

この点が注目に値する2つの理由があります。第一に、厳格なコンプライアンスプロセスに従うデジタルワーカーは、プロセスに欠陥がある場合を除いて、逸脱することがありません。これにより、ただちにコンプライアンスが改善されます。第二に、RPAは、コンプライアンスに不可欠な、完全に維持された正確な監査証跡を提供できます。

効率性の向上

多くの場合、デジタルワーカーは、同じタスクを人間よりもはるかに速く実行できます。何より、ロボットは疲れることもなければ、気が散ることもありません。人間による作業の遅れが重なった場合を考えると、RPAは同等かそれ以上に質の高い仕事を短時間で完了できることになります。

信頼性

信頼性は分かりやすいメリットですが、見逃せません。RPAは持続的に稼働します。SS&C | Blue Prism® Cloudのような高いアップタイムを保証するクラウドプロバイダーによってホストされている場合は特に、長期にわたってシステムがダウンすることはまずありません。自動化を活用すれば、どこで事業を行うとしても24時間体制での業務が可能になります。何が実現できるか想像してみてください。

アウトソーシングの最適化

これまでは一部の業務をオフショアすることでコストを削減していました。このような手法でコストを削減したとしても、品質管理や説明責任という点で、マイナスの影響が及ぶ可能性があります。RPAにより、ビジネスは地理的な独立性を獲得し、オフショア業務を削減し、予算内に収められるようになります。

投資利益率(ROI)

最後に、RPAは非常に高いROIを実現します。デロイトとEYの両社は、RPAに対する投資は平均して1年未満で回収できると推定しています。しかも、既存のプロセスを刷新する必要はありません。RPAをセットアップする経費(OPEX)は比較的少なくてすみ、さらにAI(人工知能)やML(機械学習)を利用することで自動化できるタスクの範囲は広がります。

実際に動作する仕組み

RPAのメリットについて見てきましたが、実際の業務にはどのように適用できるでしょうか。いくつかユースケースを見てみましょう。

財務部門

RPAは従業員がデータをすばやく検索するのに役立ちます。財務部門において、これは最新時点の収益を追跡し、文書を管理し、リース契約を見直し、予測ツールを使用できるようになるということです。デジタルワーカーはバックオフィスのニーズに基づいて予測し、カスタマイズして学習し、進化します。

財務アナリストは、スプレッドシートや市場レポートを検索する代わりに、RPAボットを使用してシステムを調べ、情報を追跡できます。インテリジェントオートメーションにより、リアルタイムで不正行為や異常を追跡し、リスクや無駄を削減できます。さらに、取引はデータ暗号化ソフトウェアのおかげで、以前に比べてより安全で高速化しています。

IAにより、効率的かつコストを削減できるプロセスがセットアップされます。会計・経理部門では、経理ワークフローの自動化により電子的に処理して、人間のスタッフよりもはるかに多くの請求書を処理できます。従業員が発注書からデータを手動で入力する必要がある場合でも、RPAなら短時間でミスなく処理できます。

会計処理の自動化により、請求書のデータ入力や転送を手動で行う必要がなくなり、コスト削減が可能になります。請求書処理、オーダーフルフィルメント、注文処理、現金配分など、統合されたRPAを使用することで、これらの作業がはるかに簡単になります。調達、財務、会計、報告などの労働集約的な反復作業を自動化することで、バックオフィスの機能が向上します。RPAにより、バックオフィスの財務プロセスが効率化し、正確性とコスト効果が高まります。

クレジット処理会社の例を考えてみましょう。この会社が、顧客の債務に関するクレジットデータの割り当て、照合、処理を扱っているとします。もちろん、大量のファイルやデータを手動で処理すると、エラーが起きるリスクが高まり、コンプライアンス上の問題が発生する可能性もあり、顧客に悪影響を及ぼすおそれがあります。これらはいずれも、成長中の金融事業にとって許容できるものではありません。

こうした状況はRPAの導入に最適と言えます。RPAにより従業員のワークフローから、ミスの発生しやすい反復作業を減らし、最終的に廃止できます。その結果、正確性の向上、コンプライアンスの改善、異常値の対処やデータクレンジングなど、他の重要な業務に人員を割くことができるようになります。

人事と給与

たとえば、約5,000名の従業員を抱える中堅企業が、毎年500名のオンボーディングとオフボーディングを管理しているという場合について考えてみましょう。離職率が平均より高く、複雑でリソース集約型の人事システムがそれに悪循環をもたらしています。

RPAは、このような問題への取り組みに最適なツールです。プロセスの自動化により、社内で分散しているシステムを1つの一気通貫のワークフローに接続することで、効率が向上します。一方、オンボーディングタスクやオフボーディングタスクは、人手と同じように実行できるだけでなく、はるかにすばやく処理でき、ミスが発生しにくくなります。

従業員がデータを繰り返し入力する必要がないため、企業は従業員の入退社に関して、効率性やデータセキュリティを改善できます。

ニューノーマル

自動化の持つ可能性には、創造力が刺激されます。従業員を非生産的な反復作業から解放することが、企業にとってこれほど容易になり、広く普及する兆しを見せたことはいまだかつてありません。

マッキンゼーは、今後10年から15年の間に自動化とAIテクノロジーの普及により働き方が変わり、経済成長と企業業績の向上がもたらされると予測しています。

このような環境では、RPAのようなテクノロジーは「投機」ではなく、「賢明な投資」と言えます。そして、多くの企業はすでに対応を始めています。デロイトのグローバルRPA調査では、回答者の約53%がすでにRPAの導入を始めており、この数字は2年以内に72%に上昇すると予想されています。

社内のリソース配分に改善の余地はありますか?RPAを導入したら働き方はどのように変わるでしょうか?

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