O que é mineração de processos e como ela acelera a automação?

Os processos fazem as empresas funcionar. Muitas empresas adotaram a automação robótica de processos (RPA) e a automação inteligente (IA) para digitalizar processos e transformar operações. Como resultado, reduziram consideravelmente tempo e custo, aumentaram a satisfação no trabalho e capacitaram as pessoas a se dedicar a tarefas mais estratégicas.

As organizações já estão prontas para ir além da automação de processos repetitivos e altamente manuais, e aumentar a abrangência da transformação de todos os seus sistemas.

Priorização dos processos para automação

Esta próxima etapa pode apresentar desafios de seleção e priorização dos processos para automação em função do valor agregado e dos objetivos estratégicos alcançados. Normalmente, quando uma organização enfrenta desafios na identificação dos processos para automação, usa métodos manuais de descoberta de processos para criar o que é conhecido como um documento de definição de processo (PDD).

Na verdade, o PDD um manual de instruções que precisa ser exato e detalhado o suficiente para treinar operadores digitais na execução de um processo comercial sem ajuda humana. O PDD é desenvolvido com a ajuda de especialistas no assunto ou no domínio que entendem como um processo funciona e pode ser melhorado usando automação.

Mais recentemente, as organizações começaram a usar ferramentas de mineração de processos para automatizar essa atividade de coleta de informações. O dilema é que as duas abordagens, processo manual e mineração de processos, têm desafios.

A descoberta manual de processos depende de pessoas que explicam detalhadamente cada processo, o que pode levar a informações incompletas ou soluções temporárias. O resultado é uma automação que pode omitir etapas importantes e organizações sem uma visão clara do desempenho do processo.

A descoberta manual de processos exige uma quantidade significativa de tempo e recursos, pressionando especialistas no assunto e possivelmente introduzindo viés e suposições imprecisas e falsas sobre os processos.

Por outro lado, as ferramentas limitadas à mineração de processos podem ser inadequadas no complexo ambiente empresarial atual e nem sempre fornecer as percepções que as empresas precisam incorporar em seus processos.

Neste artigo, falaremos sobre:

• O que é a mineração de processos ?
• Como a inteligência de processos adiciona mais recursos à mineração de processos?
• Como a inteligência de processos aprimora a automação inteligente?

O que é a mineração de processos?

A mineração de processos usa dados de sistemas de informação para criar um modelo que reflita precisamente a execução de um processo. A IDC define a mineração como “uma análise estatística orientada por dados sobre o funcionamento de um processo comercial para identificar áreas de variância e ineficiência”. A empresa global de inteligência de mercado explica que “o objetivo da mineração de processos é obter uma compreensão baseada em fatos da variação e ineficiência dos processos para aprimorá-los sistematicamente, maximizando o desempenho e mantendo o alinhamento com os objetivos gerais da empresa”.

Os dados necessários para a mineração de processos são obtidos dos logs de aplicativos e bancos de dados usados na execução desses processos. Os dados são alimentados em um mecanismo analítico que minera os dados para criar um mapa da operação do processo na produção e compará-lo com o modelo do projeto de operação desse processo.

A mineração de processos é eficaz mesmo quando um único processo depende de interações com vários sistemas e bancos de dados. Ela pode acompanhar logs e trilhas de auditoria para criar modelos de processos, que detalham todo o processo com base em dados reais. As organizações podem então analisar modelos para descobrir se os processos estão operando como esperado e identificar as causas-raiz dos desvios e gargalos que impedem seu funcionamento adequado.

As vantagens da mineração de processos sobre os processos de descoberta manual são muitas e variadas, como a capacidade de usar automação para criar representações precisas do desempenho de processos com maior rapidez, facilidade e precisão que as oferecidas pelas abordagens manuais.

No entanto, a mineração de processos, operando isoladamente, apresenta algumas limitações. Algumas ferramentas talvez não consigam se conectar a determinados tipos de fontes de dados ou minerar processos com altos níveis de complexidade e variação.

A mineração de processos é ótima para observar logs e trilhas de auditoria reais, mas esses dados refletem trabalhos já realizados em vez de operações em tempo real. Isso significa que os processos podem ser analisados em retrospectiva, o que não é suficiente para que as organizações monitorem os processos de forma contínua e detalhada.

Como a inteligência de processos adiciona mais recursos à mineração de processos?

O Blue Prism Process Intelligence Powered by AABYY Timeline combina mineração de processos, mineração de tarefas e métricas semelhantes às da inteligência de negócios para fornecer percepções muito mais detalhadas sobre processos comerciais. Sua abordagem de análise numérica funciona bem para todos os tipos de processos, independentemente do número de fontes de dados envolvidas ou da complexidade do processo. É um sistema avançado que pode lidar com grandes volumes de logs de processos, que podem ser agregados e pesquisados detalhadamente.

O Blue Prism Process Intelligence não se limita a analisar processos já realizados. Ele pode monitorar processos em tempo real para alertar seus proprietários sobre erros e desvios, ajudando a aprimorar todos os aspectos das operações da empresa.

As ferramentas de mineração de processos capacitam os usuários a analisar os resultados para encontrar problemas que podem afetar a conformidade regulatória da organização. Além disso, o Process Intelligence permite que as organizações definam regras de processo reais e alinhadas aos requisitos de conformidade.

Em seguida, ele treina os operadores digitais para monitorar qualquer desvio dessas regras e notificar automaticamente os proprietários do processo. As regras de processos relacionadas à conformidade podem ser definidas para corrigir problemas assim que os alertas são emitidos, evitando os desafios resultantes de infrações.

Como a inteligência de processos aprimora a automação inteligente?

Como o Process Intelligence oferece uma única visão completa da execução do processo e dos possíveis efeitos colaterais, ele permite que as organizações identifiquem as oportunidades de automação de maior valor. Isso inclui a capacidade de calcular variações de processos e as implicações de tempo e custo das automações. Essas informações são baseadas em cálculos de retorno sobre o investimento (ROI) quantificáveis e orientados por dados, considerando o número de transações e etapas, a duração e o custo por transação dos processos. As organizações podem criar essas percepções durante a eliminação de processos manuais que fazem uso intensivo de recursos, acelerando a obtenção de valor e o ROI.

Um dos resultados mais valiosos dos projetos de automação inteligente é que eles oferecem uma oportunidade de abordar processos abaixo do padrão. Com o Process Intelligence, as organizações podem analisar os processos durante sua execução para identificar, analisar e corrigir problemas antes de serem transferidos à RPA.

O investimento contínuo em automação inteligente depende do sucesso dos projetos de RPA, que deve ser medido pelo valor agregado à empresa. O Process Intelligence ajuda a garantir que as automações, uma vez implementadas, operem conforme o esperado, usando sua capacidade de monitorar impactos em processos anteriores e posteriores.

Além disso, pode ser usado no monitoramento automatizado de processos em cenários mistos, onde os operadores digitais colaboram com assistência humana. Quando mostram o valor das automações mistas, as organizações podem proteger futuros compromissos de ROI. O sistema pode ser treinado para fornecer pontos de dados específicos a tomadores de decisão seniores, que podem visualizar dados quantificáveis reais, constantemente monitorados e atualizados.

Uma das ambições dos líderes de automação inteligente é aumentar a escala do uso de operadores digitais em toda a organização. Isso exige uma orquestração cuidadosa para garantir a sincronização da automação entre todos os processos e sistemas comerciais envolvidos. Com o Process Intelligence, as organizações podem monitorar esses processos em toda a empresa praticamente em tempo real, garantindo a correção de qualquer problema no menor tempo possível.

Inteligência de processos e automação inteligente

Historicamente, analistas e equipes do centro de excelência têm sido sobrecarregados pela descoberta e definição manuais de processos, uma atividade demorada, com uso elevado de recursos e, muitas vezes, imprecisa. Para muitos, a mineração de processos foi o primeiro passo para incorporar tecnologia e ajudar a entender o funcionamento dos processos.

Hoje, o Process Intelligence oferece uma nova abordagem que acelera a transformação e ajuda os líderes a realmente compreender seus negócios. Eles não correm mais o risco de desperdiçar investimentos em automações que não agregam valor ou que simplesmente automatizam processos problemáticos para obter poucos benefícios.

A abordagem orientada por dados oferecida pelo Process Intelligence facilita a identificação de áreas que obtêm benefícios reais da automação, oferecendo um nível de detalhamentos simplesmente impossível utilizando apenas ferramentas de mineração de processos.

O Process Intelligence oferece uma oportunidade contínua de monitorar a eficácia dos processos, identificar problemas, manter a conformidade regulatória e notificar problemas para as pessoas certas o mais cedo possível. Em conjunto, esses benefícios permitem que as equipes de automação criem facilmente casos de negócios inatacáveis para investimentos futuros.

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