Patientendaten sicher digitalisieren und teilen

Im Gesundheitswesen sind verfahrenstechnische Engpässe eher die Regel als die Ausnahme, da große Datenmengen selbst heute noch mit uneinheitlichen und fehleranfälligen papierbasierten Prozessen verarbeitet werden. Um die schleppende Datenverarbeitung zu beschleunigen und so mehr Zeit für die Patientenversorgung zurückzugewinnen, entscheiden sich immer mehr Gesundheitsdienstleister für die Automatisierung.

Intelligent Automation (IA) optimiert manuelle Prozesse im Gesundheitswesen und stellt gleichzeitig sicher, dass Patientendaten sicher und korrekt verarbeitet werden. Die Digital Worker der IA eliminieren typische Fehler bei der manuellen Bearbeitung und erleichtern Gesundheitsdienstleistern die Abfrage nötiger Patientendaten, was schnellere Diagnosen fördert. Gleichzeitig wird so gewährleistet, dass Anbieter von Gesundheitsleistungen die Vorschriften einhalten und die Sicherheit der Patienten stets Priorität hat.

Dank der Automatisierung für Patientenakten können Gesundheitsdienstleister IA-Tools verwenden, um medizinische Dokumente sicher zu erstellen, zu verwalten und weiterzugeben. Dazu können elektronische Patientenakten (ePA), Clinical Decision Support Systems (SDSS) für medizinische Entscheidungshilfen sowie Abrechnungsdokumente und ICD-Klassifizierungen gehören.

Bevor wir uns mit der Automatisierung von Patientenakten befassen, lassen Sie uns eine häufige Frage klären: 

Was ist der Unterschied zwischen EMR und ePA?

EMR bezeichnet die lokalen elektronischen Patientenakten, die ein Gesundheitsdienstleister in seinem eigenen System führt und die an ein bestimmtes Computersystem gebunden sind. Mittlerweile gibt es aber auch elektronische Patientenakten (ePA), die von mehreren Gesundheitsdienstleistern und Einrichtungen verwendet werden.

Wie funktioniert die ePA-Verarbeitung?

Eine elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Aufzeichnung, die die Krankengeschichte und Gesundheitsinformationen eines Patienten enthält und zwischen Klinikern, Krankenhäusern und der Pflege ausgetauscht werden kann.

Durch die Automatisierung der ePA-Verarbeitung lassen sich alle Patientendaten in ein strukturiertes, standardisiertes Format umwandeln, das über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg verwendet werden kann. Sie können IA Digital Worker auch so programmieren, dass sie fehlende Informationen oder Fehler in den Daten kennzeichnen. So wird dafür gesorgt, dass alle Patientendaten korrekt, einheitlich und auf dem neuesten Stand sind. Dies entlastet nicht nur Arzthelferinnen und Arzthelfer von vielen manuellen Aufgaben, sondern arbeitet auch Ärztinnen und Ärzten zu und schafft mehr Zeit für die Bedürfnisse der Patienten.

Wie funktioniert die EMR-Verarbeitung?

EMR steht wie gesagt für eine elektronische Patientenakte, die meistens lokal bei einem Gesundheitsdienstleister geführt wird und an ein bestimmtes Computersystem gebunden ist. Entsprechend kompliziert ist der Austausch von EMR-Patientendaten zwischen verschiedenen Anbietern im Gesundheitswesen. Aus diesem Grund werden sie vor allem von kleineren Gesundheitseinrichtungen verwendet. EMRs enthalten Daten über die Krankengeschichte, Diagnosen, Medikamente, Behandlungspläne usw. eines Patienten. Wichtig ist, dass diese Aufzeichnungen einheitlich und korrekt sind.

Was sind typische Anwendungsfälle für die ePA-Automatisierung?

Die Automatisierung im Gesundheitswesen ist ein wichtiger Schritt für zukunftsfähige Gesundheitsleistungen – insbesondere angesichts steigender Patientenzahlen, Personalmangel und längeren Wartezeiten. Warum ist diese Modernisierung so wichtig? Weil Sie durch die Automatisierung von Patientenakten Informationen aus unterschiedlichsten Systemen zusammenführen, digitalisieren und zentral speichern können. Das bringt entscheidende Vorteile. Sie können so z. B. Folgendes sicherstellen:

• Die Patientendaten sind aktuell, korrekt, einheitlich und sicher.
• Ärzte sind dank dem Echtzeit-Zugriff auf Patientendaten stets auf dem aktuellen Stand.
• Auch Mitarbeiter in der Verwaltung werden entlastet, weil zeitraubende wiederholte Dateneingaben wegfallen, was die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern kann.
• Das Wegfallen papierlastiger Prozesse führt zudem zu weniger Arbeitsrückständen.
• Die Patientenbetreuung wird umfassend optimiert, was neue personelle Kapazitäten freisetzt und durch Personalmangel verursachte Probleme auffangen kann.
• Weitere Vorteile sind höhere Kosteneinsparungen und ein besserer Einsatz vorhandener Ressourcen.
• Durch schnellere Prozesse lässt sich nicht nur die Qualität der Patientenversorgung verbessern, sondern auch der Zugang zu Gesundheitsleistungen.

Wie funktioniert die automatische Aktualisierung von Patientenakten?

Sehen wir uns einmal die Intelligent Automation genauer an: IA nutzt Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI) und das Business-Process-Management (BPM) und andere digitale Technologien, um Gesundheitssysteme zu vernetzen und Patientendaten automatisch zu aktualisieren, ohne dass ein menschliches Eingreifen notwendig ist. So funktionieren einige dieser IA-Tools:

• RPA automatisiert Routine-Aufgaben in der Verwaltung wie die Dateneingabe oder Terminplanung und schafft so Zeit für höherwertige Arbeiten.
• Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzt Technologien wie die natürliche Sprachverarbeitung (NLP), die optische Zeichenerkennung (OCR) und Artificial Intelligence (AI), um digitalisierte Dokumente wie Patientenakten oder Versicherungsansprüche in ein zentrales System zu integrieren. IDP kann z. B. für die Aufnahme von neuen Patienten, die Kostenabrechnung, ICD-Klassifizierungen oder das Patientenakten-Management dienen.
• NLP kann unstrukturierte medizinische Texte aus Behandlungsnotizen oder medizinischen Therapieberichten verstehen, interpretieren und in strukturierte Daten umwandeln, die Gesundheitseinrichtungen dann analysieren und zur Aktualisierung ihrer Systeme nutzen können.
• Artificial Intelligence erkennt Datenmuster und nutzt diese, um effizientere Abläufe innerhalb von Patientenprozessen zu finden. Die Technologie kann Mitarbeiter auf Fehler in der Patientenakte hinweisen und sogar potenzielle Gesundheitsrisiken vorhersagen, damit Patienten einen Folgetermin erhalten.

Welche ePA-Prozesse lassen sich automatisieren?

Bei einem ePA-System gibt es mehrere Möglichkeiten, wie sich mit automatisierten Prozessen die Korrektheit und Zugänglichkeit von Patientenakten verbessern lässt.

Intelligent Automation ist hier eine große Hilfe, die vieles für Sie übernehmen kann, wie z. B.:

• Diagrammerstellung anhand von analysierten Daten aus elektronischen Patientenakten, Laborergebnissen, Apothekenaufzeichnungen u. ä.
• Eingabe von Patientendaten, Aktualisierung der Patientenakten und Krankengeschichte, Übertragung von Dateien sowie Planung von Terminen und Nachsorgeuntersuchungen
• Digitalisierung von Krankenakten mit IDP, damit alle Patientendaten zentral in einem standardisierten Format verfügbar sind
• Hinweise für Mitarbeiter über Sonderfälle, Fehler oder fehlende Informationen in Patientenakten zur Nachverfolgung
• Schnelle, präzise Analysen großer Datensätze in Patientenakten und Identifizierung von Mustern oder Anomalien als Diagnosehilfe

Kundenbeispiel

Die palliantivmedizinische Einrichtung Marie Curie entschied sich für IA, um Mitarbeitern bei der Eingabe von Patientendaten zu unterstützen. Erhält der Gesundheitsdienstleister jetzt eine Überweisung erhalten, geben die Mitarbeiter die Daten und die Überweisungs-ID des Patienten bei SS&C Blue Prism | Interact® in ein Formular ein. Die SS&C Blue Prism Digital Worker rufen die Informationen aus dem Interact-Formular ab und melden sich bei den Patientenakten-Systemen an, um alle relevanten Details einzugeben. Anschließend senden die Digital Worker die Überweisung an das Pflegeteam, das dann sofort Maßnahmen ergreifen kann. Wird ein neues Patientendaten-Paket benötigt, fügen die Mitarbeiter einfache eine Notiz im Interact Formular-hinzu. Die Informationen werden dann an einen Dritten weitergeleitet, der die Pakete zusammenstellt und versendet.

Was bringt Ihnen die Automatisierung?

Beim Umgang mit Patientendaten haben Datensicherheit und Datenschutz für jeden Gesundheitsdienstleister oberste Priorität. Repetitive, papierlastige Prozesse sind dafür suboptimal: Leicht können sich bei der manuellen Bearbeitung Fehler einschleichen, die später korrigiert werden müssen und doppelte Arbeit verursachen. Schlimmstenfalls werden sogar wichtige Informationen übersehen und nicht erfasst.

Mit IA können Sie Patientenakten digitalisieren und in einem zentralen System zusammenführen, auf das nur die richtigen Personen zugreifen dürfen, bei dem die Daten stets auf dem neuesten Stand sind und sensible Informationen zuverlässig geschützt werden.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Automatisierung von Patientenakten mit SS&C Blue Prism beginnen können.