Blog | 06.07.2020

Ein intelligenterer Weg zur RPA: Investieren Sie in die Prozessdesign-Phase

Blueprint

Von Tony Higgins – CTO, Blueprint

Die meisten RPA-Pilotprojekte beginnen mit der Automatisierung einfacher, geradliniger, wiederholbarer Prozesse, die schnelle Erfolge versprechen. Diese ersten Ergebnisse sollen helfen, den potenziellen Return on Investment (ROI) der Automatisierung nachzuweisen. Solche einfachen Vorgehensweisen sind in Ordnung, wenn Sie gerade erst anfangen. Wenn Sie aber danach versuchen, die RPA auf komplexere und vielschichtigere Prozesse zu skalieren, sieht die Sache ganz anders aus. Herausforderungen wie Lieferverzögerungen, hohe Wartungskosten und das Risiko fehlender Compliance entstehen alle aufgrund von Designfehlern auf höherer Ebene. Um effektiv zu skalieren und den maximalen ROI zu erzielen, ohne hohe Kosten zu riskieren, ist es daher entscheidend, dass Unternehmen in die Design-Phase investieren.

In einigen Unternehmen wird die Design-Phase der RPA völlig übersehen. Unternehmen automatisieren einen Prozess oft genau so, wie er manuell abläuft. Dies kann dazu führen, dass ein ineffizienter oder ineffektiver Prozess nunmehr rund um die Uhr automatisch ausgeführt wird. Mit zunehmender Reife ihrer RPA erkennen die Unternehmen diese Probleme und beginnen, Designelemente in ihren Automatisierungsprozess aufzunehmen.

Um bessere Prozesse zu entwerfen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass Sie den aktuellen Stand genau kennen. Dies erfordert einen vollständigen Überblick über die aktuelle Umsetzung der Prozesse und ihre Rolle im Unternehmen. Es gibt zahlreiche Tools für Process-Mining und Prozesserkennung, die Teams helfen können, diese Informationen zu finden. Sobald Sie die Informationen gesammelt haben, sollten sie in einem Tool zur Zusammenarbeit zusammengestellt werden. Auf diese Weise können die Beteiligten die Prozesse im größeren Unternehmenskontext besser verstehen, wenn sie ihre Optimierung oder Neugestaltung planen.

Nach der Bestandsaufnahme der derzeitigen Prozesse besteht der nächste Schritt darin, ihre zukünftige Form im größeren Kontext Ihres Unternehmens zu entwerfen. Dieser Schritt wird oft manuell in einem Prozessdesign-Dokument (PDD) durchgeführt. Das PDD ist in der Regel ein papierbasiertes Dokument, das alle Informationen über die aktuelle Form eines Prozesses, seine vorgesehene zukünftige Form und alle Einschränkungen und Abhängigkeiten enthält. Auch wenn dies ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist, kann es schwierig sein, die unterschiedlichen Komplexitätsstufen innerhalb des Prozesses in einem Papierdokument darzustellen und zu verstehen. Außerdem kann das PDD schnell unglaublich komplex, verworren und schwer verwaltbar werden. Es sei denn, Sie kennen Blue Prism®️ Capture...

Alternativ können Sie Ihr papierbasiertes PDD durch eine digitale Plattform ersetzen. Tools wie die Enterprise Automation Suite von Blueprint, die im Digital Exchange von Blue Prism zur Verfügung steht, erleichtern Teams das Modellieren, Entwerfen und Optimieren von Prozessabläufen in einem zentralen Tool zur Zusammenarbeit. Auf der digitalen Plattform befinden sich alle Informationen zu Ihrem Unternehmen, einschließlich der Customer Journeys, Wertschöpfungsströme, geschäftlichen Abhängigkeiten, Regeln, Einschränkungen und Compliance-Anforderungen. In Blueprint können Sie auch alle nicht funktionalen Anforderungen definieren, die berücksichtigt werden müssen, damit die Automatisierung wie erwartet funktioniert. Indem Sie diese Elemente während der Design-Phase miteinander verbinden und aufeinander abstimmen, verringern Sie das Risiko fehlender Compliance erheblich.

All dies in einem digitalen Tool statt in einem papierbasierten Dokument durchzuführen, hat viele Vorteile:

  • Mehr Sichtbarkeit und mehr Verständnis für die einzelnen Prozesse
  • Schnelleres Prozessdesign
  • Geringere Nacharbeits- und Wartungskosten durch Einbeziehung aller Beteiligten und Abhängigkeiten in die Design-Phase

Um den Wert Ihrer RPA-Investition noch weiter zu steigern, kann eine Plattform wie Blueprint direkt in Blue Prism integriert werden. Nach dem Prozessdesign in Blueprint können Sie die optimierten Grundprozesse, einschließlich Einschränkungen und Anforderungen, direkt mit Blue Prism synchronisieren.

Fazit:

Auch wenn die Design-Phase die vielleicht am häufigsten vernachlässigte Phase des Wegs zur RPA ist, ist sie eine der kritischsten. Ein durchdachtes Prozessdesign hilft Ihnen, die Rendite Ihrer RPA-Investition zu maximieren. Das Prozessdesign in manuellen, papierbasierten Dokumenten wie dem PDD ist ein Schritt in die richtige Richtung, aber durch die Integration einer Plattform wie Blueprint mit Blue Prism beschleunigen Sie Entwurf und Bereitstellung der Automatisierung. So können Sie auf komplexere Prozesse skalieren und gleichzeitig die Compliance Ihrer gesamten Digital Workforce sicherstellen.

Freiräume schaffen

Als agiles Unternehmen benötigen Sie reibungslose Abläufe zwischen Mitarbeitern, Ihrer Digital Workforce und allen Systemen; Prozesse werden dynamisch automatisiert, vom Back-Office bis zum Bereich Customer Experience. All das schaffen Sie mit der intelligenten Digital Workforce von Blue Prism: flexibel, autonom, sicher und in der Lage, sich selbst zu organisieren. Dadurch gewinnen Sie einen genauen Überblick über alle Schritte, können endlich neue Arbeitsmethoden gestalten und Ihrem Team Raum für wirklich wertvolle Arbeit geben.

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