So profitieren Unternehmen von Automatisierung – ohne großen Schulungsaufwand

So profitieren Unternehmen von RPA – ohne großen Schulungsaufwand.

Von Robert Ekstrom, Vice President EMEA DACH & North.

RPA gewinnt an Bedeutung, und das in rasantem Tempo: 44 Prozent der Unternehmen sehen RPA 2020 als hohe oder sehr hohe Priorität an, 2019 waren es nur 25 Prozent. Dies ist das Ergebnis eines Berichts von Blue Prism, der die Ergebnisse der Studie „Process Mining & RPA 2019“ von IDG Research Services zusammenfasst.

Copyright: „Process Mining & RPA” Studie von IDG Research Services, München 2019

Der Bericht zeigt aber auch Bereiche auf, in denen Unternehmen immer noch Probleme haben. Von den Befragten gaben 19 Prozent an, dass der hohe Trainingsaufwand für RPA ein Hindernis für ihre Mitarbeiter darstellt.

Die Bedenken können auf schlechten Erfahrungen mit anderen IT-Projekten basieren. Sie sind jedoch unbegründet – mit dem richtigen RPA-Ansatz kann das Training auf ein Minimum reduziert werden.

RPA führt automatisch Prozesse aus, die andernfalls manuell von einem Menschen ausgeführt würden. Voraussetzung ist, dass diese Prozesse vollständig digitalisiert sind.

Die Softwareroboter – sogenannte Digital Worker – öffnen, erfassen und prüfen beispielsweise Rechnungen, die per E-Mail an das Unternehmen gesendet werden. Nach der Überprüfung auf Basis fester Regeln für Vollständigkeit und Korrektheit übertragen sie die Daten an Buchhaltungssysteme oder Spezialanwendungen – fehlerfrei und mit Höchstgeschwindigkeit. Digitale Mitarbeiter können frei skaliert werden, sie befreien ihre menschlichen Kollegen von sich ständig wiederholenden Aufgaben, reduzieren Fehler und sparen erhebliche Ressourcen – und sie sind rund um die Uhr einsatzbereit.

Strategie statt Patchwork

Damit RPA sein volles Potenzial ausschöpfen und gleichzeitig sicher bleiben kann, sollten Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. RPA sollte als strategische unternehmensweite Plattform und nicht als Stand-alone-Lösung für einzelne Abteilungen genutzt werden. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter einzelne Prozesse ohne Wissen der IT-Abteilung automatisieren und damit die Gefahr versteckter Parallelstrukturen, d. h. Schatten-IT, schaffen, wird folgende Rollenverteilung empfohlen:

• Um einen Prozess zu automatisieren, muss er zuerst von A bis Z verstanden werden. Die Automatisierung von Prozessen ist daher Aufgabe der Mitarbeiter in den Fachabteilungen und kann nicht an die IT delegiert werden. Diese Mitarbeiter verfügen über das Fachwissen, wie der Prozess aussieht und wo er noch optimiert werden muss, bevor er automatisiert werden kann.

• Die IT kümmert sich um den technischen Rahmen, behält Sicherheit und Compliance im Auge und hilft bei Problemen, insbesondere in der Einführungsphase.

• Um die Ausbildungsanforderungen für neue Mitarbeiter nach der Einführung des RPA, aber auch für Fragen innerhalb der Geschäftsbereiche so gering wie möglich zu halten, sollten die Unternehmen innerhalb der einzelnen Abteilungen Manager für Digital Worker ausbilden. Sie sind die Ansprechpartner für die IT, wenn Probleme auftreten. Sie können neue Kollegen ausbilden, auch im Hinblick auf Abteilungsbesonderheiten, und sie sorgen so auch für einen Wissenstransfer innerhalb der Abteilung.

Programmierung? Nicht notwendig

Ein häufiges Missverständnis ist, dass man, um einen Softwareroboter zu erstellen, in der Lage sein muss, Programmcode zu schreiben. Dies ist jedoch nicht der Fall, vielmehr können die einzelnen Schritte eines Prozesses per Drag & Drop als vordefinierte Objekte in einer Art Flussdiagramm zusammengeführt werden.

Der Aufwand dafür und für die Erstausbildung wird relativiert, wenn man bedenkt, dass Softwareroboter, einmal konfiguriert, einfach auf Knopfdruck multipliziert werden können. Skalierbarkeit ist einer der großen Vorteile von RPA.

So können sich Mitarbeiter auf andere, kreativere Aktivitäten mit größerem Wertschöpfungspotenzial konzentrieren. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein großer Vorteil für Unternehmen mit hohem Personalbedarf.

Entlastung der IT-Abteilung

Da die Mitarbeiter in den Abteilungen nicht die Hilfe der IT-Abteilung benötigen, können sie Softwareroboter flexibel an die Anforderungen ihrer Geschäftsziele anpassen. Gleichzeitig wird die IT entlastet und kann sich darauf konzentrieren, Compliance und Sicherheit zu gewährleisten, anstatt sich mit Automatisierungsanforderungen der Abteilungen auseinandersetzen zu müssen.

KI und andere Funktionen machen Softwareroboter intelligent

Bei der Konfiguration digitaler Arbeitskräfte bietet unser Digital Exchange (DX) Unternehmen Zugriff auf zusätzliche Module führender Anbieter und Partner. So können die Softwareroboter beispielsweise dank KI mit kognitiven Fähigkeiten ausgestattet werden. Die Add-on-Module werden einfach mit Drag & Drop an der entsprechenden Stelle in den Prozess abgelegt.